Event MIX W grupie siła, czyli projekt eventowy na medal!

W grupie siła, czyli projekt eventowy na medal!

0
Fot. Gala Biznesu Oriflame organizowana przez Plej od pięciu lat. Ubiegłoroczne wydarzenie odbyło się pod hasłem Symfonia sukcesu.
Fot. Gala Biznesu Oriflame organizowana przez Plej od pięciu lat. Ubiegłoroczne wydarzenie odbyło się pod hasłem Symfonia sukcesu.

Przygotowanie eventu jest złożoną sprawą. Na finalny sukces wydarzenia składa się praca sztabu ludzi, ich zaangażowanie i profesjonalizm. Powinny być to osoby znające metody zarządzania projektem oraz dokumenty i procedury eventowe, a także potrafiące trafnie odczytać różnorodne potrzeby klienta.

Zarządzanie projektem eventowym
Odpowiedni dobór event managerów zaangażowanych w organizację wydarzenia to kluczowa sprawa dla powodzenia całego przedsięwzięcia.
– Dobrze przygotowany event jest zrealizowany przez sprawny zespół wykonawców, w którym każdy rozumie swoją rolę. Skuteczne zarządzanie rozpoczyna się od doboru realizatorów. Muszą mieć doświadczenie, rozumieć sytuację, znać priorytety klienta. Menadżer projektu opracowuje przejrzysty zakres odpowiedzialności poszczególnych osób. Rozdziela zadania, rozpisuje terminarz ich realizacji i przygotowuje warianty B. Ważnym elementem zarządzania jest wypracowanie sprawnych kanałów komunikacji wewnątrz grupy i zespołowej ewaluacji na każdym etapie – podkreśla Grzegorz Kieniksman z agencji Rebelia Media.

Należy wziąć pod uwagę skalę wydarzenia. Ma to dalszy wpływ na liczbę managerów, którzy powinni odpowiadać za projekt. – Oczywiście powinien być zawsze jeden główny project manager, mający kompletną wiedzę o całości. Innym ważnym elementem jest czas jaki pozostał do przysłowiowej godziny zero. Tu mając odpowiednie doświadczenie, można podjąć decyzję czy jest to wykonalne czy nie. Dotyczy to tzw. pożarów i wydarzeń mających krótki czas do realizacji. Żadna profesjonalna agencja nie podejmie się organizacji dużej gali w 2-3 tygodnie. Projekt zawsze warto podzielić na elementy, które wymagają czasu na przygotowanie i od nich powinno się zacząć. Oczywiście ważne są takie elementy jak lokalizacja, artyści itp. – dodaje Paweł Haberka, CEO PowerEvents.

Z eventowym „dream teamem” łatwiej jest wdrażać rozwiązania, sprawiające, że praca nad projektem jest bardziej efektywna. – Obecnie, w naszej agencji, wdrażamy program, który połączy wszystkie działania realizowane w ramach zarządzania projektami eventowymi, zarówno na poziomie konkretnego wydarzenia, jak i globalnie w całej firmie. Dzięki takim programom możemy koordynować realizację poszczególnych eventów; od wpłynięcia zapytania, poprzez przygotowanie oferty, kosztorysu, podpisanie umowy, stworzenie check-listy, aż do rozliczenia i wystawienia faktur. Wszystkie dane znajdują się w chmurze, z którą możemy połączyć się z dowolnego miejsca na świecie. Z poziomu osoby zarządzającej organizacją, widzę, jak wiele cennego czasu zaoszczędzimy, dzięki usystematyzowaniu i uproszczeniu procesu zarządzania projektami. To z pewnością przełoży się na wszystkie działania, które podejmujemy w ramach realizacji wydarzeń – wyjaśnia Olga Krzemińska-Zasadzka, Managing Director agencji POWER.

Fot. Agencja POWER.
Fot. Agencja POWER.

