Very Important Event

Very Important Person ma swoje Very Important Wymagania, co z kolei oznacza Very Important Wyzwanie dla organizatora eventu. Sukces imprezy nie zależy jednak, jak podkreślają specjaliści, od budżetu wielkości Mont Everest i plejady gwiazd najlepiej od razu prosto z nieba, kluczowy natomiast okazuje się pomysł. I tu pojawia się sfinksowa zagadka: Czego ten V.I.P. jeszcze nigdy w życiu nie robił?

W przypadku ekskluzywnych eventów budżet odgrywa drugorzędną rolę (co wcale nie oznacza zupełnego braku limitu), ale w tym przypadku rządek zer na koncie wcale sprawy nie ułatwia, a wprost przeciwnie – podnosi poprzeczkę i stawia warunki wyobraźni organizatorów. Prestiżowe eventy są zazwyczaj przygotowywane dla tzw. śmietanki, a co za tym idzie nie są to imprezy masowe, tylko starannie wyselekcjonowane spotkania. Ilość gości jest więc niewielka, natomiast oczekująca czegoś naprawdę specjalnego, stąd sztaby eventowych specjalistów łamią swoje głowy opracowując parady atrakcji i niespodzianek. Pierwszym punktem na liście łamigłówek jest wybór lokalizacji – nie musi być nią wcale pałac oblepiony kryształami, za to gorliwie wybrane miejsce powinno być modne, oryginalne i sprzyjać atmosferze (w odróżnieniu od lokali położonych przy drogach szybkiego ruchu, które atmosferze nie sprzyjają). Z miejscem jest jak z kreacją, musi pasować, co nie oznacza że ekskluzywnie znaczy z przepychem, klasyka też jest luksusowa, co potwierdzą wielbicielki „małych czarnych”. – Zawsze należy oczywiście pamiętać, że klient VIP to także normalny człowiek, lubiący to, co każdy szary zjadacz chleba, lecz oczekujący serwisu na najwyższym poziomie – potwierdza Jarosław Sądej z firmy Jet Events – Zadaniem agencji jest zapewnienie klientowi atrakcji, których sam by nie był w stanie sobie zorganizować. Nie muszą to być kosztowne rozwiązania, liczy się przede wszystkim oryginalny pomysł – dodaje Sądej. Poza wyborem lokalizacji dylematy piętrzą się jak góra lodowa – aranżacja miejsca, wybór celebrytów, menu, atrakcji, prezentów. Przy odrobinie kreatywności i wyobraźni po pokonaniu wszystkich tych problemów widok z góry może być naprawdę spektakularny.

