Zarządzanie sytuacjami kryzysowymi w cateringu | Emilia Melon-Olchowicz, Melon Party Serwis Catering

Zawód eventowca od wielu lat jest w czołówce najbardziej stresujących zawodów świata, a catering bezsprzecznie stanowi integralną część każdego eventu. Jesteśmy obarczeni ogromnym stresem i ryzykiem. Nasi klienci na całe szczęście nie mają pełnej świadomości zagrożeń, ale to zupełnie tak jak z kontrolerami lotu, którzy muszą mieć zaplanowaną każdą minutę przestrzeni powietrznej.

Wszystkie sytuacje kryzysowe, które nas spotykają są całkowicie nieprzewidywalne. Nasze ponad 30-letnie doświadczenie pozwala nam na zminimalizowanie zagrożeń, ale ryzyko zawsze istnieje. Jesteśmy ubezpieczeni na wszystkie wydarzenia losowe, ale stres pozostaje. Tym bardziej, że świadomość, która wynika z tysięcy zorganizowanych imprez jest naprawdę ogromna. Zawsze przeprowadzamy szczegółowy wywiad, może nawet jesteśmy niejednokrotnie zbyt drobiazgowi w zdobywaniu wiedzy, ale to jest właśnie droga do sukcesu. Nie podejmujemy się wyzwań, które są kompletnie nieprzemyślane i nie kierujemy się zasadą „jakoś to będzie”. Wszystkie detale są jak puzzle, które układają się w jedną całość. Trzeba pamiętać, że działamy na żywym organizmie. Wszystko jest „live” i nie ma powtórek. Trzeba być czujnym i reagować natychmiast. Podstawą w naszej pracy jest sprawna komunikacja. Na przestrzeni tych wszystkich lat mieliśmy wiele ciekawych, śmiesznych i strasznych sytuacji, to one pozwoliły nam być w tym miejscu, w którym w tej chwili jesteśmy.

Jak sięgam pamięcią to jednym z ciekawszych doświadczeń była organizacja eventu dla marki farmaceutycznej przez agencję BC Media w Wieliczce. Kolacja zasiadana przy okrągłych stołach. Cały ciężki sprzęt zwożony na głębokość 125 metrów maleńkimi windami, do których wchodził nam jeden okrągły stół. Stres ogromny tym bardziej, że montaż był w czasie pracy kopalni. Presja czasu i niemoc. Na szczęście udało się! Drugorzędną sprawą było to, że po zakończonej imprezie nie mogliśmy wydostać się na zewnątrz, bo sztygarzy zakończyli zmianę i musieliśmy czekać do rana.

Kolejne doświadczenie, to impreza w Królikarni, gdzie podczas części oficjalnej uzupełniane były bufety. Nikt do tej pory nie wie jak to się stało, ale na 20 minut przed wejściem gości okazało się, że nie ma widelców. Dramat! Goście wychodzą i nie mogą sobie nałożyć jedzenia (a to nie były czasy finger foodów). Szybka akcja, Tomasz na sygnale jedzie do magazynu i w ciągu 20 minut mamy sztućce! Klient zupełnie nieświadomy naszego stresu jest zachwycony cateringiem.

Zabawna sytuacja miała miejsce w Teatrze Polskim podczas 90. urodzin Pani Ireny Kwiatkowskiej. Do krojenia tortów używaliśmy prawdziwej szabli, która tego dnia była również używana na innej imprezie. Musieliśmy więc szybko ją przetransportować do Teatru. Na uroczystości była obecna Pierwsza Dama, Pani Jolanta Kwaśniewska z ochroną BOR-u. Obsługa BOR-u widząc biegnącego człowieka z szablą prawie go obezwładniła.

Kolejna sytuacja w Zamku Ostrogskich w Warszawie. Wejście na rynek firmy Schiesser, koncert, krótka konferencja i cocktail. Agencja z Wrocławia stawiająca pierwsze kroki na warszawskim rynku. U nas spokojnie, wszystko pod kontrolą, ale wpadają koledzy z agencji i mówią, że tłumacz miał wypadek samochodowy i nie może dotrzeć na imprezę, która zaczyna się za godzinę. Mamy Niemców, którzy bynajmniej nie rozumieją polskiego i Polaków, którzy bez tłumacza nie dadzą rady. Podobna akcja, samochód na sygnale i tłumacz pojawia się na Tamce.

