Konferansjerka jest sztuką | Adela Warać

Adela Warać, jedna z najbardziej rozpoznawalnych i charyzmatycznych konferansjerek eventów w Polsce poprowadzi konferencje: EVENT MIX i MARKETING MIX podczas tegorocznego FestiwalMarketingu.pl w Warszawie. O trudnej sztuce konferansjerki, początkach, rynku eventów i tym, co jeszcze organizatorzy muszą zmienić, z Adelą Warać rozmawia Andrzej Kuczera.

Pamiętasz swoją pierwszą prowadzoną konferencję?
Adela Warać: Pamiętam, bardzo dobrze. To od niej zaczęła się moja przygoda z konferansjerką. Sześć lat temu, znajomy z którym pracowałam w legnickiej telewizji, zadzwonił do mnie i zaproponował poprowadzenie z nim gali Mistrzów Sportu Zagłębia Miedziowego. Bez zastanowienia odpowiedziałam: „super! z chęcią pomogę”.

Nie miałam jednak pojęcia o prowadzeniu takich imprez.. Pamiętam jak pół godziny przed rozpoczęciem gali, przy ustalaniu ostatnich szczegółów scenariusza z rąk wypadły mi kartki. Wszystko się pomieszało, a ja prawie wpadłam w panikę.

Od tamtej pory, zawsze numeruje kartki scenariusza. Również od tamtej imprezy, przed każdym prowadzeniem, kilka godzin wcześniej wykonuje ćwiczenia dykcji, bo tego dnia co najmniej trzy razy się przejęzyczyłam. Do tej pory mi wstyd. Pamiętam jak stałam na środku i zastanawiałam się, czy wszyscy widzą jak drży mi noga i ręka ze stresu.

Tego dnia, po całości wyszłam ze swojej strefy komfortu i nie żałuje! Przede wszystkim to co najlepiej wspominam z tej imprezy to ludzie. Wyjątkowa atmosfera jaką stworzyli, emocje, uśmiechy. Nowe znajomości. Wzruszenie laureatów odbierających statuetki za swoją ciężką pracę i sukcesy. To było piękne!

Do połowy gali myślałam: Adela! Na własne życzenie fundujesz sobie tyle stresu!! Całe szczęście po zakończeniu towarzyszyły już mi inne emocje. Pomyślałam, wow! Ja chce więcej!

Długo nie musiałam czekać, bo po ok. dwóch tygodniach zadzwoniła do mnie znajoma. Cześć Adela, słyszałam, że prowadzisz imprezy. Nasza firma szykuje konferencję. Po, dosłownie kilku projektach, zaplanowałam sesję zdjęciową, stworzyłam stronę www, foldery i pewnym krokiem weszłam w świat branży eventowej. To była dobra decyzja.

Jakie największe wyzwania stoją przed konferansjerem?
Wyobraź sobie, że prezes pewnej firmy, który budzi wśród uczestników konferencji wielki respekt, chce pokazać, że jest silnym liderem, cztery razy przed wydarzeniem powtarza, że wszystko musi być perfekt, nagle w trakcie uroczystości spada ze sceny, rozbija sobie głowę i wstaje cały zakrwawiony.

Wyobraź sobie, że zapowiadasz kolejny punkt programu, pewnego wydarzenia i nagle gasną wszystkie światła, mikrofon nie działa i zapada ciemność.

Albo organizator po wprowadzeniu miliona zmian w scenariuszu, sekundę przed Twoim wejściem na scenę zmienia nagle zdanie.

Lub ogłaszają alarm bombowy, jak się stało w ubiegłym roku w trakcie dużej konferencji i wszyscy uczestnicy muszą natychmiast opuścić budynek.

Masz scenariusz, rozpisaną agendę, plan „b” ale nigdy nie przewidzisz tego, co może się wydarzyć na danej imprezie. Wg mnie, największym wyzwaniem dla konferansjera jest szybka reakcja, wyjście z każdej nieprzewidywalnej sytuacji z klasą, z humorem.

