Jak zmieniały się imprezy integracyjne na przestrzeni lat? | PowerEvents

Czy faktycznie coś się zmieniło, czy jednak core jest ten sam, a tylko opakowanie inne? Jeżeli można byłoby określić to jednym słowem, to z pewnością byłoby to stwierdzenie, że są bardziej skomplikowane. Jednak na wstępie warto doprecyzować, że integracje mają głównie dwie formy. Pierwsza to impreza plenerowa przeznaczona dla pracowników i odbywa się w formie pikniku z udziałem rodzin lub nie. Drugi typ to integracje wyjazdowe tylko dla pracowników z różną formą aktywności.

Dywizje, zespoły i grupy projektowe – czyli pracuję z kimś, ale go nie widziałem
W czasach globalnych korporacji, jak i rozwoju techniki, bardzo często zdarza się, że zatrudnieni pracują w grupach zdalnie. Nie mają nigdy okazji poznać się osobiście. Coraz częściej implementujemy do tak dużych firm, aby dany projekt rozpoczynać od małej integracji dla całego zespołu. Firmy widzą sporą różnicę, w przepływie informacji, jak i jakości prac, właśnie po takim wspólnie spędzonym czasie. Nie zawsze jest to możliwe do zrealizowania, zwłaszcza kiedy team jest multikulturowy i są to osoby mieszkające w różnych częściach świata.

Ciekawą obserwacją podczas takich eventów jest fakt, że ich uczestnicy najwięcej czasu poświęcają na rozmowy i poznawanie się. W ciągu dnia przeprowadza się małą aktywną integrację, a na wieczorną część warto przygotować dużo kanap i siedzisk. Zdarzyły się takie imprezy, kiedy na dobrą sprawę nie był potrzebny DJ, ponieważ przez cały wieczór na parkiecie pojawiło się kilka osób. Podobnie ma się sytuacja w przypadku firm, które organizują spotkania swoich oddziałów. Po części konferencyjnej, jest czas wolny i nie ma specjalnych oczekiwań, co do wymyślnych integracji.

Hawaje, Prohibicja i Lata 20. – tematy odchodzą w niepamięć
Jeszcze kilka lat temu nie do pomyślenia była impreza integracyjna bez tematu przewodniego i scenografii. Było to swoiste „must be” każdego eventu. Jednak firmy z czasem zauważyły, że generalnie impreza jest podobna, a zmieniają się tylko stroje uczestników i konkursy. Oczywiście, spora część imprez nadal ma jakiś motyw przewodni, ale duże przedsiębiorstwa bardziej inwestują w atrakcje i coś, co zaskoczy uczestnika.
Pracownicy nie mają już przyjemności w przebieraniu się i zawieszaniu na szyi sztucznych kwiatków. Temat przewodni, jeżeli już się pojawia, bardziej determinuje miejsce, w którym odbywa się wydarzenie. Można zaobserwować, że firmy większy nacisk kładą na nietypowość miejsca niż otoczkę scenograficzną. Dawniej podstawą i wyznacznikiem prestiżu firmy, była organizacja imprezy w znanym hotelu, a dziś im (dosłownie) dziwniejsza lokalizacja tym lepiej. Jeżeli jeszcze możemy do tego dopisać jakąś historię z przeszłości – to mamy komplet.

Kiełbasa czy karczek – czyli idziemy na piknik
W przypadku dużych firm produkcyjnych, organizacja integracji, tym bardziej wyjazdowych, jest niemal niemożliwa. Jedyną formą jaka pozostaje są imprezy plenerowe, w dużej mierze na terenie firmy.

Są to najczęściej imprezy dla całych rodzin. Jednym elementem, który charakteryzuje większość eventów jest opcja zwiedzania fabryki czy zakładu, w którym rodzic pracuje. Co ciekawe, jest to bardzo popularna atrakcja, z której korzystają uczestnicy.

Pikniki na przestrzeni lat przeszły chyba największą metamorfozę. Mając w portfolio kilku klientów, z którymi współpracujemy od lat, widoczne są zmiany nie tylko w tzw. zawartości pikniku, jak i samym nastawieniu odbiorców. Kilka lat temu były to bardzo proste wydarzenia. Wystarczyło stoisko z piwem i jakieś grillowe dania. Do tego kilka dmuchańców i impreza była gotowa. Dziś zdarzają się nawet takie eventy, na których nie ma absolutnie żadnego alkoholu. Menu jest bardziej wysmakowane i jest o wiele więcej pozycji niegrillowych. Nie zapomina się również o wegetarianach itp. Niemal każda impreza ma swój temat przewodni. Klienci duży nacisk kładą na formę zabaw, konkursów i niemal na każdym wydarzeniu mają miejsce różnego rodzaju zawody sportowe dla pracowników. Fakt warty odnotowania to taki, że uczestnicy są po prostu bardziej uśmiechnięci i mają sporo satysfakcji ze wspólnie spędzonego czasu. Dawniej podstawą udziału w plenerze, było znalezienie dobrego miejsca przy ławostole lub hali i konsumpcja.