Następne ciekawe wydarzenie to wizyta Prezydenta Izraela, Szimona Peresa w Polsce (uroczysty koncert w Teatrze Wielkim), my mamy na głowie BOR, Mosad i wszystkie inne służby bezpieczeństwa. Loża rządowa, wszyscy nasi ludzie sprawdzeni i dopuszczeni do pracy. Ja w domu z dzieckiem i nagle po godzinie 23:00 telefon z Teatru, że trzeba natychmiast załatwić kwiaty dla dyrygenta, które miał wręczyć Prezydent. Szaleństwo, 15 lat temu prawie nie do ogarnięcia. Po wykonaniu serii telefonów z info, że natychmiast potrzebne są kwiaty dla prezydenta Izraela – udało się! Kwiaciarnia na Bemowie uwierzyła i zrobiła natychmiast ogromy kosz z kwiatami. Ratujemy klienta! Dostajemy specjalne podziękowania i wyrazy uznania.

Jeszcze jedna dramatyczna sytuacja, której doświadczyliśmy to otwarcie nowej siedziby naszego stałego klienta. Montaż w toku, wszystko idzie zupełnie bezproblemowo. Jedzenie mamy na miejscu, piece podłączone gotowe do pracy, kelnerzy po odprawie przebrani i gotowi do obsługi gości. Odpalamy piece… i przepięcie totalne! Koszmar! Wszystkie urządzenia grzewcze szlag trafił. Mamy zimne przekąski, ale dań gorących brak… Jak w złym śnie… to nie może się dziać naprawdę, mamy godzinę do przyjścia gości. Całe szczęście pomagają nam zaprzyjaźnieni restauratorzy i samochody jeżdżą wahadłowo z gorącym jedzeniem. Klient niczego nieświadomy, zachwala jedzenie i gratuluje.

No i kolejne wyzwanie. Ramówka jednej ze stacji telewizyjnych… telefon o 14:00 od zaprzyjaźnionej agencji, że natychmiast trzeba zorganizować salonik VIP w siedzibie klienta. Bufet z przekąskami, napoje, wino, dekoracje ze świeżych kwiatów, obsługa kelnerska, sprzęt.
Na wszystko mamy 2 godziny! Ekspres maksymalny, wszystkie ręce na pokład. Kucharze w pośpiechu przygotowują finger foody, dział techniczny kompletuje i wysyła sprzęt. Jedziemy po obrusy, na giełdę po kwiaty, ogarniamy kelnerów, zawozimy jedzenie. Uff… Daliśmy radę. Uśmiech i zadowolenie klienta bezcenne.

Przeżyliśmy również dramatyczne chwile. W styczniu 2007, kiedy mieliśmy już bardzo silną pozycję na rynku, dużą kuchnię cateringową i jeszcze większy w pełni wyposażony w profesjonalny sprzęt magazyn na Legii przy ul. Kozielskiej pojawił się pożar, który strawił wszystko co mieliśmy. Pożar gasiło 21 jednostek straży pożarnej, niczego nie udało się uratować. Z dymem poszło ponad 600 krzeseł, wszystkie stoły, grille, namioty, szatnie, stoły koktajlowe, wózki, dekoracje. Rozmiar szkód był ogromny. Jedyne co nam zostało to sprzęt na 350 osób, który był w tym dniu na realizacji w Domu Volvo przy ul. Puławskiej. Na całe szczęście nikt nie ucierpiał, ale to było najstraszniejsze doświadczenie w naszej historii. Dzięki pomocy wielu przyjaciół udało nam się podnieść i odbudować. Byliśmy zdeterminowani do jeszcze cięższej pracy. Naprawdę w krótkim czasie udało nam się odrodzić. Wybudowaliśmy własną, nowoczesną, świetnie zlokalizowaną siedzibę na warszawskim Okęciu. Jesteśmy zapraszani do organizacji największych i najbardziej prestiżowych wydarzeń w Polsce. To wszystko dzięki naszemu zaangażowaniu i wielkiej determinacji. Oczywiście nie byłoby tego sukcesu bez naszego wspaniałego zespołu, na którym można polegać i który nigdy nas nie zawiódł.