Sprawna komunikacja z klientem – jak „Go” wyczuć?
Wypracowanie modelu komunikacji z klientem ułatwia ustalenie celów projektów. Kluczem do sukcesu w relacjach z klientem, poza zwyczajną międzyludzką „chemią”, są przede wszystkim dwa aspekty: znajomość marki klienta oraz profesjonalizm i eksperckość agencji. – Wiedza na temat marki klienta, w tym także jej otoczenia rynkowego i tego, co w obszarze eventów robi jego konkurencja, to absolutna podstawa, bez której profesjonalni eventowcy nie rozpoczynają nawet rozmów z kontrahentem. Kontakt zaczynamy od solidnego researchu dotyczącego branży i marki klienta oraz tego, jakie elementy event marketingu wykorzystuje zarówno on, jak i jego konkurenci w kraju i za granicą. Na tym opieramy swoją wiarygodność i profesjonalizm. Komunikacja na linii agencja-klient powinna być dwustronna, partnerska i oparta na wzajemnym zaufaniu. Oznacza to, że nie upieramy się za wszelką cenę na wdrażanie naszych propozycji, ale też nie potakujemy ślepo klientowi, kiedy widzimy potencjalne zagrożenia, nawet jeśli wymaga to od nas asertywności. Kiedy klient mówi nam, że nie jest przekonany do naszej rekomendacji, ale jest gotów ją zrealizować, ponieważ nam ufa – to najlepszy miernik naszego profesjonalizmu. A kiedy po takiej realizacji dziękuje nam, że przekonaliśmy go do propozycji, w którą początkowo nie wierzył, to największa satysfakcja i wskaźnik już naprawdę dobrej relacji – wyjaśnia Anna Ufnal, event production director w agencji Plej.

Otwartość na potrzeby klienta to również podążanie za jego potrzebami. Jedynym sposobem na ich poznanie jest kontakt, dzięki któremu skorygujemy nasze działanie zgodnie z jego sugestiami. – W komunikacji z klientem kluczową rzeczą jest rozmawianie, omawianie i domawianie. Uważne słuchanie prowadzi do rozumienia intencji, a to jest podstawą dalszej pracy nad koncepcją i organizacją wydarzenia. Dlaczego robimy ten event – to jest podstawowe zagadnienie. Od tego wychodzą wszystkie pozostałe pytania. Wyczucie klienta to przede wszystkim wyczucie jego intencji i potrzeb. Zamawiający zawsze wie, dlaczego urządza wydarzenie i co jest celem eventu. A dobry eventowiec wie, co zrobić, by ten cel osiągnąć – dopowiada Grzegorz Kieniksman.

Kompleksowość eventu i koncepcja kreatywna
Obecnie obserwujemy tendencję kompleksowej obsługi wydarzenia, począwszy od jego komunikacji, poprzez koncepcję, realizację na wszystkich poziomach, a skończywszy na profesjonalnej dokumentacji z pomysłem na jej upowszechnienie. Tym wyzwaniom muszą stawić czoła agencje eventowe. – Rolą agencji we współpracy z klientem jest jak największe odciążenie klienta w zakresie prac związanych z planowaniem, logistyką i realizacją wydarzenia. W zakres tych działań wchodzi stworzenie koncepcji kreatywnej, projektów, harmonogramów i założeń, a także produkcja. Naszym zadaniem jest dbanie o bezpieczeństwo, jakość wydarzenia, a także profesjonalizm podwykonawców, z którymi współpracujemy. Zadania, które spoczywają po stronie klienta, to przygotowanie briefu, podpisanie umowy, stworzenie listy gości, wysłanie materiałów marketingowych, a także podejmowanie kluczowych decyzji, zarówno przed, jak i w trakcie eventu. Zdarza się, że klient sam zajmuje się rezerwowaniem hotelu dla swoich gości, z naszej perspektywy, nie jest to najbardziej efektywne rozwiązanie, dużo lepiej jeśli całość kwestii organizacyjnych spoczywa na agencji, wtedy mamy większe możliwości organizacyjne i negocjacyjne – podkreśla Olga Krzemińska-Zasadzka.

