Przepis na udany event

Na sukces konkretnego wydarzenia składa się całe spectrum czynników. Jednym z nich, kluczowym niewątpliwie, jest zespół. Outsourcowanie personelu na eventy promocyjne i marketingowe to obniżka kosztów, profesjonalna obsługa i odciążenie pracowników naszej firmy, np. na targach.

Na czym polega outsourcing pracowników?
Mateusz Żukowski, Marketing Specialist, DNA – agencja hostess: Outsourcing jest strategią zarządzania, polegającą na przekazaniu partnerowi zewnętrznemu zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy. Istotą outsourcingu pracowników jest natomiast oddelegowanie do pracy przy konkretnym zadaniu lub projekcie personelu zatrudnionego czy też współpracującego z podmiotem wynajmującym pracowników. Outsourcing daje możliwość szybkiej reakcji w momencie pojawienia się czasowego zapotrzebowania na pracowników o specyficznych umiejętnościach. Przypadek, o którym dzisiaj rozmawiamy to outsourcing personelu na eventy promocyjne i marketingowe, czyli wynajem hostess i modelek, modeli i promotorów oraz supervisorów czyli koordynatorów nadzorujących pracę angażowanego personelu. Hostessy i promotorzy doskonale sprawdzają się podczas współpracy przy projektach marketingowych, takich jak targi, gale i bankiety, konferencje, szkolenia i sympozja, pokazy, degustacje i samplingi, czy też np. ekspozycje samochodów i premiery filmowe. Warto także wziąć pod uwagę zaangażowanie hostess i hostów do ról animatorów i tłumaczy oraz wszelkich innych działań prowadzonych w ramach organizowanych eventów.

Jakie są zalety outsourcingu?
Najważniejszą zaletą outsourcingu jest obniżenie kosztów związanych z procesem poszukiwania pracownika oraz kosztów związanych z jego przeszkoleniem i zatrudnieniem. Partner zewnętrzny od momentu podpisania umowy przejmuje na siebie praktycznie wszystkie czynności związane z procesem rekrutacyjnym, który to zazwyczaj prowadzony jest w oparciu o wewnętrzną bazę pracowników – pozwala to po pierwsze skrócić czas, a po drugie korzystać tylko z odpowiednio przeszkolonych, sprawdzonych i zmotywowanych pracowników. Należy pamiętać, że outsourcowana jest także obsługa kadrowo-płacowa – co po raz kolejny przekłada się na zaoszczędzony czas i środki finansowe. Dodatkowo firma nie wiąże się z pracownikiem długotrwałą umową – personel może zostać zatrudniony na bardzo krótki okres trwania konkretnego projektu, a pracowników, którzy nie spełniają stawianych przed nimi wymagań można w każdym momencie wymienić. Odciążona w ten sposób firma może skupić się na realizacji podstawowych zadań, a rozliczenia z partnerem zewnętrznym prowadzone są zazwyczaj na podstawie faktur VAT.

Jak dobrać hostessę czy hosta na swoje wydarzenie? Czym się kierować?
Podczas współpracy z podmiotem oferującym outsourcing pracowników niezwykle istotny jest etap określenia oczekiwań względem wynajmowanego personelu. Odpowiedni partner powinien zapewnić w każdym przypadku pracowników doświadczonych, zaangażowanych, odznaczających się wysoką kulturą osobistą i komunikatywnych – są to podstawowe cechy decydujące o udanym evencie. Należy zwrócić także uwagę, by wysokim kompetencjom towarzyszyło miłe usposobienie, otwartość, wdzięk i uprzejmość. Połączenie tych walorów z pewnością zapewni organizowanemu wydarzeniu odpowiedni wydźwięk. Wszelkie dodatkowe umiejętności i kompetencje należy określić przy uwzględnieniu specyfiki eventu, dla przykładu podczas akcji promocyjnych istotne znaczenie ma poziom umiejętności sprzedażowych, a organizując targi warto zadbać o pracowników biegle posługujących się przynajmniej jednym językiem obcym.

Co odpowiednio dobrany pracownik, zespół wnosi do naszego eventu?
Zadaniem wynajętych do konkretnego zadania lub wydarzenia pracowników jest zapewnienie przedsięwzięciu właściwego odbioru. Dedykowany, precyzyjnie dobrany personel z pewnością sprosta wszystkim, nieraz specyficznym zadaniom. Elastyczność tego rozwiązania pozwala na pozyskanie pracowników pod każde, nawet pojedyncze zadanie, co byłoby niemożliwe w przypadku rekrutacji stałej. Niezależnie od specyfiki wydarzenia dodatkowy pracownik to także dodatkowe ręce do pracy, pozwalające na odciążenie regularnie zatrudnionego personelu, który w ten sposób może i powinien skupić się wyłącznie na przeznaczonym odcinku pracy. W efekcie współpraca z partnerem zewnętrznym przekłada się zawsze na zwiększenie zasięgu wydarzenia, a co za tym idzie szersze dotarcie do klienta finalnego. Outsourcowani pracownicy na czas trwania eventu stają się wizytówką firmy, potwierdzeniem Państwa profesjonalizmu w każdym detalu, dlatego warto zdecydować się na sprawdzone rozwiązania.

Rozmawiała Katarzyna Lipska

Wywiad ukazał się w OOH magazine, styczeń – marzec 2015. Wersja online magazynu do pobrania TUTAJ.