Rynek MICE w natarciu. 5 trendów w branży konferencji i spotkań

Polski rynek MICE (z ang. Meetings, Incentives, Conferences and Exhibitions Industry,) rozwija się w dynamicznym tempie. W latach 2010 – 2015 liczba spotkań, konferencji i wystaw zwiększyła się niemal dwukrotnie. Rozkwitowi branży towarzyszą pojawiające się trendy, ale i wyzwania, na które warto zwrócić uwagę przy organizacji firmowego eventu.

Rynek MICE jest często określany jako „turystyka biznesowa” bądź, po prostu, „przemysł spotkań”. Branża ta rozwija się w naszym kraju bardzo dynamicznie, o czym świadczy powiększająca się baza konferencyjno-kongresowa z nowoczesnymi placówkami o pojemności zbliżonej bądź przekraczającej 10 tys. osób. Jest to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie ze strony firm, które nie tylko korzystają z MICE do osiągania celów biznesowych, ale także dostrzegają istotną rolę event marketingu w komunikacji zarówno z potencjalnymi klientami, jak i w budowaniu relacji z pracownikami.

1. Coraz większa konkurencja

Wzrost zainteresowania rynkiem MICE potwierdzają badania przeprowadzone przez Polską Organizację Turystyki. Według danych z raportu „Przemysł spotkań i wydarzeń w Polsce 2016”, opracowanego przez wspomniany podmiot, w 2015 r. miało miejsce niemal 34 tys. wydarzeń biznesowych, w których łącznie wzięło udział prawie 7 mln osób. Na organizację spotkań o charakterze biznesowym przedsiębiorstwa wydały ponad 1,5 mld zł.  Do tego należy też doliczyć kwotę za 13,9 mln noclegów w hotelach, ponad 1 mld zł wydany na usługi gastronomiczne i 122 mln przeznaczone na usługi kulturalno-rekreacyjne oraz koszty związane np. z transportem.Wraz ze wzrostem zainteresowania rośnie też liczba oraz różnorodność powierzchni konferencyjnych, w które inwestują nie tylko sieci hoteli, ale i samorządy, czy prywatni przedsiębiorcy. Oznacza to więc również zwiększoną konkurencję wśród gospodarzy eventów biznesowych.

2. Personalizacja ponad wszystko

Widocznym trendem, jeśli chodzi o organizację wydarzeń dla firm jest personalizacja, która pozwala przedsiębiorstwom m.in. na wyróżnienie się na tle konkurencji. To właśnie personalizacja w dużej mierze odpowiada za tzw. efekt WOW, którego wywołanie staje się coraz częściej pożądane, ale i coraz trudniejsze. Dzięki dostosowaniu obiektu i formy wydarzenia do charakteru i potrzeb danej firmy, zwiększa się też jego efektywność, co z kolei przekłada się na skuteczniejszą realizację celów biznesowych związanych z event marketingiem.

 – Personalizacja obejmuje dosłownie każdy aspekt eventu biznesowego – począwszy od samego charakteru i oprawy wizualnej spotkania, przez pakiety konferencyjne, aż po ofertę gastronomiczną i dodatkowe atrakcje dla uczestników wydarzenia– komentuje Ada Stokowska z firmy Wyjątkowy Prezent, organizującej wydarzenia dla firm w formie przeżyć.

3. Wisienka na torcie, czyli aspekt kulinarny

Jako że Polskę opanowała kulinarna rewolucja, smak staje się bardzo ważnym atutem w branży MICE. Nie wystarczy już zapewnienie uczestnikom wydarzenia przerwę kawową i standardowy lunch. Goście powinni przeżyć prawdziwe doświadczenie smakowe, które pozwoli na długo zapamiętać dane wydarzenie.

– Nie przez przypadek spotkania biznesowe mają coraz częściej oprawę kulinarną i są organizowane np. w formie warsztatów kulinarnych ze znanymi kucharzami. Coraz większą popularność zyskuje też wyostrzająca zmysły Kolacja w Ciemności, która dotąd była atrakcją głównie dla klientów indywidualnych. Firmy decydują się na różne wariacje wspomnianej kolacji, np. degustację whisky czy wina w ciemności – mówi Ada Stokowska z firmy Wyjątkowy Prezent.

4. Nowe technologie – im więcej tym lepiej

Nie można zapominać, że spotkania biznesowe to przede wszystkim miejsce pracy, dlatego też organizator jest zobowiązany do ułatwienia tej pracy w możliwie największym stopniu. Obecny trend w tym zakresie zakłada wykorzystanie przy organizacji eventów biznesowych nowych technologii, a przede wszystkim – technologii mobilnych. Im bardziej innowacyjnie, tym lepiej. Jedną z technologii, która ostatnio zagościła na konferencjach całego świata jest Beacon, umożliwiający przesyłanie spersonalizowanych informacji do telefonu każdego uczestnika spotkania. Na popularności zyskują też technologie prezentacji trójwymiarowej. Równie ważnym aspektem jest wykorzystanie mediów społecznościowych – organizatorzy wydarzeń biznesowych kontaktują się coraz częściej z uczestnikami, zarówno zapisanymi, jak i potencjalnymi, przy pomocy Facebooka, LinkedIna, czy Twittera. Pod dany kongres czy szkolenie projektuje się też dedykowaną aplikację, pozwalającą na sprawny kontakt z odbiorcami przed, jak i po wydarzeniu, kiedy zbieramy informację zwrotną na temat naszej imprezy.

5. Szybciej, szybciej, szybciej!

Rozwój rynku MICE generuje coraz większe zapotrzebowanie na firmy specjalizujące się w wyszukiwaniu obiektów konferencyjnych. Najefektywniejszą formą kontaktu z klientami (i często warunkiem ich pozyskania) dla takich przedsiębiorstw jest posiadanie kompletnej platformy, dzięki której możliwe będzie nie tylko zarezerwowanie hotelu i sal konferencyjnych, ale też uzyskanie kompletnych informacji odnośnie udogodnień transportowych, możliwości technicznych pomieszczeń i zaplecza logistycznego danej placówki. „Polowanie” na obiekt najlepszy pod organizowaną konferencję ma nawet swoją nazwę – Venue Hunting. Jeszcze do niedawna tak szczegółowe informacje wymagały osobistego kontaktu z hotelem, a ich zebranie zajmowało sporo czasu. Branża MICE zmierza jednak w kierunku znacznego przyspieszenia i zoptymalizowania swoich usług tak, aby całe wydarzenie można było zorganizować za pomocą kilku kliknięć.

W obliczu rosnącego zainteresowania wydarzeniami biznesowymi, zwiększać się będzie presja na to, by się wyróżnić i skutecznie przyciągnąć tym np. potencjalnego kontrahenta. Dlatego też, w najbliższym czasie można się spodziewać nie tylko wzrostu wartości rynku MICE w Polsce, ale też podziału tej branży na specjalizacje, odpowiadające gałęziom obsługiwanego biznesu. W momencie, w którym duże korporacje przekonają się, że spotkania nie muszą przebiegać standardowo, prawdopodobnie usłyszymy o wielu ciekawych pomysłach, których realizacja przetrze szlak dla nowego wymiaru spotkań biznesowych na kolejne lata.

JK