NEWS

Podsumowanie Okrągłego Stołu Klubu Agencji Eventowych  

Dumping, kryteria wyboru ofert, opłaty za udział w przetargach, wady i korzyści umów ramowych  – to tematy Okrągłego Stołu zorganizowanego przez Klub Agencji Eventowych w siedzibie SAR w czwartek, 9 listopada br.

W spotkaniu, którego moderatorem był pełnomocnik zarządu SAR, Paweł Tyszkiewicz, wzięli udział: Elena Dawidczyk, kierownik Zespołu Zakupów Usług Profesjonalnych, PKN Orlen, Renata Taberska, marketing manager w Departamencie Marketingu i PR, TUiR Warta, Dorota Adamczyk z Działu Zakupów T-Mobile. Agencje eventowe reprezentowali Agnieszka Sołtysiak, z Entorfina Events, Rafał Krawczuk z agencji Plej i Mariusz Nowak z Ministry of Creativity.

Punktem wyjścia do dyskusji, był przywołany przez Agnieszkę Sołtysiak przykład przetargu, w którym jedna z agencji zaproponowała swoją marżę na poziomie 0,01 proc.. Oznaczało to, że oczekuje wynagrodzenia, które nie pokryłoby kosztów zatrudnienia nawet jednego pracownika. Przedstawiciele klientów mówili, że z takimi sytuacjami spotykają się rzadko. Znacznie częściej zdarza się, że agencje składają oferty różne cenowo, ponieważ źle rozumieją zapytanie ofertowe. Zdarza się też, że próbują zawyżyć koszty. 

- Każda agencja inaczej konstruuje kosztorys. Można w nim podać pozycje, które nie są konieczne z punktu widzenia klienta natomiast uzupełniają wynagrodzenie agencji – przekonywała Dorota Adamczyk. Dyskutanci próbowali doprecyzować definicję dumpingu. Zgodzili się, że nie jest nim sytuacja, w której agencja dzięki umowie na wyłączność uzyskuje zniżki na sieć hoteli, czy usługi nagłaśniające i oferuje je klientom. Kupujący usługi agencji przyznali, że przy ustalaniu cen posługują się zestawieniami ( branchmarkami).

Dyskutanci nie byli zgodni, czy firmy zamawiające event powinny od razu podawać przewidziany na ten cel budżet. Agencje chciałyby go znać, bo jak przekonywał Paweł Tyszkiewicz, to samo wydarzenie można zrobić za pomocą różnych środków.

- Dzięki temu, że mamy podany budżet, jesteśmy w stanie zaproponować innowacyjne rozwiązania -  mówił Rafał Krawczuk. Dorota Adamczyk ma jednak z podawaniem budżetu złe doświadczenia: - Każda oferta była „pod korek”. Zadawaliśmy sobie pytanie: czy rzeczywiście event jest tyle wart?

Przedstawiciele agencji skarżyli się, że firmy zapraszają do przetargów zbyt dużą liczbę oferentów.  To sprawia, że szansa na wygranie znacznie się zmniejsza, a agencje by złożyć ofertę muszą ponosić duże koszty. Renata Taberska  wyjaśniała, że dzieje się tak, ponieważ zawsze zdarzają się agencje, które mówią, że nie mają czasu, by przystąpić do przetargu. - Odpadają, przez co dostajemy mniej ofert – tłumaczyła. Rafał Krawczuk wyjaśniał zaś, że klienci często nie mają świadomości, jaki wkład pracy i środków musi włożyć agencja, by przygotować dobrą ofertę.

Dyskutanci poruszyli temat wynagrodzeń za udział w przetargach. Niektóre firmy decydują się na rejection fee, bo chcą otrzymać lepszą obsługę – tłumaczył Rafał Krawczuk. Jednak Dorota Adamczyk była nieprzejednana:  - Nie ma szans, by to u nas było płatne. U nas liczy się każda złotówka – wyjaśniła swoje stanowisko. Inaczej widzi sprawę Elena Dawidczyk: - U nas w Orlenie mamy już pierwszy przetarg, w którym stosujemy rejection fee dla firm reklamowych – mówiła.

Przedstawicieli agencji interesowało, jakimi kryteriami kierują się klienci dobierając agencje do przetargów. - Chcemy dostać coś fajnego – wyjaśniała Renata Taberska. Dlatego jej firma poza sprawdzonymi agencjami zawsze sięga po kilka nowych, które zrobiły coś interesującego na rynku. I daje im szansę. Do zawierania umów z nowymi agencjami zniechęcają jednak skomplikowane procedury prawne. Dlatego wiele firm ma na swoich krótkich listach kilka agencji eventowych z którymi podpisuje umowy ramowe. - To daje poczucie bezpieczeństwa dla obu stron. My jesteśmy w stanie stworzyć zespół, który będzie obsługiwał klienta – mówi Rafał Krawczuk. Ale jest też i druga strona medalu: zdarza się, że agencja przez dwa lata startuje w wewnętrznych konkursach i nic nie wygrywa. Kiedy przestaje startować, zbiera punkty ujemne. Ma podpisaną umowę, a nie ma z niej zysku. To jednak sytuacje sporadyczne.

Paweł Tyszkiewicz zastanawiał się jednak, czy skoro w umowach ramowych jest mowa o zobowiązaniu, agencje eventowe powinny być za to stale wynagradzane. - My mamy jednego klienta, który płaci nam miesięcznie wynagrodzenie za to, że dwie osoby są do jego dyspozycji – przyznała Agnieszka Sołtysiak. Mariusz Nowak jest zdania, że branża i dział zakupów muszą dojrzeć do dobrych rozwiązań dla obu stron. Zaufanie musi wzrosnąć.  A zwyczaje przyjdą z Zachodu.

Klub Agencji Eventowych powstał w 2012 roku przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR. W jego skład wchodzą wiodące agencji event marketingowe działające na polskim rynku. Klub ma za zadanie współtworzyć wysokie standardy i wskazywać dobre praktyki, angażować się w projekty edukacyjne, a także działać na rzecz usprawniania dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi usługami z zakresu event marketingu a agencjami.

Więcej na www.kae.org.pl 

Dodane tagi