Jak dobrać urządzenia biurowe?

Zanim zdecydujemy się na zakup nowej drukarki powinniśmy się zastanowić, do czego będzie nam potrzebna. Użytkownik domowy decyzję może podjąć dość łatwo. W przypadku drukarki do biura, zadanie jest bardziej skomplikowane.

Przed podjęciem decyzji o zakupie powinniśmy przeanalizować, ile dokumentów miesięcznie drukujemy, w jakim formacie, czy są to materiały kolorowe, czy tylko czarno-białe. Warto też przyjrzeć się temu, czy nie mamy spiętrzeń produkcyjnych i w krótkim okresie nie musimy przygotować dużych ilości dokumentów. Nie muszą to być szczegółowe analizy. W przypadku małych instytucji, wystarczy codzienna wiedza na temat funkcjonowania firmy.

Optymalizacja kosztów i korzyści

Warto też pamiętać, że nie każdy pracownik musi mieć na biurku swoją własną drukarkę. Lepiej kupić jedno droższe centralne urządzenie wielofunkcyjne z dodatkowymi funkcjami np. skanowania i faksowania bez użycia papieru, z którego może korzystać wiele osób niż kilka tanich drukarek biurkowych. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy urządzenia o dodatkowe funkcje wykańczające np. dziurkowanie, zszywanie czy broszurowanie. Jeśli drukujemy dużo i kupimy tani sprzęt, to w przyszłości nie będziemy mieli możliwości jego rozbudowy. Zmuszeni będziemy więc do wydawania kolejnych pieniędzy na nowe, droższe urządzenie.  

Kontrola dokumentów

Przed podjęciem decyzji, zwłaszcza w większych firmach, trzeba uwzględnić wiele różnych czynników np. cały proces zarządzania dokumentami w firmie oraz posiadaną już flotę drukującą. – Optymalizacja floty drukującej i oparcie jej na wyrobach jednego tylko producenta przynosi wymierne korzyści. Dzięki temu oszczędzamy na serwisie i materiałach eksploatacyjnych, możemy też łatwo usprawnić proces przepływu dokumentów w firmie. To także wygoda dla pracowników, którzy nie muszą uczyć się obsługi wielu różnorodnych urządzeń – mówi Szymon Szczur, Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta.

Inwestycja  w przyszłość

Planując wymianę floty drukującej, zawsze warto spojrzeć w przyszłość, spróbować przewidzieć, w jakim kierunku będzie się rozwijała firma i co za kilka miesięcy może się nam przydać. Dobrze jest zasięgnąć opinii ekspertów. W dużych firmach, kiedy planujemy duże zakupy, warto zrobić audyt, w mniejszych wystarczy zapytać o radę lokalnego dystrybutora urządzeń biurowych.

Nie należy oczywiście zapominać o finansach. Zanim wybierzemy się do sklepu, zawsze warto sprawdzić na jakie inwestycje możemy sobie pozwolić oraz czy inwestując od razu  więcej, nie osiągniemy w przyszłości dodatkowych korzyści finansowych.