Eventy online – tymczasowy substytut czy trwała zmiana?

W marcu ubiegłego roku niemal z dnia na dzień wprowadzono obostrzenia państwowe, jak i korporacyjne, które zamroziły branżę eventową. Aby nie stracić kontaktu z pracownikami, nie odwoływać wszystkich zaplanowanych wydarzeń, a co najważniejsze, aby przetrwać, organizatorzy przenieśli swoje działania do przestrzeni wirtualnej. Czy po niemal dziewięciu miesiącach organizacji imprez online możemy powiedzieć, że pozostaną z nami na stałe czy może stanowią tymczasowy substytut eventów w realu?

W grudniu pojawiło się opracowanie „10 eventowych trendów na 2021 rok” przygotowane przez Juliusa Solarisa, twórcy platformy internetowej dla organizatorów wydarzeń Event MB. Czołowe miejsce w zestawieniu zajęła organizacja eventów online, gdyż jak podkreśla autor, jeżeli plannerzy imprez chcą zorganizować bezpieczną wersję swojego wydarzenia, jedyną opcją jest impreza online. W podobnym tonie wypowiadają się polscy organizatorzy.

– Wydarzenia online wydają się idealnym rozwiązaniem, są bezpiecznie, unikamy kontaktów, docieramy do oka i ucha potencjalnego widza. Obecnie cieszą się dużą popularnością. Ze względu na coraz większą liczbę zamówień rozbudowujemy nasze studio – mówi Filip Hamerla, CEO Eventroom.

Na polskim rynku, niemal od momentu wprowadzenia obostrzeń obserwujemy rozwój digital eventów, dzięki którym pracodawcy starają się przekazać treści, które zwykle przekazywali podczas wydarzeń firmowych. Branża szybko dostosowała się do tych zmian – powstały platformy i studia do realizacji eventów online, rośnie również świadomość klientów i uczestników tych aktywności, ale co najważniejsze, większe doświadczenie nabywają organizatorzy wydarzeń, którzy czerpią przyjemność z kreowania wirtualnej eventowej rzeczywistości.

– Najfajniejsza jest kreacja eventu na nowo, wymyślenie nowego zastosowania narzędzi, które doskonale znamy, czyli jak zbudować strukturę eventu, która będzie ciekawa dla odbiorcy, jak utrzymać jego uwagę. To się wszystko bardzo dynamicznie rozwija na poziomie technologii, studiów nagrań, aplikacji. Eventy offline działają zazwyczaj według pewnych schematów, a tu ciągle wymyśla się to na nowo. Dla twórców eventów to jest całkiem ciekawa przygoda – mówi Przemek Witkowski, event development director Plej.

Mimo coraz większego doświadczenia, firmy techniczne cały czas zmagają się z pewnymi trudnościami. – Nie zawsze jest idealnie – bardzo dużo zależy od platformy/serwera, na której prowadzona jest transmisja, częstym problemem jest również jakość sieci osób, z którymi się łączymy, a które są poza studiem. Jakość ich połączenia powoduje problemy z wizją i głosem – relacjonuje Filip Hamerla. – Próby wykonywane wcześniej niestety nie zapewniają pełnego bezpieczeństwa, gdyż serwery najbardziej obciążone są w ciągu dnia, kiedy jest najwięcej transmisji, szkoleń itp. Często także występują opóźnienia w tłumaczeniach, dlatego sugerujemy obecność tłumacza w studiu, co pozwala ten problem wyeliminować – dodaje.

Planując wydarzenie online, organizatorzy muszą zmierzyć się również z pozyskaniem i utrzymaniem uwagi uczestników.
– Największym wyzwaniem jest atencja, czyli jak przykuć i utrzymać uwagę odbiorców, jak wzbudzić ich zainteresowanie i zaangażowanie, kiedy wszyscy są w swoich bardzo różnych przestrzeniach i mogą robić w tym czasie sto innych rzeczy – dodaje Przemek Witkowski.

Największą siłą eventów offline były emocje oraz ich wspólne przeżywanie. Te elementy ostatecznie sprawiały, że uczestnicy na długie lata zapamiętywali wydarzenia. Niestety w przypadku realizacji online nie doświadczamy takich samych uczuć.
– Tradycyjne wydarzenia to emocje, interakcje i relacje. Ludziom w tych dziwnych czasach brakuje realnego kontaktu, networkingu, zwykłej rozmowy, a tego, co dzieje się z nami w kontakcie w offlinie, nie zastąpią nawet najlepsze atrakcje – podkreśla Przemek Witkowski z agencji Plej.

Podobnego zdania jest Filip Hamerla z Eventroom.
– Mimo najlepszych założeń wydarzenia online nie dadzą nam poczucia pełnego w nich uczestnictwa. Jest ono ograniczone do obrazu na monitorze, brakuje prawdziwej interakcji, a także doznań pozostałych zmysłów – mówi.

Wydarzenia online pozbawione są realnego współprzeżywania emocji związanych z eventem. We wspomnianym na początku artykułu opracowaniu „10 eventowych trendów na 2021 rok”, eventom online poświęca się sporo uwagi, jednak na pierwszym miejscu znalazły się wydarzenia organizowane w realu. Online daje klientom możliwość utrzymania kontaktu z pracownikami, a organizatorom szansę na przetrwanie, jednak nigdy nie zastąpi relacji i wydarzeń na żywo.

Aurelia Ścibisz