Sky is the limit

Pieniądze odgrywają mniejszą rolę, ograniczone jednak w ramach rozsądku dowodzą, że nieograniczona może być tylko wyobraźnia i to ona staje się głównym orężem eventowych strategów. – Teoretycznie „sky is the limit”, w praktyce brak ograniczeń budżetowych wciąż pozostaje w sferze marzeń agencji eventowych. Limit finansowy jest zawsze, pozostaje kwestia jego wysokości oraz gotowości klienta na kontrolowane szaleństwo – mówi Anna Serwin, creative head w agencji Event More. – Na szczęście mieliśmy okazję „sięgnąć nieba” –  dosłownie i w przenośni – dodaje Marek Pisarik, dyrektor zarządzający Event More – Dla grupy złożonej z 10 VIP-ów zorganizowaliśmy ekskluzywną imprezę, podczas której goście wzbili się w przestworza helikopterem i z podniebnej perspektywy podziwiali słynny Grand Canyon; później szaleli w kasynach Las Vegas oraz na zakupach w markowych butikach Los Angeles, po którym poruszali się wyłącznie limuzynami. Kolejna impreza dla VIP-ów o podobnym standardzie odbyła się na otwartym morzu, tym razem jej uczestników zabraliśmy na ekskluzywny rejs jachtem po Morzu Śródziemnym – uzupełnia Pisarik. Event z otwartym budżetem to przede wszystkim oryginalność świadczonych usług oraz ich perfekcyjne przygotowanie. Zazwyczaj klientami ostatecznymi jest top management lub kontrahenci, którzy mają poczuć się wyjątkowo. – Rozpiętość świadczonych przez nas usług jest bardzo szeroka. Zazwyczaj proponujemy pobyt oparty na zabiegach spa dla Pań i Panów, uzupełniony dietetycznymi posiłkami w stylu wellness i organizacją wieczornej imprezy – proponuje Marcin Warzyński z Hotel Farmona Business & SPA – Po wieczornym posiłku scenariusz znów może przybrać kilka wersji: imprezy tanecznej, kasyna, pokazu sztuczek magicznych dyskoteki lub bardziej wytwornego recitalu piosenki autorskiej, kabaretu czy muzyki na żywo (gitara, flet, harfa). Równie ważna jest oprawa marketingowa takiego wydarzenia. Wiele firm chętnie umieszcza dyskretną informację w postaci logo, eleganckiego baneru witającego gości czy przedmiotów kojarzonych z towarami lub usługami zlecającego – dodaje Marcin Warzyński. Anna Serwin z agencji Event More wspomina pomysły wykorzystania popularności sportu w organizowaniu eventów i w tym duchu zaproponowano gościom osobiste przetestowanie bolidu F1 na torze we Francji. – Kibicowanie na trybunach angażuje emocje, ale nic nie może równać się z doświadczeniem tego na własnej skórze, dlatego poszliśmy o krok dalej, klienci Event More mieli okazję sprawdzić osobiście, jakie emocje towarzyszą kierowcom Formuły 1 – informuje Anna Serwin. Bardzo modna jest także integracja w aktywnej formie, np. wspólne gotowanie z popularnym szefem kuchni. – Wielu klientów oczekuje od agencji czegoś wyjątkowego, niesztampowych pomysłów i aktywności, a nie jedynie pośrednictwa w rezerwacji stolika w eleganckiej restauracji – dodaje Jarosław Sądej – Obserwujemy ostatnio modę na działania o charakterze społecznym i ekologicznym: ozdobienie płotu w przedszkolu, zasadzenie lasu itp. – ku naszemu zaskoczeniu donosi Sądej. W przypadku osób VIP bardzo mile widziane jest przedstawienie im czegoś po raz pierwszy, doświadczenie, że jest się tym jednym, który widzi i dotyka czegoś, czego nikt wcześniej jeszcze nie miał okazji. Tutaj obszar fundowania doznań jest rozległy: od przedpremierowego pokazu spektaklu teatralnego, o którym wiadomo, że będzie wydarzeniem, poprzez demonstrację nowego modelu samochodu. Liczy się to, aby uczestnicy imprezy jako pierwsi mieli styczność z proponowaną atrakcją, co gwarantuje wrażenie ekskluzywności propozycji. Pozostając w duchu sportowych emocji agencja Event More zorganizowała Event Race Golf Trophy, czyli połączenie turnieju golfowego (skąd inąd dyscyplina o bardzo arystokratycznych korzeniach) z debiutem Mitsubishi Lancer Evo. – Śmiałkowie, który odważyli się wsiąść do auta w towarzystwie zawodowego kierowcy, mieli niepowtarzalną okazję poczuć na własnej skórze emocje zarezerwowane dla pilotów rajdowych – podkreśla Anna Serwin z Event More

Very Important Wymagania

Czy w przypadku ekskluzywnych imprez dla V.I.Pów można mówić o jakichkolwiek tendencjach? – Moda i trendy rządzą rynkiem masowym, natomiast w tej kategorii klientów powielanie eventowych schematów stanowi faux pas – odpowiada Anna Serwin. – VIP-y oczekują nieszablonowych rozwiązań, czegoś, czego jeszcze nie mieli okazji doświadczyć, a o to naprawdę trudno –  dodaje Marek Pisarik – Kolejna kwestia to prezenty, które są nieodłącznym elementem tego typu wydarzeń.  W przypadku prestiżowych klientów prezent musi odpowiadać statusowi jego odbiorcy, dlatego gadżety są zawsze starannie dobrane, nierzadko luksusowe, z limitowanych serii markowych producentów lub wręcz wyprodukowane specjalnie na daną okazję – informuje Pisarik z agencji Event More. Mówiąc o modzie i trendach nie sposób nie wspomnieć o celebrytach, którzy często uświetniają swoją osobą imprezę, bo obcowanie z gwiadami zawsze rzutuje na prestiż imprezy. – Tak jak wszędzie ważny jest też człowiek, więc możemy też mówić o modzie na prowadzących lub wykonawców. W tym roku na pewno modna jest Agnieszka Chylińska z nowym repertuarem z płyty Modern Rocking. Dotychczas nigdy nie brała udziału w eventach, więc teraz jest prawdziwym hitem – wspomina Wojciech Cłapiński z agencji EL Padre. Nie należy jednak zapominać, że klient V.I.P to jednak odbiorca specjalnej troski, konsument wymagający i surowy krytyk. – Klient VIP wymaga poczucia spokoju i pewności o niewzruszonej realizacji agendy w trakcie trwania imprezy – potwierdza Marcin Warzyński z Hotel Farmona Business & SPA – Obsługa takiego eventu musi być na najwyższym poziomie dlatego niezwykle ważna jest perfekcyjne przygotowanie i gotowe odpowiedzi na pojawiające się w trakcie sytuacje. Kolejną ważną cechą tego klienta to oczekiwanie elastyczności hotelu w swojej ofercie, również podczas trwania pobytu. Ponieważ budżet pełni rolę drugorzędną, założenie "płacę – wymagam" nabiera szczególnej ważności. Klient, który odniósł wrażenie, że sam po części zarządzał swoim czasem a usługi przygotowane zostały także na jego bieżące zapytania zawsze będzie rekomendował obiekt w przyszłości – informuje Marcin Warzyński. Można powiedzieć, że wymagania są zbieżne z oczekiwaniami każdego innego klienta, ale zleceniodawca, które zdaje sobie sprawę ze swojej finansowej mocy jest o wiele bardziej krytycznym recenzentem imprezy.