Artyści, gwiazdy i celebryci – „must not be”
Poziom i jakość eventu dawniej zależały od zaproszonego artysty w roli gwiazdy. Każda gala czy plener, musiała mieć punkt kulminacyjny, czyli występ kabaretu lub koncert. Im artysta bardziej rozpoznawalny, tym potencjał wydarzenia rósł. Eventy w pewnym momencie zalała fala celebrytów z popularnych talent show. Zdarzały się sytuacje, że wykonawca pojawił się w programie, a w kolejnym tygodniu skrzynki agencji eventowych były bombardowane ofertami od nich.

Dzisiaj ewidentnie widać tendencję spadkową w udziale rozpoznawalnych osób na eventach, bez względu na charakter imprezy. Z pewnością na ten fakt ma wpływ wysokie wynagrodzenie za występ, jak i często zbyt gwiazdorskie oczekiwania. Artyści głównie młodego pokolenia, często mylą swoje miejsce w eventowej machinie. Oczekiwali, że event dostosuje się do ich występów, a nie odwrotnie. Co za tym idzie, eventowcy zaczęli odradzać takie rozwiązania i szukać innych zastępczych pomysłów.

Do gry od pewnego czasu weszli różnego rodzaju celebryci, znani z tego, że są znani. Zaprasza się ich głównie w roli promotora wydarzenia w różnych kanałach social mediów. Zwłaszcza dla młodych osób większą atrakcją jest zdjęcie ze znanym youtuberem niż gwiazdą muzyki. Stawki wynagrodzenia, jakie oczekują za swoje pojawienie się lub promocję, są często astronomiczne i mogą się równać z gażą za koncert topowego zespołu wraz z riderem technicznym. Jednak, skoro jest popyt to musi też być adekwatna podaż.

Żeby życie miało smaczek…
Fundusze socjalne co roku powinny być wykorzystane na szeroko rozumianą rozrywkę dla pracowników firm. W wielu przypadkach osoby odpowiedzialne za ten dział w firmie, traktowały organizację imprezy jako dodatkowy obowiązek. Chciały mieć problem jak najszybciej z głowy i zlecały zewnętrznie organizację wydarzenia tej samej agencji eventowej. Przez co składowe, jak i jakość imprez, często nie była powalająca, a co najważniejsze, była bardzo podobna do siebie. Co za tym idzie frekwencja mocno spadała.

Prawdą jest, że najbardziej kreatywny event manager nie stworzy co roku unikalnego projektu, w którym nie powieli kilku elementów. Najgorzej wygląda to w przypadku imprez piknikowych. Po prostu eurobungee musi być na każdym wydarzeniu. Żeby nie znudzić odbiorców, firmy zaczęły stosować zabieg w postaci organizacji imprez przemiennie. W jednym roku jest plener, a w kolejnym impreza zamknięta. W innych przypadkach kumuluje się budżety np. z dwóch lat. Oba rozwiązania sprawdziły się doskonale. Drugie pozwala na lepszy i bardziej bogaty dobór atrakcji.

Pozytywnie, z uśmiechem i do przodu
Na przestrzeni lat z pewnością zmieniły się w pierwszej kolejności oferowane atrakcje. Głównie zastosowanie nowych technologii jest mocno eksploatowane podczas eventów. Aplikacje zamiast standardowych wydruków, fotobudki 360 stopni – to tylko mały wycinek tego, co jeszcze kilka lat temu nikomu pracującemu w branży eventowej nawet się nie śniło.

Najważniejsza, zauważalna zmiana to jednak uczestnicy i ich podejście do imprezy. Bez względu na typ wydarzenia są bardziej otwarci, zrelaksowani. Widać wyraźną satysfakcję z przebywania w gronie współpracowników. Jeszcze nie tak dawno, bardzo często wiele osób traktowało event jako okazję do skorzystania bez limitu z alkoholu i tzw. odjazdu w nieznane. Dziś można powiedzieć z lekkim przymrużeniem oka, że barmani nie mają co robić przy swoich stanowiskach pracy. Dobrze przemyślane i zaplanowane eventy dają niemal 100% frekwencję, o czym nie było mowy w dawnych czasach.

Jako eventowcy śmiało stwierdzamy, że obecnie możemy rozwijać skrzydła naszej kreacji. Praca wreszcie nie polega tylko na obdzwonieniu i poskładaniu w całość kilkunastu podwykonawców. Dziś z pewnością każda oferta wymaga od nas więcej pracy, klienci bardzo mocno wchodzą w detale i nie jest im obojętny najdrobniejszy szczegół. Co za tym idzie, jakość już na etapie oferty musi być odpowiednia i dostosowana również do profilu odbiorcy. Proste rozwiązania już nie dają żadnej gwarancji wygrania przetargu. Tylko doświadczenie zebrane przez lata obserwacji, dynamiki zmian w eventach, daje dużą szansę na finalny sukces.

Paweł Haberka, PowerEvents

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze magazynu OOH event!

Wersja online: CZYTAJ TUTAJ.