ARTYKUŁ

Partnerstwo daje komfort we współpracy

„To jest za drogie" – mówi zleceniodawca na otrzymaną ofertę, a ja pytam „w porównaniu do czego?". Adriana Piekarska, właścicielka największej agencji eventowej na Śląsku, Exclusive Event, dzieli się swoimi doświadczeniami w mocno dyskusyjnym temacie "współpracy między klientem, a agencją".

Tanio, najtaniej?
Dość częstym zabiegiem spotykanym w branży eventowej - choć nie tylko - jest porównywanie przez klientów ofert i cenników agencyjnych. Zastanawiam się, w jaki sposób takie porównanie może mieć realne uzasadnienie w kosztach przedsięwzięcia. Jak można porównać usługę dwóch DJ’ów, fotografów, czy oprawę multimedialną eventu? W jaki sposób porównać doświadczenie, wkład pracy, zaangażowanie, czy lojalność partnera? Czy na podstawie słupków i wykresów naprawdę można wyciągać takie wnioski? To jest za drogie? Ale w porównaniu do czego?

Prowadząc szkolenia, bardzo często proszę uczestników o wycenę przedmiotów, z którymi na co dzień nie mają styczności – motocykl z 2017 roku, farba malarska zmywalna, jacht, klimatyzator itp. Okazuje się niejednokrotnie, że wyceny w/w przedmiotów mają rozstrzał od 5 do 60 tys., podczas gdy ten warty jest np. 10 tys. Co to oznacza? Nie jesteśmy w stanie porównywać cen, jeśli nie mamy realnego przełożenia na dany produkt. Jak więc możemy porównywać enigmatycznie brzmiący punkt „Multimedia”, który w jednej kalkulacji jest po prostu ekranem konferencyjnym, w drugiej ścianką bezszwową, w trzeciej diodą, a w czwartej jeszcze plazmą 80’? Wymiary bardzo podobne, ale jakość zupełnie inna… Można.

Pytanie tylko, czy to wina klienta, że „chytrze” porównuje cenniki i wybiera ten, która mu najbardziej odpowiada, czy może agencji, która nie przeznacza odpowiedniej ilości czasu na wyjaśnienie klientowi, punkt po punkcie co zawiera, a czego nie zawiera kosztorys? Ile razy spotkałeś się Drogi Kliencie z sytuacją, w której po dogłębnej analizie kosztorysu okazało się, że z pozoru najdroższy zawierał wszystkie niezbędne elementy, których w innym po prostu zabrakło? I kto w takiej sytuacji traci? Tracą obydwie strony – agencja, która przegrała przetarg, bo nie zaprezentowała odpowiednio swojego podejścia do finansów, jak i klient, który kupił „kota w worku”. Oczywiście celowo przerysowuję sytuację, ale mam świadomość, że wciąż jeszcze podobne zagadnienia mają racje bytu.

Czym kierujesz się dokonując wyboru partnera?
Podczas warsztatów, pytam też często, czym uczestnicy kierują się wybierając dany produkt. Mając ochotę na lampkę Prosecco o godzinie 21.00 w sobotę, gdzie się udasz? Czy do oddalonego od Ciebie 2 km Tesco, gdzie butelka kosztuje 40 zł, czy na stację benzynową, którą masz pod domem, gdzie za butelkę tegoż jakże przyjemnego trunku zapłacisz 89 zł? Odpowiedź jest raczej oczywista. Wybieramy komfort i to, co dla nas, w danym momencie jest najbardziej wygodne. Czy zatem poszukując zaufanego partnera w biznesie - profesjonalnej agencji eventowej - zapewniasz sobie komfort poznania tego partnera, szczegółowej analizy jego oferty, zanim jeszcze wyślesz zapytanie. Czy spotykasz się twarzą w twarz, by poczuć tzw. „chemię biznesową”, czy pytasz wprost, jakie wartości dodane, poza przygotowaniem eventu, będziesz mieć ze współpracy z agencją? Jakie potrzeby zaspokoi? Czy zapewni poczucie bezpieczeństwa? Czy zoptymalizuje tak budżet, byś nie musiał szukać środków w innych funduszach, przeznaczonych np. na reklamę? Czy zawrze w kosztach montaż dzień lub dwa wcześniej, po to tylko, by Zarząd miał czas na przećwiczenie swojej przemowy? Czy będzie przygotowana na sytuacje nieprzewidziane? Co jeśli wysiądzie prąd lub braknie papieru w toalecie? Co będzie, gdy nie dotrze tort i co się stanie, gdy „strzeli” sukienka gwiazdy wieczoru na 5 minut przed występem? Czy, poza kosztorysem, te rzeczy też są ważne? A może są ważniejsze? Sami oceńcie…

Przygotowanie oferty kosztuje…
Gdy mówię nowym kontrahentom, że przygotowanie oferty kosztuje, słyszę niejednokrotnie: „Mam dwie firmy, które nie każą mi płacić za oferty, także bardzo dziękuję”. Jaki jest mój komentarz na takie stwierdzenie?