Catering na miarę złota

Event to nie szarlotka, nie można podać gotowego przepisu, a na większość pytań specjaliści od organizowania spotkań odpowiadają od słów: to zależy… Podobnie jest z organizacją cateringu podczas eventu, menu dobierane jest w zależności od profilu gości a także charakteru spotkania. – Czasem naprawdę wystarczy przysłowiowy szaszłyk na patyku np. gdy impreza odbywa się w plenerze…- mówi Jarosław Sądej z Jet Events – A tak na poważnie: zazwyczaj dla specjalnych gości układamy wyjątkowe menu, bardzo często korzystamy z pomocy najlepszych szefów kuchni, zdarza się, iż o pomoc prosimy międzynarodową gwiazdę; zamiast kelnerów najlepsze wina serwuje zawodowy sommelier a kawę parzy zawodowy barista – dodaje Sądej. Oczywiście istotne są też aktualne mody i trendy kulinarne, zawsze warto zaskoczyć gości nietypowym połączeniem smaków i zaproponować chociaż w jednym daniu coś niespotykanego w kartach najlepszych nawet restauracji, bo jak już wspomnieliśmy wcześniej, klient V.I.P. lubi doświadczać nowości. – Niezależnie od tego z jakim klientem mamy do czynienia, zawsze staramy się aby serwowane potrawy były na najwyższym poziomie i odpowiadały upodobaniom gości – mówi Marek Pisarik z Event More –  Różnica między „zwykłym”, a prestiżowym klientem jest taka, że imprezy dla VIP-ów zazwyczaj mają bardziej kameralny charakter, dlatego w większym stopniu można dopasować menu oraz dobrać trunki do indywidualnych preferencji gości. Wyrafinowane potrawy to standard, dlatego w cateringu niełatwo o zaskoczenie, natomiast zdarzyło nam się, że menu przyćmiło pozostałe atrakcje. Gości zachwyciło to, że potrawy były wykonane z produktów z bio certyfikatem, pochodzących z ekologicznych gospodarstw.  W połączeniu z kunsztem szefa kuchni zapewniło to tak niesamowitą fuzję smaków, że sam byłem pod wrażeniem, chociaż w tego typu bankietach uczestniczę służbowo od ponad 15 lat  – mówi Pisarik – Świadomość, że wszystko co jedzą tego wieczoru jest absolutnie zdrowe była tak niezwykła dla przybyłych gości, że stała się tematem ożywionej dyskusji. I o to chodziło – o zaskoczenie ludzi, na których szampan i kawior nie robią już wrażenia – kwituje dyrektor Event More. Marcin Warzyński z Hotel Farmona Business & SPA wspomina o popularności kuchni molekularnej czy azjatyckich specjałów wellness, natomiast w sezonie letnim częste są także zapytania o posiłki na wolnym powietrzu oparte na potrawach z dziczyzny i przyrządzane na grillu. – Popularny jest także catering tematyczny w ramach naszej propozycji kulinarnych podróży po świecie – wspomina Warzyński – W zależności od wybranego menu proponujemy wybór win z piwnic całego świata lub mocniejszych alkoholi w wyjątkowo szerokiej ofercie. Szczególnie należy wziąć pod uwagę grupy zagraniczne. Tu wyjątkowego znaczenia nabiera oferta oparta o tradycyjną polską kuchnię – dodaje Warzyński.

Nie łatwo dogodzić wyższym sferom, ale jak donoszą znawcy tematu, nie zawsze trzeba je uwodzić luksusem. Żyłą złota jest natomiast pomysł, który wyskakuje z głów organizatorów, to on sprawia, że znużeni kawiorem eleganccy panowie i panie mogą znowu poczuć się wyjątkowo. Im wyższe sfery, tym wyższa poprzeczka, a i tym proporcjonalna satysfakcja z udanego eventu.