EFEKT „WOW” W EVENTACH, CZYLI 5 RAZY „N”

Amerykanie mawiają, że nie można zrobić dwa razy pierwszego wrażenia. Trudno się z tym nie zgodzić, a my – organizatorzy eventów – powinniśmy to zdanie wyryć złotymi zgłoskami nad drzwiami naszych biur – mówi Adriana Piekarska, właścicelka agencji Exclusive Event. Wyobraźmy sobie bezcenne miny gości eventu, którzy niczego się nie spodziewając wchodzą do autokarów oczekujących przed hotelem. Po malowniczej podróży w nieznane trafiają do wiekowego młyna albo nieczynnej walcowni cynku, które nawet odrobinę nie przypominają ani restauracji, ani centrum konferencyjnego, ale dzięki dedykowanej oprawie i logistyce zapewniają wszelkie luksusy i udogodnienia przeistaczając się w niezwykłą przestrzeń przygotowaną specjalnie na ich przybycie. „WOW” gwarantowane jeszcze zanim zasiądą do stołów, a nawet zanim zobaczą scenografię…

Po pierwsze – nietypowa lokalizacja
Pierwszy element układanki to nietypowa lokalizacja. Im bardziej wyszukana, wyjątkowa, a najlepiej „jeszcze nieodkryta” przestrzeń, tym większy efekt „WOW”. Idealnie, gdy są to powierzchnie opuszczone i nieużytkowe. To niezwykle zwielokrotnia efekt zaskoczenia.
Kilka lat temu podjęłam ryzyko organizacji eventu na polskiej Saharze – w samym sercu Pustyni Siedleckiej. Pomysł wydawał się być co najmniej ryzykowny, żeby nie powiedzieć nierealny, a jednak okazał się strzałem w dziesiątkę i pozostał na długo w pamięci nie tylko gości, ale i samej branży eventowej oraz mediów. Jako agencja udowodniliśmy tym samym, że nie ma rzeczy niemożliwych.
Takie przedsięwzięcia, o ile dobrze zorganizowane pod kątem logistycznym, zachwycą każdego uczestnika eventu oraz sprawią, że poczuje się on niezwykle wyjątkowo mając świadomość, iż został zaproszony na event zaprojektowany i stworzony specjalnie tylko na tę jedną i jedyną uroczystość.

Trzeba jednak pamiętać, iż niesłychaną rolę odgrywa tutaj doświadczenie agencji, niezawodna logistyka oraz stuprocentowa organizacja pracy.

Po drugie – niebanalna scenografia
Współczesna technologia pozwala na wszelkie szaleństwa i realizację nawet najbardziej egzotycznych projektów. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom multimedialnym jesteśmy w stanie przenieść gości do każdego zakątka świata, w przestworza, a nawet w kosmos. Ogromną rolę odgrywają tutaj wizualizacje i animacje, które przygotowane specjalnie na potrzeby danego projektu, wprowadzają gości w niezwykle barwny i niezapomniany świat będący odzwierciedleniem wartości firmy, marki czy produktu klienta. Jednym z takich projektów była produkcja Secret Club, gdzie montaże trwały 3 dni i angażowały ponad 120 osób tylko po to, by zmienić wnętrze Galerii Sztuki w zupełnie nowe, niepowtarzalne i nie do poznania miejsce. Istotnym elementem scenografii, rodem z telewizyjnych show, był dwudziestometrowy ekran, na którym wyświetlane były animacje i wizualizacje przygotowane specjalnie na potrzeby pokazu mody, który w połączeniu z koncertem Margaret stanowił punkt kulminacyjny wieczoru.

[galeria=”1″]

Po trzecie – niezapomniane emocje
Zgodnie ze złotą zasadą Alfreda Hitchcocka imprezę należy zacząć od trzęsienia ziemi, a potem napięcie powinno rosnąć.
Klienci wciąż szukają nowych propozycji i pomysłów, które przeniosą ich gości w zupełnie inną rzeczywistość – wyjątkową i dotychczas nieodkrytą. Zaskakującą. Dobrze przemyślany i niezapomniany event może zdziałać więcej w biznesie niż długie godziny negocjacji. Niebanalna kreacja ma za zadanie wywołać u gości efekt WOW i zadowolić najbardziej wymagające gusta. Sam koncert gwiazdy, czy też występ kabaretowy już nie wystarczy. Liczy się pomysł, element zaskoczenia i wywołanie prawdziwych emocji. Przykłady możemy mnożyć – czy to elektryzujący pokaz laserowy połączony z animacjami wyświetlanymi na kopułach Alvernia Studios, czy to ukryte między gośćmi skrzypaczki, które w odpowiednim momencie rozpoczynają wydarzenie przygrywając do pokazu akrobatycznego albo też show muzyczne, gdzie z różnych miejsc przestrzeni scenicznej, w rytm specjalnie przygotowanych animacji wkracza sześciu utalentowanych muzyków, którzy witają zebranych gości rockowym i elektryzującym rytmem – jak to miało miejsce podczas Gali Immergas w EC1 w Łodzi.