Posłużę się w tym celu przykładem z życia wziętym. Robiliśmy ostatnio w firmie statystyki, ile czasu trwa przygotowanie kompleksowej i profesjonalnej oferty, zawierającej wszystkie możliwe scenariusze, czy to na pogodę czy niepogodę, uwzględniając ocenę ryzyka oraz wszelkich możliwych kwestii logistyczno-technicznych. Okazuje się, że proces złożenia oferty, która będzie jak najbardziej zbliżoną do rzeczywistej produkcji, kontraktowanej, trwa średnio 30 dni. Uwzględnia on szczegółowe badanie potrzeb, co najmniej 2 spotkania ze zleceniodawcą, co najmniej 2 spotkania działu kreacji z produkcją oraz 1 lub 2 wizje lokalne. Niemniej ważna jest praca nad wyglądem wizualnym prezentacji, bo przecież musi przyciągnąć oko. 30 dni pracy, co najmniej 6 osób zaangażowanych i... okazuje się, że Zarząd klienta podjął decyzję, że z racji cięcia kosztów w tym roku event jednak się nie odbędzie. Kto traci? Traci agencja i to niejedna, często 3, 6 lub nawet 9, do których poszło zapytanie. Dlaczego więc nie wprowadzić płatnego ofertowania, jednocześnie budując świadomość zleceniodawców, jak kosztowny i czasochłonny jest to proces?

„Jak mam wybrać Twoją firmę, bez oferty? Nie wiedząc, jak pracujesz?"
A czy architekt przygotuje projekt mieszkania za darmo? Nie wiemy, jak będzie wyglądał, a jednak wybieramy jego usługę, polegając na dotychczasowych pracach, realizacjach, doświadczeniu, czy opiniach innych. Jego praca kosztuje. Tak samo kosztuje przygotowanie profesjonalnej oferty eventowej, zwłaszcza przy wysoko budżetowych realizacjach. Dlatego uważam, że wprowadzenie płatnego ofertowania przez agencję byłoby dobrą praktyką. Jak widać nie jest to praca przygotowana w 5 minut na zasadzie „wrzucenia do PDF” cennika wydruku plakatów czy ulotek. Ostatnio, gdy rozmawiałam z firmą zajmującą się scenografią sceniczną zapytałam, czy na pewno są w stanie zrobić takie okrągłe boki sceny, jak na rysunku, bo wydaje się być to niewykonalne w wycenie, jaką przygotowali. Odpowiedź ma moje pytanie była taka, że „papier przyjmie wszystko” i jest to TYLKO inspiracja… Co więc da piękna oferta i wizualizacja, skoro kosztorys nie odpowiada realiom?

Portfolio i doświadczenie agencji zobowiązuje
Jak zatem wybrać agencję bez oferty? Najważniejszą konfrontacją z dorobkiem i zakresem usług jest portfolio agencji oraz jej historia, nazwijmy ją CV eventowym. Przeglądając je, warto zwrócić uwagę na czas przepracowany przez agencję w branży, ilość zrealizowanych imprez i ich rozmach. Warto również zwrócić uwagę na fakt - czy agencja jest zdobywcą konkursów organizowanych przez branżę oraz, czy angażuje się na przykład w działanie stowarzyszeń eventowych, czy przestrzega tym samym zasad etyki i zdrowej rywalizacji, bo przecież takiego partnera szukamy… Pamiętajmy również, że event to nie tylko kreacja. Bo co z tego, że pomysł na event jest oryginalny, kreatywny i nietuzinkowy, kiedy okazuje się, że nierealny lub niedopasowany do budżetu. Dlatego też dużo uwagi należy poświęcić na doświadczenie logistyczne agencji oraz na rangę wydarzeń, jakie miała okazję organizować.

Więcej za mniej?
Kiedyś agencja odpowiedzialna była za profesjonalną organizację wydarzenia. Teraz klienci wymagają o wiele więcej – chcą wsparcia w zakresie komunikacji, brandingu, doradztwa w zakresie działań PR’owych firmy, nie wspominając już o raportowaniu po produkcji. Z drugiej strony nie chcą płacić więcej. Jak temu zaradzić? Bądźmy lojalnymi, ale i odważnymi partnerami. Nie bójmy się wyceniać naszej pracy. Z mojego 12-letniego doświadczenia wynika, iż do odważnych świat należy, a na słowa: „to jest za drogie”, odpowiadam: „czy kupiłeś kiedyś coś taniego i dobrego?”.

Wypracowanie modelu współpracy procentuje
Często słyszę opinie, że agencje nie przykładają się do przygotowywania ofert, że bazują na utartych standardach, oferty są niedopracowane i niedopasowane do potrzeb klienta. Sedno sprawy nie tkwi w niedopracowanej ofercie, lecz w modelu współpracy. Kreatywny i nietuzinkowy scenariusz eventu wymaga ogromnego nakładu pracy całego zespołu kreatywnego i produkcyjnego. Jednak jeśli agencja ma świadomość, że jest jedną z kilku do których zostało wysłane ogólnikowe zapytanie, to często serce bywa zastępowane przez rozum. Naszą misją, jest więc, przekonanie klientów, by najpierw dokonali wyboru partnera, analizując doświadczenie, portfolio oraz osiągnięcia agencji, a następnie po ustaleniu warunków współpracy, rozpocząć proces przygotowania oferty. Dzięki temu agencja ma świadomość, że jeśli tylko jej koncept się spodoba, zostanie wykonawcą swojej idei.

Adriana Piekarska, Exclusive Event

Artykuł ukazał się w OOH event! Pobierz wersję online: TUTAJ.

Dodane tagi