Zmiany w branży eventowej na przestrzeni ostatnich lat | Marek Pawlak, endorfina event

Branża eventowa uległa w ostatnich latach licznym zmianom, spowodowanym wpływami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Stwierdzenie, że 2022 był „przełomowy” byłoby dużym niedopowiedzeniem. Gospodarka zaczęła ruszać, co widać było po zapytaniach z rynku na przełomie 2021/22. Po doświadczeniach i wyzwaniach pandemicznych większość agencji otrzepała kurz, ustrukturyzowała wypracowane metodyki i nowe rozwiązania. Jakich rozwiązań potrzebował rynek po gwałtownym starcie? Jakie pojawiły się trendy?

Plany backupowe w razie ponownych ograniczeń stały się standardem. Pojawiło się nowe podejście, gdzie celem było określenie możliwości budżetowych vs. kreatywnych w kontekście zmian cen, wynagrodzeń i podatków względem lat przed epidemią.

Inflacja przyłożyła się do nowego sposobu rozmów z klientami na temat budżetów – a co za tym idzie, rozwiązań ograniczających bezwładność zmian kosztów. Współpraca i zrozumienie między klientami, agencją i dostawcami w tym roku okazały się kluczowe. Szczególnie w marcu, gdy widmem odłożyła się wojna, która zmieniła priorytety i spowodowała ponownie chwilowe zawieszenie działań i spotkania kryzysowe.

Tak samo podejście partnerskie. Wypracowując plan działania wspólnie z Klientami, proponując im rozwiązania, które nie pogrzebią wizerunku marki w trudnym czasie, ale pozwolą dalej realizować najważniejsze założenia, jakie miały odbyć się podczas wydarzeń.

Klienci zwiększyli swoją otwartość na doświadczenie agencji i pracy warsztatowej podczas przygotowywania niestandardowych wydarzeń. Taka praca owocuje głębokim poznaniem marki przez agencję, wyczuciem silnych punktów, korporacyjnych KPI przełożonych na przeżycia i emocje, a przede wszystkim dużym zaufaniem klienta. Wszystkie te składowe relacji widać później na udanym evencie.

Trend ten w ubiegłym roku przyniósł nam wiele ciekawych i złożonych realizacji, takich jak wejście na rynek CEE platformy streamingowej, którą oprawialiśmy wydarzeniami przez cały sezon letni.

W 2022 zauważalny był również powrót do wydarzeń na dużą skalę, co bardzo cieszy. Mamy za sobą jubileusz 30-lecia McDonald’s w Polsce. Gala Ekstraklasy po raz kolejny zgromadziła przed telewizorami fanów piłki nożnej, i setki zaproszonych gości w studio.

Dużo endorfin przyniósł również sezon festiwalowy, który otworzył się w pełnej krasie na festiwalowiczów, na ekspozycję marek i pokazał w szerokim ujęciu obecne trendy w podejściu do doświadczania przez konsumenta.

Zielone eventy. Świadomość ekologiczna firm w kontekście eventów została uwidoczniona. Jako endorfina współorganizowaliśmy pierwsze w Polsce zeroemisyjne wydarzenie – Perspektywy Women in Tech Summit. Przymiarki do tego wydarzenia pochłonęły tygodnie, a wypracowanie rozwiązań niskoemisyjnych i sposobów rekompensaty śladu węglowego musiały zostać poddane wielu rekalkulacjom – by zwrócić naturze, co pożyczone.

Mówiąc o imprezach masowych nie sposób nie wspomnieć o wyzwaniu organizacyjnym (i wizerunkowym), którym była sytuacja kryzysowa podczas Festiwalu Opener 2022. Warunki pogodowe podczas wydarzeń plenerowych muszą być zawsze brane pod uwagę z uwagi na bezpieczeństwo uczestników. Jednak przy szacowaniu ryzyka, na koniec dnia, to jednostka podejmuje decyzję o wprowadzeniu (lub nie) procedur ewakuacyjnych. Taka decyzja zawsze niesie konsekwencje w postaci oceny publicznej, jednak podczas Opener’a bezpieczeństwo festiwalowiczów zostało postawione wyżej na szali, co odbiło się głośną dyskusją na forum eventowym. Niezależnie od opinii, ocen oraz wyzwania wizerunkowego post factum, uważam, że sam fakt zaistnienia takiej sytuacji, a w rezultacie dyskusji, to duży sukces branży oraz organizatorów. Mam nadzieję, że dzięki tej wyjątkowej okoliczności lekcje zostały odrobione i w przyszłości organizatorzy tym bardziej będą pamiętali o wariantach postępowania w przypadku zagrożeń.

Koniec roku, okres oczekiwany przez kibiców na całym świecie – Mundial. Pod względem organizacyjnym był on przełomowym wydarzeniem. Zorganizowany inną niż zazwyczaj porą roku, pogodzenie terminarzy Mistrzostw z dotychczasowymi kalendarzami rozgrywek i zgrupowań drużyn w ligach światowych.

Ogromne wydarzenie, w które godziny pracy włożyło wiele firm ze względu na różne (nie do końca jasne) historie związane z wydarzeniem i prawami człowieka oraz źródłami finansowania sprawiły, że event odbił się złym echem i pogłębił kryzys wizerunkowy FIFA.  Wydarzenie, które miało być przede wszystkim piłkarskim świętem, stało się punktem zapalnym do wyciągania nieczystości. Event, wokół którego kręcił się niemal cały świat marketingu i marek odbył się w całości i bez zakłóceń, niemniej organizator dostał żółtą kartkę na arenie międzynarodowej.

Jaki będzie 2023? Obfitujący w kolejne odsłony wyzwań. Słowem królującym przy konferencyjnych stołach będzie recesja. Ceny materiałów, wojna, inflacja – wpłynęły na dostępność produktów i poddały próbie łańcuchy dostaw. 2022 pokazał, że doświadczenia pandemiczne mocno uszczupliły kadry wykwalifikowanych specjalistów w branży, co przekłada się na podnoszenie stawek i niedostępność zasobów ludzkich. Branża eventowa będzie zmagała się z pogodzeniem tych wszystkich aspektów, by jednocześnie przedstawiać rozwiązania, które sprostają oczekiwaniom wyśrubowanych budżetów.

Nadzieję budzą relacje, zaufanie i podejście partnerskie wypracowane w poprzednim roku z klientami, którzy z otwartą głową podchodzą do współpracy – w efekcie optymalizując wstępne briefy lub pracując warsztatowo nad kształtem eventu.

Pozytywnym aspektem będzie większy nacisk na ekologię i przekładanie filozofii zero-waste na eventy. Idąc naprzeciwko wyzwaniom w kosztach i dostępności materiałów, zapewne okaże się, że będą postępowały tendencje do wynajmu, wielokrotnym używaniu elementów (przede wszystkim scenograficznych) a w miarę możliwości – także rezygnacja z takich dodatków.

Większa świadomość również przełoży się na rozsądniejsze planowanie logistyki, pójście krok dalej w kwestii niewykorzystanej żywności.

Materiały o podobnej treści można przeczytać TUTAJ.