Wdrożenie KSeF w przedsiębiorstwie: kluczowe etapy i obowiązki

Jak skutecznie przygotować się na obowiązek KSeF, dotrzymując terminów?  Kluczowe terminy, etapy i wskazówki związane z tym procesem oraz jego optymalizacją w artykule poniżej.

tam

KSeF: Co to jest i dla kogo?

KSeF (Krajowy System e-Fakturowania) to rządowa platforma przeznaczona do wystawiania, odbierania i przechowywania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych (u-faktur). Jej docelowymi użytkownikami są wszyscy przedsiębiorcy, których działalność została zarejestrowana w Polsce. Obecnie korzystanie z KSeF jest jeszcze dla nich obligatoryjne, jednak już w 2024 roku stanie się obowiązkiem.

Terminy i etapy implementacji KSeF

Z KSeF można dobrowolnie korzystać od 1 stycznia 2022 roku.  Obowiązek KSeF dotyczy ponadto osób posiadających NIP i figurujących jako podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS. Aby korzystać z KSeF, należy się najpierw uwierzytelnić w systemie.

Wdrożenie KSeF w firmie krok po kroku

Wstępnie można je podzielić na 2 etapy: przygotowawczy oraz implementacyjny.

Pierwszy związany jest z m.in. analizą potrzeb, procesów i procedur oraz planowaniem poszczególnych działań wdrożenia (weryfikacja wyzwań, wyznaczenie celów, osób, terminów, kosztów itd.). Drugi etap dotyczy kwestii technologicznych, np. możliwości zintegrowania firmowych systemów z KSeF, ewentualnej wymiany oprogramowania, szkoleń, testów oraz optymalizacji procesów biznesowych.

Przykładową aplikację KSeF w przedsiębiorstwie, począwszy od etapu planowania, aż do pełnego wdrożenia, można podzielić na 7 kroków:

1. Weryfikacja potrzeb i wyzwań.
2. Wyznaczenie celów.
3. Identyfikacja obecnych możliwości integracyjnych firmowej infrastruktury IT z KSeF.
4. Wyznaczenie zespołu odpowiedzialnego za wdrożenie.
5. Integracja systemu e-fakturowania z KSeF – obecnego lub nowo zakupionego.
6. Szkolenie personelu w zakresie obsługi, nowych przepisów oraz zmian procesowo-proceduralnych w firmie w związku z wdrożeniem.
7. Testy i optymalizacja procesów e-fakturowania.

Poszczególne kroki można oczywiście podzielić na wiele mniejszych etapów, a ich liczba zależy od wielu czynników, takich jak m.in. obecnie obowiązujące procedury w zakresie fakturowania (np. tradycyjny obieg dokumentów), możliwości technologiczne, kompetencje interesariuszy czy wielkość i skala przedsiębiorstwa. Na co warto zwrócić uwagę, niezależnie od tego, jakim biznesem się zarządza?

Wskazówki dotyczące skutecznego wdrożenia KSeF

Skuteczne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga uwzględnienia wielu czynników, które mogą znacząco wpływać na powodzenie całego procesu. Poniżej najważniejsze z nich, wskazujące jednocześnie, jak można sobie z nimi poradzić.

1. Czas implementacji

Podstawowym celem wdrożenia KSeF jest to, by 1 lipca 2024 roku firma była kompleksowo przygotowana do wystawiania i obsługi faktur ustrukturyzowanych. Aby tak się stało, już na etapie przygotowań należy zaplanować realistyczny, jasno określony termin oraz harmonogram. Nie należy przesadzać z optymizmem, ale też nie można odkładać wszystkiego na ostatnią chwilę, by uniknąć nieprzewidzianych wpadek. Zbyt długi czas może nie tylko zwiększać koszty, ale i obniżać morale zespołu. Harmonogram powinien być nie tylko konkretny i realistyczny, ale też w miarę możliwości elastyczny.

2. Szczegółowe określenie wymagań do wdrożenia

Należy się skoncentrować na analizie zasobów, procesów biznesowych i możliwości technicznych. Następnie ocenić obecne zaplecze techniczne i poziom przeszkolenia pracowników w zakresie e-fakturowania. Kolejny krok to identyfikacja typów dokumentów, które są objęte KSeF, oraz te, które z zostaną z niego wyłączone, np. sprzedaż detaliczna. Należy przejrzeć informacje na fakturach, w tym załączniki i ustalenia z kontrahentami, aby precyzyjnie określić wymagania adaptacyjne do KSeF.

3. Określenie możliwości integracji obecnego systemu z KSeF

Czy obecny system firmy umożliwia integrację z KSeF? Jeśli jest możliwość zintegrowania się z platformą, powinno się skontaktować z dostawcą rozwiązania i spytać, co trzeba zrobić. Może się jednak okazać, że potrzebna będzie nowa platforma. Kwestię jej właściwego wyboru omówiona jest w dalszej części materiału.

