Oszczędność miejsca w biurze a urządzenia drukujące

Zanim zdecydujemy się na kupno urządzenia drukującego, warto zwrócić uwagę nie tylko na jego możliwości techniczne, ale też na wymiary. Jeśli jest to możliwe, najlepiej kupić jedno urządzenie wielofunkcyjne, które zastąpi kilka mniejszych drukarek i  usprawni obieg dokumentów w firmie.

Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne pozwalają nie tylko na drukowanie dokumentów, ale mogą służyć jako węzły komunikacyjne. Umożliwiają łatwe digitalizowanie materiałów  papierowych i ich zamianę na pliki PDF lub przeszukiwalne SPDF. Pozwalają na łatwe tworzenie bazy dokumentów elektronicznych, ich przechowywanie i archiwizowanie.

Eliminują  również potrzebę gromadzenia wszystkich dokumentów w formie papierowej bezpośrednio w biurze, co przekłada się na duże oszczędności przestrzeni. Oryginały można bowiem przekazać do archiwum, a w biurze przechowywać tylko ich elektroniczne odpowiedniki. Takie rozwiązanie znacznie usprawnia też kontrolę i dostęp do dokumentów w firmie.

Oszczędność kosztów i przestrzeni

Jedno urządzenie wielofunkcyjne, które zastępuje kilka drukarek nabiurkowych nie tylko zajmuje mniej miejsca, ale jest także łatwiejsze i tańsze w eksploatacji. W przypadku kiedy korzysta z niego większa ilość użytkowników, można je ustawić na korytarzu. Pracownicy biura oraz  serwisanci mają wtedy do niego łatwiejszy dostęp.

– Możemy się pochwalić, że urządzenia Konica Minolta zostały tak zaprojektowane, iż użytkownik stojąc przed maszyną ma łatwy dostęp do kasety z papierem i modułu tonera. Aby wymienić toner nie trzeba odwracać maszyny, odsuwać jej od ściany i demontować żadnego z  jej  elementów. Podobnie jest w przypadku zacięcia się papieru. Aby usunąć awarię nie potrzeba wielkiej, wolnej przestrzeni wokół maszyny. Wystarczy mała powierzchnia  – mówi Szymon Szczur, Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta. – Wszystko to sprawia, że urządzenia Konica Minolta mogą być ustawiane obok ściany i nie zajmują dużo miejsca.  

Mniej zamiast więcej

Szybka wymiana starej floty drukującej nie zawsze jest możliwa, dlatego w wielu firmach nadal przeważają małe drukarki biurkowe. Zajmują one nie tylko więcej miejsca, ale mają mniejsze możliwości techniczne i sprawiają więcej kłopotów w codziennej eksploatacji. Zróżnicowana flota powoduje, że w firmowym magazynie trzeba gromadzić duże ilości tonerów przeznaczonych dla różnych urządzeń. Często zajmują one sporo miejsca. Można temu zaradzić dzięki usłudze OPS (Optimized Print Services). Pozwala ona na zdalny monitoring urządzeń drukujących, stanu materiałów eksploatacyjnych oraz ich automatyczne uzupełnianie. Dzięki temu nie trzeba wszystkiego magazynować w firmie.

Zanim wybierzemy nowe urządzenie do biura warto się zastanowić, do czego będzie nam służyło, gdzie je ustawimy i ile osób będzie z niego korzystało. Dzięki podjęciu racjonalnych decyzji, możemy zaoszczędzić sporo pieniędzy i nie pracować w pomieszczeniu, w którym trudno przeciskać się do własnego biurka.