Bez dobrej koncepcji kreatywnej, nie ma szans na stworzenie ciekawego eventu. Tutaj scenariusz jest ciągle królem! Jest warunkiem wygrania przetargu, konkursu ofert, czy choćby zwykłej prezentacji u klienta. Nie chodzi jednak o to, by agencje traciły czas na przygotowanie dziesiątków ofert, które finalnie nie zostaną przejrzane przez klienta, bo zwyczajnie zabraknie mu na to czasu. W celu uniknięcia poczucia straconego czasu i środków, podpisano „Dobry przetarg” porozumienie klientów z agencjami, regulujące dobre praktyki w tym zakresie (www.dobryprzetarg.com.pl). – Ustalono, że na pierwszym etapie do przetargu zapraszanych jest maksymalnie 5 agencji. Na tym etapie nie tworzymy koncepcji kreatywnej, nie generujemy kosztów. Dopiero, kiedy w przetargu pozostaje do trzech agencji, pogłębiamy naszą ofertę i dodajemy koncepcję kreatywną. Scenariusz jest niezwykle ważny, zachęcamy jednak klientów, do zadania sobie pytań: „czego potrzebuje nasza organizacja?”, „co jest dla nas ważne?” „jakie mamy potrzeby?”. Dzięki temu łatwiej jest nam sprostać oczekiwaniom i wykreować coś specjalnego – akcentuje przedstawicielka agencji POWER.

Fot. PowerEvents.
Fot. PowerEvents.

Sposób na udaną współpracę z podwykonawcami
Jeśli już został wybrany scenariusz, z nieodzownym elementem zaskoczenia, czyli tak pożądanym efektem „WOW”, kolejnym punktem jest wyszukanie podwykonawców na odpowiednim poziomie. – Każda agencja istniejąca na rynku kilka lat, ma już wypracowaną swoją własną bazę podwykonawców, z którymi współpracuje. Inną oznaką gwarantującą udaną współpracę są jasno sprecyzowane oczekiwania i płatności za usługę – zawsze w terminie. Najważniejsze to zbudować relację, opierającą się na poczuciu, że jesteśmy po tej samej stronie barykady. Od naszej współpracy i szacunku, zależy jak przebiegną prace i samo wydarzenie – podkreśla Paweł Haberka. Jak zauważa Grzegorz Kieniksman, udana współpraca z podwykonawcami to niematerialny kapitał firmy eventowej. – Wypracowana przez wiele lat wspólnych działań, chwile dramatów, nieoczekiwanych zwrotów akcji, przysłowiowych worków soli razem zjedzonych. To kapitał oparty na wiedzy, komu można ufać, kto dźwignie z nami ciężar zbyt późno wystosowanego zamówienia czy nieoczekiwanej zmiany zapotrzebowania klienta. Wiemy, że na takich podwykonawcach nie warto oszczędzać, bo usługa na wysokim poziomie zasługuje na dobrą gratyfikację – podsumowuje przedstawiciel Rebelia Media.

Jak skutecznie mierzyć efektywność eventu?
Jeszcze do niedawna, poza frekwencją na wydarzeniu, nie stosowano narzędzi pozwalających na bardziej szczegółowe analizy. Obecnie pojawiają się coraz to nowsze możliwości, których dostarczają social media. – Wzmianki o evencie, zainteresowanie wydarzeniem na FB, liczba wejść na profil czy stronę marki, liczba wyświetleń filmu promującego event na YT czy jakość komentarzy dotyczących eventu – to tylko niektóre ze świetnych i, co najważniejsze, bezpłatnych narzędzi pomiaru efektywności. W przypadku wydarzeń, na których swoje strefy czy stanowiska ma wiele marek, takich jak targi czy festiwale, organizatorzy często prowadzą przekrojowe badania porównawcze, jakie marki i atrakcje zapadły w pamięć uczestnikom – z nich także chętnie korzystamy. W naszym rozumieniu event to narzędzie realizacji celów biznesowych firmy, dlatego skuteczne mierzenie efektywności eventu jest ściśle uzależnione od tego, jaki jest jego cel i charakter oczekiwania klienta. Precyzyjne określenie, czego zleceniodawca oczekuje po evencie i jakie są jego KPI (od red. Kluczowe Wskaźniki Efektywności), to podstawa nie tylko udanego eventu, ale także dobrej relacji z klientem – mówi Anna Ufnal.