Kiedyś powiedziałam do pewnego event managera, że podziwiam go za to, że mimo takiego zamieszania, tylu zadań, wszystko organizacyjnie dopina na ostatni guzik. On odpowiedział, że podziwia konferansjerów. Bo jak oni z agencji coś zepsują to my musimy to na scenie naprawić. I to z uśmiechem na twarzy 🙂

3 główne cechy dobrego konferansjera?
Konferansjer to osoba, która spędza z uczestnikami danego wydarzenia cały dzień. Pojawia się na scenie pomiędzy prelegentami, dlatego dobry konferansjer, powinien mieć przede wszystkim charyzmę, to coś, czym zaczaruje, czasami pobudzi publiczność. Oczywiście, powinien mówić z sensem do osób z którymi najlepiej zapoznał się już wcześniej. Zawsze, przed imprezą robię mały wywiad z organizatorem na temat, ludzi, którzy mają się pojawić na konferencji. W jakim wieku są, czy będzie więcej mężczyzn, czy może kobiet. Jakie zajmują stanowiska. To zdecydowanie ułatwia przygotowanie scenariusza imprezy, który staram się zawsze pisać sama na podstawie przesłanej agendy. Świetnym pomysłem, który praktykuję jest wspólna kawa z uczestnikami przed rozpoczęciem konferencji i podczas przerw. Przełamuje tym samym barierę już na samym początku. Wchodzę później na scenę i ludzie już mnie znają, a ja widzę uśmiechnięte, znajome mi twarze. Polecam!

To wszystko o czym wspomniałam wyżej, wg mnie jest bardzo ważne, ale jest jeszcze coś co ja stawiam na pierwszym miejscu. Ludzie. Przygotowując się do prowadzenia danej imprezy, dbam o każdą osobę, która nawet w najmniejszym stopniu przyczyniła się swoimi działaniami do całego wydarzenia. Do każdego prelegenta, którego zapowiadam, wcześniej dzwonię i ustalam z nim jakimi słowami powinnam zaprosić Go na scenę. Co powiedzieć po zakończeniu. Może ma ciekawe książki na swoim stoisku, które warto polecić? A może wystąpi wkrótce na innej ciekawej konferencji o której mogę powiedzieć. Czuję się za nich odpowiedzialna. Staram się dodawać otuchy, gdy widzę, że się stresują. Gratuluję po udanym wystąpieniu i szybko reaguję, gdy nie działa pilot lub zabrakło wody na scenie.

Pamiętam o wizażystach i fryzjerach, którzy ciężko pracowali cały dzień aby np. modelki podczas pokazu mody pięknie wyglądały. Nie zapominam o partnerach i sponsorach, dzięki którym często udało się zorganizować całą imprezę. Wspieram organizatorów, jestem wyrozumiała i staram się zapewnić im konkretną ale przyjemną współpracę.

No i oczywiście, robię wszystko co w mojej mocy aby uczestnicy wydarzenia na koniec dnia byli zadowoleni z przebiegu całej imprezy. Dobry konferansjer powinien skupić się nie na sobie, lecz na innych.

[galeria=”1″]

Jak poradzić sobie z krnąbrnymi uczestnikami?
Przede wszystkim trzeba wyczuć publiczność. Czy są otwarci na interakcję, podnoszą rękę jeśli o coś zapytasz. Czy przychodzą na konferencję z własnej woli z dobrym nastawieniem, czy np. zostali wysłani przez pracodawcę i są nastawieni negatywnie do wszystkich i do wszystkiego. Nie przypominam sobie jakiegoś szczególnego przypadku krnąbrnego uczestnika. Ostatnio ktoś się mnie zapytał: jak sobie radzę na imprezach na których jest alkohol, bo wiadomo, wtedy uczestnicy się rozluźniają i czasami mają więcej do powiedzenia. Przeważnie jednak, moja rola na scenie kończy się wraz z oficjalną częścią gali, zanim zacznie się tak zwana impreza i napełnią się kieliszki.

A jeśli zdarzy się marudny uczestnik? Najlepszą reakcją jest brak reakcji i skupienie się na osobach, które przyszły po jakąś wartość, są pozytywnie nastawione i chcą czegoś więcej od życia.

Improwizowałaś na scenie czy masz zawsze awaryjny plan?
Konferansjer powinien posiadać umiejętność łączenia starannego przygotowania się do danej konferencji z improwizacją na scenie. Powinien wiedzieć jak mówić do małej grupy, ale i kilkutysięcznej publiczności. Podejmować szybkie decyzje, gdy pojawiają się wyzwania i nie dać po sobie znać na scenie, gdy za kulisami panuje lekko nerwowa sytuacja np. w związku z jakimiś zmianami.

Zawsze mam przygotowany scenariusz, ale to w jakim stopniu będę na nim bazowała, a w jakim improwizowała, to zależy już od przebiegu całego wydarzenia. I to mnie kręci! 🙂

Jak oceniasz rynek eventów w Polsce?
Bazując na własnych doświadczeniach, stwierdzam, że w Polsce rynek eventowy jest bardzo rozwinięty. Możemy przebierać wśród profesjonalnych agencji eventowych, które posiadają duże doświadczenie. Składają się z zespołów młodych, kreatywnych osób, które mają rewelacyjne pomysły, ale i świetną organizację pracy i umiejętność efektywnego działania na wysokich obrotach. W ich ręce bez obaw klient może oddać swój projekt do realizacji.