4. Przyporządkowanie ról w zespole projektowym

Należy stworzyć taki zespół i wyznaczyć kierownika projektu. Grupa powinna się składać z przedstawicieli różnych działów (sprzedaż, IT, księgowość, dział prawny itd.), a każdy z członków musi mieć jasno przypisaną rolę i funkcje w procesie implementacji. Ważne jest także to, aby zadbać o przeszkolenie pracowników w zakresie nowych procedur i rozwiązań technologicznych (o czym za chwilę). Cenne będą też m.in. analiza potrzeb szkoleniowych, dostosowanie treści szkoleń, wybór angażujących metod, monitorowanie postępów i wsparcie po kursie.  Zaangażowanie wszystkich osób w procesie jest kluczowe dla skutecznego wdrożenia KSeF.

4. Bezpieczeństwo i zgodność danych

Pierwszą sprawą jest zapewnienie, że cyfrowa dokumentacja, a zwłaszcza newralgiczne dane biznesowe i wrażliwe z faktur, będą właściwie chronione przed atakami albo utratą. Odpowiednio zabezpieczone powinny być przede wszystkim serwery, na których będą przechowywane dokumenty finalnie wysyłane do KSeF lub z niego pobierane. Drugi aspekt to protekcja przed ewentualnymi oszustwami, takimi jak próba wyłudzeń lub oszustw na podstawie fałszywych faktur od nieautoryzowanych dostawców. Warto przeprowadzić niezależne testy bezpieczeństwa systemu, identyfikując potencjalne luki i zyskując potwierdzenie, że dokumentacja w największym stopniu chroniona.

Równie istotna jest kwestia zgodności danych. W KSeF organy podatkowe będą miały pełny dostęp do danych. Umożliwi im to precyzyjne wykrywanie nieprawidłowości w rozliczeniach VAT, dlatego wybierając narzędzie do obsługi KSeF, należy postawić na rozwiązanie umożliwiające weryfikację danych. Pozwoli to uniknąć błędów, korekt czy przekroczenia terminów.

5. Stałe wsparcie i aktualizacje systemu

Aby zapewnić skalowalność i zgodność systemu nie tylko z bliskimi, ale i odległymi zmianami w KSeF i przepisach, które prawdopodobnie nastąpią, należy wybrać system, który oferuje regularne aktualizacje, skalowalność oraz wsparcie techniczne. Inaczej można narazić się na potrzebę kolejnej wymiany oprogramowania.

Wybór odpowiedniego oprogramowania, szkolenie pracowników i przygotowanie infrastruktury

Zastanawiając się nad wyborem oprogramowania do wdrożenia, powinno się uwzględnić wszystkie powyższe czynniki oraz możliwość poradzenia sobie z wyzwaniami, jakie wynikają z ich oddziaływania. Konkretny system powinien zatem zapewnić przede wszystkim: możliwość kompleksowego i terminowego wdrożenia KSeF (łącznie z czasem na przeprowadzenie szkoleń i implementację nowych procedur), kompatybilność z firmową infrastrukturą IT, bezpieczeństwo i zgodność danych na fakturach, płynną adaptację procesów do nowych przepisów, możliwość weryfikacji danych, niezawodność, stałe wsparcie oraz możliwość skalowania.

Wszystkie te funkcjonalności oferuje Infinite EDI – elektroniczna platforma wymiany danych dedykowana automatyzacji i cyfryzacji procesów biznesowych. System sprawdza się w dziesiątkach tysięcy firm na całym świecie; małych, średnich i dużych przedsiębiorstwach, umożliwiając efektywną współpracę i wymianę handlową z klientami i dostawcami każdej branży, niezależnie od jej specyfiki czy zaawansowania technologicznego.

Obok kwestii technologicznych, równie ważne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników. Muszą oni zrozumieć nowe procedury, opanować interfejs i funkcjonalności oprogramowania, a także odnajdywać się w nowych przepisach.  Szkolenia powinny być dostosowane do ich poziomu wiedzy i umiejętności, uwzględniając aspekt teoretyczny i praktyczny. Z Infinite EDI każdy pracownik otrzyma telefoniczne przeszkolenie z obsługi platformy ułatwiające adaptację do nowego systemu.

Ocena efektywności i dalszy rozwój po wdrożeniu KSeF

Efektywność wdrożenia KSeF najlepiej mierzyć na bazie podstawowych wskaźników powiązanych z procesem obiegu faktur. Możemy do nich zaliczyć np. stopień automatyzacji procesów, czas i koszt procesowania jednej faktury, dzienna liczba faktur przetwarzana przez jednego pracownika, wskaźnik cyklu regulowania należności, dokładność i zgodność danych z przepisami, wskaźnik szybkości integracji i współpracy z innymi systemami, liczba awarii czy satysfakcja użytkowników. Warto monitorować efektywność systemu na podstawie twardych danych i statystyk oraz zbierając feedback od interesariuszy wewnętrznych albo zewnętrznych. Dzięki temu szybciej i sprawniej można zweryfikować problemy operacyjne, wskazując dalsze możliwości optymalizacji.

Więcej newsów z branży TUTAJ.