Jak zorganizować 56 eventy w 3 miesiące?

Agencja Live Marketing Concept (ICP Group S.A.) zakończyła kilkumiesięczny projekt dla Mercedes-Benz Polska. Road show prezentujący Nowego Actrosa – ciężarówkę do transportu dalekobieżnego – trwał 3 miesiące, a w jego ramach odbyło się 56 eventów na terenie całego kraju.

Celem projektu było bezpośrednie dotarcie do klientów – właścicieli firm transportowych oraz nawiązanie lub podtrzymanie z nimi relacji. Wydarzenia zostały zaplanowane w taki sposób, aby mogły odbywać się w całym kraju, blisko siedzib firm uczestników, przy współpracy sieci dealerskiej Mercedes-Benz. To w efekcie poskutkowało bardziej skuteczną komunikacją, niż jedno centralne wydarzenie. W sumie w eventach wzięło udział około 1700 osób a road-show można zaliczyć do jednego z większych tego typu wydarzeń w segmencie B2B w 2011 roku w Polsce.

Zarządzanie frekwencją przy tak dużym projekcie było sporym wyzwaniem. Dlatego Live Marketing Concept stworzył specjalną platformę informatyczną dedykowaną projektowi. Był to z jednej strony serwis www. który umożliwiał gościom potwierdzenie uczestnictwa w eventach (zalogowanie się poprzez unikatowy kod widniejący na drukowanym zaproszeniu), natomiast z poziomu dealerów, agencji jak i Mercedes-Benz Polska dawał możliwość analizy frekwencji i reagowania na rozwój wydarzeń w tym zakresie.

Każdy event przebiegał według podobnego schematu. Uczestnicy po rejestracji byli dzieleni na grupy. Następnie w specjalnie zaaranżowanej sali odbywała się prezentacja unikatowych cech Nowego Actrosa – innowacyjnych rozwiązań wpływających na oszczędność eksploatacji oraz komfort jazdy. Natomiast już w grupach odbywały się: prezentacja statyczna oraz jazdy testowe, w ramach, których każdy mógł spróbować jak w praktyce sprawdzają się np. technologie obniżające zużycie paliwa czy nowe, bardziej przestronne i komfortowo wyposażone kabiny. W trakcie wieczoru na uczestników czekało wiele atrakcji.

W okresie od października do początku grudnia 2011 roku agencja Live Marketing Concept zorganizowała, 56 eventów w ramach road show. W całość zaangażowanych było 15 autoryzowanych dealerów Mercedes-Benz oraz 3 zespoły realizacyjne liczące ponad 30 osób. Tabor, jaki udostępniono na potrzeby road show, składał się z 10 Nowych Actrosów oraz 3 samochodów typu Vito/Viano. Łącznie przejechano ponad 30 000 kilometrów. W evencie wzięło udział ponad 1700 klientów Mercedes-Benz.

Na zakończenie projekt został poddany ewaluacji. W badaniu wzięła udział 1/3 uczestników. Ponad 90% doceniło wysoką jakość merytoryczną eventu oraz bardzo dobrą organizację.