Duża agencja eventowa Nie ma problemów, są tylko wyzwania! | Agnieszka Sołtysiak

Mówi się, że agencji eventowych jest jak przysłowiowych grzybów po deszczu. Największe przedsięwzięcia obsługiwane są jednak przez duże agencje, posiadające ogromne zaplecze i doświadczenie. Do takich z pewnością należy endorfina events. Za każdym sukcesem stoją ludzie pełni pasji, pomysłów na niestandardowe rozwiązania i z chęciami do rozwijania się. To do nich należy organizacja najbardziej prestiżowych projektów, ocenianych w konkursach branżowych. Jak funkcjonuje duża agencja eventowa? Na jakie cele jest nastawiona? W jaki sposób rozwija swoje skrzydła? Na te pytania odpowiada Agnieszka Sołtysiak, współzałożycielka i dyrektor finansowy agencji endorfina events.

Na czym polega sukces endorfina events? Czy to kwestia oryginalnego pomysłu na dany event, wywiązywania się z terminów, skali przedsięwzięć, ludzi składających się na zespół?
Agnieszka Sołtysiak: Siła endorfina events leży przede wszystkim w naszym zespole. To zgrana grupa profesjonalistów. Doceniam to tym bardziej, że w takim zbiorowisku indywidualistów jest to szczególnie trudne. A my oprócz tego, że zawsze staramy się ze sobą rozmawiać, po prostu się lubimy. To wewnętrzna komunikacja ma decydujący wpływ na sukces naszej agencji. Ale to oczywiście tylko jedna ze składowych naszego powodzenia.

Od czego zaczynaliście jako agencja eventowa? Czy od razu postawiliście na zlecenia od dużych firm czy może było to podejmowanie mniejszych realizacji?
Startowaliśmy praktycznie od zera. Zaczynaliśmy na wynajętym poddaszu z dwoma biurkami i głowami pełnymi marzeń. Agencję założyliśmy w 2009 roku i na początku działalności realizowaliśmy niewielkie projekty. Aż przyszła połowa roku i wygraliśmy nasz pierwszy duży przetarg. To było otwarcie Portu Łódź. Był to wtedy dla nas gigantyczny sukces. Wygraliśmy z naprawdę dużymi i znanymi agencjami. Mieliśmy świadomość, że będziemy mieć na koncie realizację, która może otworzyć nam drzwi do startowania w dużych przetargach.

Myślę, że podstawową barierą, która ogranicza niewielkie agencje do brania udziału w dużych przetargach, to brak zaplecza finansowego na realizację oraz dobrego, zgranego teamu, gotowego sprostać gigantycznemu wymaganiu, jakim jest skomplikowany, bardzo duży i wielopłaszczyznowy event. Nam wtedy się udało. Wisienką na torcie była prestiżowa nagroda branżowa, jaką otrzymaliśmy za ten projekt.

Posiadanie w portfolio pierwszej dużej własnej realizacji dla tak znaczącego na rynku klienta, dało nam możliwość brania udziału w kolejnych dużych przetargach. Wiadomo, że duże realizacje, to duże pieniądze. A te pozwoliły nam na zatrudnienie pierwszych stałych pracowników. Mimo, że od tej realizacji minęło już 7 lat, wciąż jako talizman trzymam zaproszenie na ten event.

Zalando, H&M, Onet, Ekstraklasa, T-mobile, Facebook – takimi klientami możecie się pochwalić. Czy jest może jakaś współpraca, z której jesteście wyjątkowo dumni?
Nie tylko tymi. W portfolio agencji takich klientów jest dużo więcej. Każda podpisana umowa to dla nas kolejny powód do świętowania, a każdy wygrany przetarg, to powód do dumy. Wszystkie zlecenia są dla nas ważne, a każdego klienta staramy się traktować tak samo. Jeśli podejmujemy się realizacji podchodzimy profesjonalnie, bez względu na jej budżet. Tak duże grono klientów w naszym portfolio, wskazuje tylko na to, że praca endorfinowego zespołu jest doceniana na eventowym rynku.

Czy praca przy największych wydarzeniach w Polsce nie wprowadza pewnego rodzaju monotonii? Czy nie macie poczucia, że już żaden klient nie jest w stanie zaskoczyć Was zleceniem?
Ludzie pracujący w branży eventowej, wybierają ten zawód między innymi dlatego, że cechuje go brak powtarzalności jakichkolwiek działań i ciągłe wyzwania. Każdy kolejny event jest szczególny, wyjątkowy i niepowtarzalny. I to lubimy najbardziej w endorfina events. Ciągłe wyzwania i brak nudy – to jest to, co nas kręci. Dlatego, odpowiadając na pytanie, ta praca nigdy nie jest monotonna.

Trzeba przyznać, że na rynku agencji eventowych konkurencja jest ogromna. Czy według Was rynek jest już przesycony?
Agencji eventowych rzeczywiście jest mnóstwo, a do jednego worka wrzuca się małe, kilkuosobowe agencje butikowe razem z tymi największymi. Z drugiej strony klientów też jest coraz więcej, ponieważ event marketing w Polsce rozwija się bardzo prężnie i coraz więcej firm dostrzega wagę profesjonalnie organizowanych eventów jako naprawdę skutecznego narzędzia w rękach marketingowców. Więc praca jest dla wszystkich, ale trzeba sobie szczerze powiedzieć, że mała agencja, czy butik eventowy nie są jednak w stanie równolegle realizować kilku eventów. Mając ograniczone zasoby ludzkie, często skupiają się na jednym, wybranym kliencie, co siłą rzeczy blokuje rozwój.