Jak zaznacza Grzegorz Kieniksman, sprawna firma eventowa posiada wypracowane już wcześniej wewnętrzne formuły ewaluacji wydarzeń. – Opierają się one na stałym audycie każdego projektu, pozwalającym ocenić, czy działania i ich rezultaty są zgodne z przyjętymi przez agencję standardami. Po każdej realizacji zespół analizuje przebieg wydarzenia, zwracając szczególną uwagę na wpadki. Zewnętrzny pomiar efektywności eventu opiera się na ocenie zamawiającego. Satysfakcja klienta, przyjęta bez zastrzeżeń faktura i kolejne zgłoszenie się po ofertę – oto najprostsze mierniki efektywności eventu.

Fot. PowerEvents.
Fot. PowerEvents.

Budżetowa sinusoida
Trudno generalnie o jednoznaczną odpowiedź na pytanie – czy budżety firm na eventy rosną albo spadają? To zależy od firmy, jej możliwości finansowych i aktualnych potrzeb w tym zakresie. Olga Krzemińska-Zasadzka nie zauważa ogólnej tendencji rynku w żadnym kierunku. – Obserwuję, że firmy weryfikują swoje założenia, jeśli chodzi o organizacje wydarzeń, ale niekoniecznie w kontekście budżetu, np. do tej pory firma organizowała jedno duże spotkanie pracowników, a teraz planuje przygotować kilka mniejszych lub odwrotnie teraz przygotowujemy jedno centralne wydarzenie, ponieważ firma weszła w etap, kiedy jest to kluczowe dla jej strategii i rozwoju. Obecnie budżety na eventy są łączone, przesuwane lub dzielone, w zależności od grupy docelowej: pracownicy lub klienci. Rynek spotkań ewoluuje, zmienia się zapotrzebowanie i specyfika wydarzeń, które organizujemy. Cieszy to, że klienci dostrzegają jak ważne są eventy i wyjazdy motywacyjne. Rozwija się również obszary event marketingu i marketingu doświadczeń. Klienci są coraz bardziej świadomi swoich potrzeb i możliwości, a co za tym idzie rozsądniej zarządzają budżetami przeznaczonymi na te obszary – reasumuje przedstawicielka agencji POWER. Zdaniem Pawła Haberki, w najbliższych latach budżety na imprezy firmowe będą rosnąć. – Został wreszcie dostrzeżony potencjał w eventach. O ile firmy nie szczędziły środków na wszelkie eventy promocyjne i reklamowe, to na wydarzenia dla pracowników bywało różnie. Od niedawna, zdarzają się rozmowy, gdzie klient nie rozmawia o budżecie tylko o pomyśle i kreacji. Są to jeszcze pojedyncze sytuacje, mające miejsce w dużych firmach, ale są z pewnością oznaką idących zmian – komentuje CEO agencji PowerEvents.

Produkcja eventu to przede wszystkim doświadczenie i rutyna, ale nie może zabraknąć elementu twórczego wyzwania, czyli kreatywności. Bardzo ważna jest prosta i konkretna komunikacja z klientem oraz podwykonawcami, a także ustalenie dokładnych założeń, zasad współdziałania, a także szczegółowych terminów. Wtedy cały proces planowania, organizacji i zarządzania projektem eventowym – przebiegnie sprawnie. W trakcie samego wydarzenia trzeba wziąć pod uwagę niezaplanowane zmiany czy trudności, ale to już specyfika branży i „chleb powszedni” eventowców, traktowany przez nich jako nieuchronna część składowa przemysłu spotkań.
Jaga Kolawa

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze magazynu OOH event!

Wersja online: CZYTAJ TUTAJ.