Po czwarte – niekonwencjonalne menu
Kto powiedział, że zawsze musimy jeść polędwiczki z opiekanymi ziemniaczkami? Kto powiedział, że płonący dzik musi być największą atrakcją wieczoru? W Polsce mamy znakomitych szefów kuchni, którzy z powodzeniem mogliby nosić miano czarodziejów. Kuchnia balansuje dziś na pograniczu alchemii i czarnej magii. Nie bójmy się eksperymentować i oczarowywać naszych gości. Kuchnia molekularna. Kuchnia Fusion z wykorzystaniem dobrodziejstw polskiej natury. Dania sous-vide. Są setki sposobów, żeby dotrzeć do serc naszych gości przez ich żołądki, ale też przez oczy, bo one jedzą jako pierwsze. Należy pamiętać, że catering nie powinien być traktowany jako jedna z wielu pozycji kosztorysu, ale winien być atrakcją samą w sobie.

Po piąte – niestandardowe rozwiązania technologiczne
Kolejnym dowodem na to, że branża eventowa w Polsce jest w bardzo obiecującej kondycji, jest dostęp do coraz to ciekawszych i coraz bardziej nowoczesnych rozwiązań technologicznych. XXI wiek przyniósł możliwości, o jakich się nam nie śniło. Rozszerzona rzeczywistość i multimedialna scenografia mogą przenieść widza w niezwykły świat, wykreowany przez nas specjalnie na tę okoliczność. To pozwala na jeszcze większe zaskakiwanie odbiorcy. Dużą popularnością cieszą się wydarzenia hybrydowe, zaawansowane platformy do zamawiania poszczególnych usług eventowych, aplikacje umożliwiające budowanie relacji z uczestnikami wydarzenia na każdym etapie komunikacji, jak również nowinki technologiczne, mające na celu uatrakcyjnienie eventu, (m.in. beacony, atrakcje typu Oculus czy piramidy holograficzne). Wyzwania stojące przed organizatorem nie należą do najłatwiejszych. Musi zaangażować gości, pobudzić ich wyobraźnię, wzbudzić emocje i zainteresowanie. Słowem – zaproponować rozrywkę na odpowiednim poziomie, skutecznie komunikować i umiejętnie łączyć te wszystkie elementy w jedną, spójną całość.

Doskonałym przykładem może być tutaj prezentacja budynku KTW, która miała miejsce podczas Europejskiego Kongresu Gospodarczego. Na potrzeby prezentacji inwestycji została stworzona specjalna interaktywna makieta wyposażona w markery AR, przedstawiająca wizualizację budynku 3D w rozszerzonej rzeczywistości wyświetlanej na ekranie tabletu. Po skierowaniu jego kamery na makietę na ekranie pojawiało się prawdziwe miasto – z przechodniami, kolorem, drzewami. Był to na pewno nieschematyczny sposób przedstawienia projektu. Inny niż te, do których przywykliśmy.

PODSUMOWANIE:
Pokutuje przekonanie, że o sukcesie eventu decyduje budżet – im wyższy, tym pole do rozwijania kreatywności większe. Organizując od 10 lat eventy o różnych budżetach mogę zdecydowanie stwierdzić, że budżet to nie wszystko. Owszem – mały budżet imprezy wymaga od agencji dużo więcej pracy, kreatywności oraz kompromisów, co wcale nie znaczy, że eventy niskobudżetowe są gorsze. Odpowiednie zbudowanie contentu eventu dopasowanego do potrzeb klienta, z uwzględnieniem powyższych czynników, gwarantuje sukces i efekt WOW na oczekiwanym poziomie.
Adriana Piekarska | www.exclusive-event.pl