My od początku chcieliśmy dużo zdziałać i dlatego też skupiliśmy się na budowie profesjonalnego zespołu, który jest w stanie zrealizować równolegle kilka dużych projektów i robić to na bardzo wysokim poziomie.

[galeria=”1″]

Jak przez lata endorfina events utrzymywała swoją pozycję w branży? Czy spotkały Was trudniejsze momenty? Jeśli tak, to jakie?
Cały czas budujemy swoją pozycję i mamy świadomość, że przed nami wciąż dużo do zrobienia, zanim będziemy mogli o sobie powiedzieć, że jesteśmy top of the top. Chcemy być coraz lepsi i z radością zauważamy, że pozycja endorfiny staje się z roku na rok silniejsza na rynku. Utrzymujemy ją ciężką pracą, zaangażowaniem w realizowane projekty i ciągłym poszerzaniem portfolio klientów. Ale też cały czas podnosimy sobie poprzeczkę. Rozwijamy się organicznie, inwestujemy w rozwój zespołu, szkolenia i poszerzenie kompetencji agencji.

Oczywiście, problemy się zdarzały i wciąż zdarzają, ale to nieuniknione przy tak dużej ilości organizowanych przedsięwzięć. Przy zaangażowaniu dużej grupy ludzi, charakteryzującej się silnymi i zróżnicowanymi charakterami, to nawet normalne. Zawsze jednak powtarzamy: Nie ma problemów, są tylko wyzwania!

Czy podczas dużych eventów często zdarzają się niespodziewane sytuacje? Jakie macie sposoby na takie małe kryzysy?
Te małe kryzysy na pewno się zdarzają, ale, na szczęście niezbyt często. Przykładem tego rodzaju momentów mogą być sytuacje, w których klient dokonuje zmian w scenariuszu, na których wdrożenie praktycznie nie ma już czasu. To oczywiście wywołuje stres, ale taka jest rola eventowców, by szybko i sprawnie reagować na zaistniałe zmiany i dokonywać rzeczy niemożliwych. Czasem zaskakująco działa proza życia i zdarzają się sytuacje, gdzie na przykład mimo zabezpieczenia się trzema agregatami, wszystkie nagle przestają działać. W takich momentach trzeba być opanowanym, dobrze przygotowanym na tego rodzaju chwile, błyskawicznie rozwiązać wszystkie problemy, nie dać się stresowi i oczywiście zawsze mieć dokładnie przepracowany plan B.

endorfina events jest często doceniana i nagradzana. Jak Wy to robicie?
Po prostu jesteśmy dobrzy i mamy świetnych klientów, którzy dają nam możliwość realizowania prestiżowych projektów, które, jak się okazuje, podobają się nie tylko nam. Bierzemy udział w różnego rodzaju konkursach, bo uważamy, że praca wykonana na najwyższym poziomie powinna być prezentowana, dostrzegana i nagradzana, niezależnie od branży. Każda otrzymana nagroda daje nam ogromną motywację do dalszej pracy oraz pozwala na realny rozwój. Jest to też miłe przypieczętowanie jakości prezentowanej przez naszą agencję.

Ile osób stoi za sukcesem dużej agencji jaką jest endorfina events? Ile osób jest zaangażowanych do realizacji największych zleceń?
W agencji obecnie pracują dwadzieścia cztery osoby. Za naszym sukcesem stoją pracownicy etatowi oraz ludzie zatrudniani z zewnątrz, począwszy od naszych partnerów technologicznych, współpracujących z nami artystów, po prowadzących eventy. Równie ważna dla nas jest praca Pani Ani, która dba o to, żebyśmy mogli pracować w czystym biurze czy Pana Kazia, który kosi ogród – każda z tych osób dokłada swoją cegiełkę do wspólnego sukcesu.

Ile osób realizuje takie duże zlecenia? Duże realizacje to przede wszystkim team work. Przy każdym większym projekcie pracują dobrze dobrane teamy składające się z przedstawicieli działu kreacji, działu graficznego i oczywiście z produkcji. Produkcja w endorfinie podzielona jest na kilkuosobowe zespoły, które na stałe pracują ze swoimi grupami klientów. Czasami jednak w ramach zespołów zdarzają się przetasowania, by nie zdarzyło się nikomu popaść w rutynę.

Czego można Wam życzyć?
Z pewnością można nam życzyć szczęścia, kolejnych nagród, realizacji planów założonych na ten rok i przede wszystkim fajnych klientów.
I tego Wam życzę.
Rozmawiała Paulina Pięta

Agnieszka Sołtysiak – partner i dyrektor finansowy w agencji endorfina events. Z branżą eventową związana jest od 2003 roku – na początku jako koordynator, a następnie producent wydarzeń specjalnych, lider zespołów projektowych, aż po własną agencję eventową endorfina events, wyróżnioną w raporcie Agencji Eventowych 2015 magazynu Media i Marketing Polska. Laureatka najważniejszej nagrody w branży eventowej MP Power Awards 2014. Zaangażowana w życie branży – mówca na konferencjach, reprezentuje agencję endorfina events w Klubie Agencji Eventowych. Od niedawna zakochana w sporcie, od zawsze w bezdomnych futrzakach.

Wywiad ukazał się w OOH Event. Wersja online znajduje się TUTAJ