Rok 2018 napędza tempo zmian w branży eventowej

Bardzo duże tempo zmian i wiele nowych ustaw w tym roku przekłada się na ogólny poziom aktywności branży MICE, która intensywnie w tym roku bierze udział w szkoleniach. Nowe przepisy uregulują zasady działalności w branży. Jednak tylko najlepsi nadążą za nowinkami i nowościami.

W kwestii technologii eventowej dzieje się wiele. Można by po raz kolejny wymieniać nowe formy interaktywności technologii z człowiekiem: użycie mappingu 3D, czy okularów VR, jako formy prezentacji produktów jest już standardem.

Wiele w tym roku dzieje się również na polu ochrony danych osobowych, dzięki nowej ustawie o RODO. Przetasowania w działalności branży eventowej zapowiedziało też Ministerstwo Sportu i Turystyki – w 2018 r. wprowadzi ono aż trzy nowe ustawy, które mocno zmienią branżę eventową, jaką znaliśmy do tej pory.

Technologia wkracza do biur

Technologia jest jedną z sił rozwojowych branży eventowej. Dziś jednak chciałam podejść do tego inaczej, od tej drugiej strony, od tej strony zza biurka, czyli jak dobrze dobrana technologia może usprawnić pracę project managera i całego biura. Zacznijmy od podstaw. W mojej opinii wysokiej klasy laptop z dotykowym ekranem, precyzyjna mysz, najnowsze oryginalne oprogramowanie, wspólny serwer plików i kalendarz, to podstawa przygotowania dobrego projektu. Dobrej klasy sprzęt przekłada się na wydajność w pracy, a przecież wiemy, jak ważna w tej branży jest każda minuta.

W tym roku nasza agencja wprowadziła system do komunikacji z zewnętrznym biurem księgowym. Dzięki temu uzyskaliśmy płynny obieg dokumentów w firmie, bezpośrednio połączony z księgowością. Dzięki niemu wszyscy mamy dostęp do aktualnych wersji dokumentów, które są na bieżąco weryfikowane przez biuro.

Wdrażamy również nowy system do zarządzania projektami. Nasz autorski system, który idealnie wpisze się w naszą politykę, ale myślę, że też politykę wielu firm na rynku. System ten umożliwia bieżący podgląd na wszystkie trwające i potencjalne projekty oraz ich statusy, zautomatyzuje rozliczanie, ewidencjonowanie dodatków pracowniczych, kilometrówek aut firmowych i prywatnych. To tylko wierzchołek góry lodowej, tego, co zamierzamy wprowadzić jeszcze w tym roku.

Dzięki tym zmianom wyeliminujemy z codziennej pracy biura Excela i przesyłanie dokumentów. Przeniesiemy je do wspólnego środowiska online. Jest wiele rozwiązań na rynku, które można do tego zaadoptować, jednak robiąc bardzo rzetelny research mam wrażenie, że ilość niepotrzebnych rzeczy i funkcji w gotowych systemach mogłaby skutecznie zniechęcić project managera do jego używania, dlatego postawiliśmy na rozwiązanie szyte na miarę. Przecież nie chodzi o to, aby zajmować się systemem, tylko robić eventy. Dobry system ma pomóc i ułatwić życie wszystkim, aby bez względu na porę i miejsce umożliwić wykonywanie pracy biurową, bardziej efektywnie.

RODO zmienia przepisy o ochronie danych osobowych

Bezpieczeństwo danych osobowych jest głównym celem zmiany przepisów, do których w tym roku musi zaadaptować się cała Unia Europejska. 25 maja 2018 roku weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. o ochronie przetwarzania danych osobowych osób fizycznych dotyczące swobodnego przepływu takich danych. Rozporządzenie zwane po polsku RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych), a po angielsku GDPR (General Data Protection Regulation).

Cała Europa zmaga się ze skutkami nowej ustawy. Wszystkie portale społecznościowe, aplikacje, wszystkie firmy zmagają się z dostosowaniem się do wymagań nowego prawa, gdyż boją się kolosalnych kar.

Zauważmy, jak bardzo od 2008 roku zmienił się Internet. Dziesięć lat temu wchodząc na stronę internetową czekaliśmy aż strona się załaduje, a potem mogliśmy przeczytać treść. Dziś wchodząc na stronę, zanim przejdziemy do treści musimy zareagować na kilka różnych powiadomień: zamknąć okienko z RODO, zaakceptować cookies, zaakceptować powiadomienia lub nie, zapisać się do newslettera lub nie, zamknąć okno z prośbą o wyłączenie Adblocka i zgodzić się lub nie na ustalenie lokalizacji… a na samym końcu okazuje się, że żeby przeczytać cały artykuł musimy wykupić dostęp. Nowe przepisy o ochronie danych osobowych zobowiązały nas między innymi do tego, aby zaktualizować politykę prywatności oraz poinformować o tym, klientów i pracowników. Wymagały one uaktualnienia zgody na przetwarzanie danych według nowych zasad zgodnymi z RODO. Wdrożenie nowej polityki bezpieczeństwa jest żmudnym procesem, który jednak wierzę, pozwoli nam lepiej dbać o dane i skuteczniej chronić przed ich naruszeniami. Ze wdrożeniami dość dobrze radzą sobie hotele, mniej podwykonawcy i agencje eventowe. Wdrożenie RODO ponosi za sobą koszty, ale przede wszystkim czas, którego w branży eventowej i incentive zawsze brakuje.

Ministerstwo Sportu i Turystyki przetasowuje zasady działania branży eventowej

W 2018 roku czeka nas wdrożenie trzech nowych ustaw. Zapowiada się przygotowanie nowej ustawy o Polskiej Organizacji Turystycznej. Ministerstwo zapowiedziało też rozpoczęcie prac nad ustawą o usługach hotelarskich, pilotach i przewodnikach oraz o szlakach turystycznych.

Pierwsze zmiany weszły w życie 1 lipca i będą dotyczyć ustawy o imprezach turystycznych i powiązanych usługach turystycznych, prace, nad którą rozpoczęły się już w minionym roku. Ma ona na celu uregulowanie zasad organizacji wyjazdów krajowych i zagranicznych. Nowa ustawa zastąpi przepisy obowiązujące od 1997 roku. Na nowo definiuje ona pojęcie „usługa turystyczna”, określa też warunki oferowania, sprzedaży i realizacji imprez turystycznych czy powiązanych usług turystycznych w Polsce i za granicą oraz wyznacza ramy działania Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego.

Agencja eventowa zamawiająca usługę hotelarską i jakąś atrakcję jest zobligowana posiadać wpis do rejestru organizatorów turystyki. Już sam wpis na stronie internetowej o oferowaniu takich usług lub wyjazdów zagranicznych może wiązać się z kontrolą, karą pozbawienia wolności lub karą zawieszenie działalności. Wpis zaś wiąże się z obowiązkowymi ubezpieczeniami rocznymi i odprowadzaniem składek do Turystycznego Funduszu Gwarancyjnego. Składki będą bardziej zróżnicowane i wynosić będą od 1 000 do 15 000 złotych. Głównym celem zmian jest lepsza ochrona podróżnych i klientów sektora turystycznego.

Olga Krzemińska-Zasadzka i Piotr Zasadzki Agencja POWER
www.agencjapower.pl

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.