Mamy piękne, nowoczesne obiekty, hotele czy coraz modniejsze zabytkowe miejsca, idealne na zorganizowanie eventu.

Mamy coraz lepszych mówców, którzy pojawiają się na największych konferencjach w Polsce. Świetnych artystów. Zespoły, którymi z dumą możemy się pochwalić również za granicą.

Istnieje też duża konkurencja na rynku eventowym ale do momentu, póki jest to zdrowa rywalizacja, dobrze wpływa na jakość naszych usług. Klient ma w czym wybierać i oby tak było dalej!

Co powinno się jeszcze zmienić? Nad czym organizatorzy eventów powinni się skupić planując event?
W marcu miałam okazję poprowadzić dzień Stowarzyszenia Branży Eventowej podczas Meetings Week Poland 2016. Tego dnia w trakcie debaty odbyła się oficjalna premiera kodeksu dobrych praktyk w branży eventowej. Rozmowa była bardzo zażyła i jej uczestnicy opowiadali o nieetycznych zachowaniach organizatorów, które psują rynek. „Podbieranie” projektów, nieuczciwe odbijanie klientów to jedne z nielicznych problemów z którymi borykają się firmy działające w tej branży.
Takie działania mają krótkie nogi. Prędzej czy później, wszyscy w branży wiedzą, które firmy są fair a z którymi lepiej nie podejmować współpracy.

Odpowiadając na pytanie, myślę, że organizatorzy jak i prowadzący powinni totalnie skupić się na jakości swoich projektów. Nie oglądając się na konkurencję. Gdy robimy coś dobrze, dajemy z siebie wszystko, realizujemy plany, klienci sami się do nas zgłaszają, a firmy z którymi już współpracujemy polecają nas dalej.

Ostatnio miałam przyjemność poznać Tomasza Michniewicza, podróżnika, reportera radiowej Trójki i Jedynki. Prowadzi też swój program w TTV „ Inny Świat ”. Podczas swojej prelekcji mówił o tym jak zamienić zwykły event w przygodę, której szybko się nie zapomina. Wg niego w Polsce firmy eventowe za bardzo skupiają się na mało istotnych dla uczestnika sprawach takich jak catering czy świetny hotel na który przeznaczają większość budżetu. A jakby tak raz zaryzykować i zabrać całą grupę na kilka dni pod namioty. Zamiast krewetek, zjeść przy ognisku to, co samemu zdobyło się w lesie? Z pewnością taką wyprawę zapamiętają na długo.

Podczas wrześniowego FestiwalMarketingu.pl będzie można Cię spotkać na konferencjach, ale i także na stoisku?
Dokładnie tak. Poza prowadzeniem dwóch konferencji, jednej dla branży eventowej, a drugiej dla branży kosmetycznej i farmaceutycznej, będę dostępna także na swoim stoisku w strefie EVENT. Podoba mi się połączenie konferencji ze strefą wystawienniczą. To doskonała okazja do pozyskania nowych kontaktów, ale i spotkań z dotychczasowymi klientami. Na stoisku będzie także moja manager – Ewelina Żymańczyk. Już dziś zapraszam w swoim i jej imieniu.
Rozmawiał Andrzej Kuczera

Adela Warać
Konferansjerka. Współorganizatorka niezapomnianych wydarzeń.
Ponad 200 poprowadzonych imprez. Prawie 1500 godzin na scenie. Łącznie dla publiczności liczącej prawie 60.000 osób.
Od sześciu lat pojawia się na scenie w Polsce i za granicą, by zapowiadać najlepszych mówców, szkoleniowców i artystów. Kontakt z niesamowitymi osobami, które spotyka prowadząc różnego rodzaju eventy napędza ją do działania i tym samym daje poczucie spełnienia i radości, zamieniając pracę w pasję. Bo jej pasją jest życie, a życie to ludzie.
Do tej pory min. zaufały jej takie firmy i instytucje jak Posnet, KGHM, Alior Bank, Teraz Polska, OVB, Expo XXI, Libra Project, Ambasada RP w Oslo, UCI, Reinhold Expo, 360 sbc, SMB i wiele innych.
kontakt@adelawarac.com | adelawarac.com