Agencja z własnym eventem

Jednym z ważniejszych zadań, z jakimi musi zmierzyć się dział PR w agencji marketingowej, jest prowadzenie takich działań dla niej samej.

Sposoby mogą być różne: współpraca z mediami przy artykułach eksperckich, prowadzenie PR-u wewnętrznego wśród pracowników czy organizacja wydarzeń branżowych. Jakie korzyści niesie ostatnie narzędzie oraz o czym warto pamiętać, organizując event – pisze Łukasz Wołek w materiale dla OOH magazine.

Określamy cel

Event, organizowany przez agencję, musi mieć jasno określony cel. Celów, oczywiście, może być kilka, gdy formuła wydarzenia ma charakter rozbudowany, np. konferencji. Jednak dobrze jest je precyzyjnie sformułować, aby łatwiej określić przebieg eventu. Najczęściej skupiamy się na tych wymienionych poniżej:

• cele wizerunkowe – oczywiście, agencja, która inwestuje w swój wizerunek, pokazuje, że chce się spotykać, dzielić rozwiązaniami oraz jest otwarta na nowe doświadczenia,
• pozyskanie leadów – agencja może zorganizować wydarzenie, konferencję w celu pozyskania leadów; w zamian za darmowe wejście na panel ekspercki pozwala na zdobycie adresu, telefonu, daje możliwość zaprezentowania swojej oferty przed potencjalnymi klientami,
• pochwalenie się wiedzą – coraz bardziej uwidacznia się trend, który propaguje zachowania mające na celu dzielenie się wiedzą z innymi podmiotami, agencje nie ograniczają się do potencjalnych klientów czy kontrahentów, mogą zdradzać niektóre tajniki swojej pracy w taki sposób, by zachęcić do podjęcia współpracy w jakimś obszarze,
• wymiana kontaktów – poprzez zapraszanie różnych prelegentów mamy szansę poznać osoby z branży, wymienić się doświadczeniem, czy nawet wejść w kooperację,  
• działania charytatywne – eventy organizowane przez agencję wcale nie muszą być duże i spektakularne – czasami są to mniejsze wydarzenia polegające np. na wsparciu jakiejś idei czy ważnego celu, jak pomoc innym.

Określamy formę i docieramy do klienta

Kiedy już mamy cel przedsięwzięcia, określamy jego formę. Może ona przybrać różne postacie: śniadań, całodniowych prelekcji, spotkań networkingowych, gali czy konferencji. Każda z nich ma swoje plusy i minusy – trzeba wziąć pod uwagę budżet, scenariusz wydarzenia, catering, finansowanie i zapełnienie treścią spotkania tak, aby uczestnicy chcieli przyjechać oraz zostać do końca.

Następnie docieramy do uczestników. W zależności od tego, jaki jest cel spotkania, można spróbować kilku metod. Jedną z nich jest wysłanie imiennych zaproszeń – jest to dobra metoda, gdy nie planujemy zbyt dużej ilości uczestników. Dobrze jest wykonać telefoniczny follow up, aby zapytać, czy zaproszenie dotarło oraz czy są nim zainteresowani.

Promocja w Internecie – jedna z częściej używanych metod zdobywania uczestników eventów. Można zarówno posłużyć się reklamą płatną, jak i mediami społecznościowymi. Szczególnie ta druga opcja jest dobra: możemy stworzyć profile wydarzeń na Facebooku czy Instagramie, wrzucać zajawki, zaprezentować prelegentów czy bezpośrednio pokazać zdjęcia z wydarzenia.

Promocja w mediach – oczywiście nie można zapomnieć o tradycyjnych środkach przekazu czy je lekceważyć. Jeżeli organizujemy wydarzenie marketingowe, branżowe to właśnie te media, portale, magazyny będą najlepsze. Należy jednak znacznie wcześniej pomyśleć o promocji, gdyż magazyny są wydawane w różnych cyklach czasowych.

Internet ASAP – event agencji Abanana i Eura7

Internet ASAP to śniadania marketingowe, które mają już za sobą dziewięć edycji. Ich celem jest zaproszenie na prelekcje pracowników firm, marketingowców, którzy chcą poznać nowe rozwiązania czy narzędzia w swoich dziedzinach. Zazwyczaj występuje trzech prelegentów – tematyka jest uczestnikom wcześniej znana. Spotkaniu, jak wskazuje jego nazwa, towarzyszy konsumpcja.  Bardzo ważnym elementem są części dyskusyjna oraz networkingowa. Śniadania marketingowe dotychczas odbywały się w Krakowie i Warszawie, w tym roku postanowiono także zorganizować je w Nowym Sączu, Kielcach oraz Katowicach. Pomysłodawcy doszli do wniosku, że należy wyjść z tą inicjatywą szerzej, szczególnie do miast, gdzie takich spotkań jest mniej. Do uczestników dociera się zarówno przez prasę, Internet, jak i spersonalizowane zaproszenia.

Event może być dla agencji, tak jak dla każdego innego przedsiębiorstwa, świetnym sposobem na pokazanie się, zbudowanie własnego wizerunku oraz sposobem promocji. Należy jednak zadbać o wysoką jakość merytoryczną – w natłoku takich wydarzeń to właśnie te, które dają najwięcej swoim uczestnikom, będą najchętniej odwiedzane.

MW