Kiedy gadżety z logo firmy mogą być kosztem podatkowym? | Andrzej Januszewski, ASB Group

Wielu przedsiębiorców, podejmując działania promocyjne, zastanawia się, czy wydatki na gadżety reklamowe z logo firmy mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Choć często pojawia się wątpliwość, czy nie są to przypadkiem koszty reprezentacyjne, stanowisko organów podatkowych oraz orzecznictwo sądów administracyjnych jednoznacznie rozdzielają te dwa pojęcia. Kluczowe znaczenie ma tutaj cel i sposób wykorzystania danego wydatku.

tam

Koszty podatkowe a reprezentacja – gdzie przebiega granica?

Zgodnie z przepisami ustawy o CIT (art. 16 ust. 1 pkt 28) oraz ustawy o PIT (art. 23 ust. 1 pkt 23), wydatki o charakterze reprezentacyjnym, zwłaszcza te poniesione na usługi gastronomiczne, napoje czy alkohol, nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Celem reprezentacji jest bowiem budowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach kontrahentów – czyli działania skierowane „na zewnątrz”, służące wzmocnieniu relacji czy kreowaniu prestiżu przedsiębiorstwa.

Z kolei reklama to działania mające na celu promowanie produktów, usług lub marki firmy, których intencją jest zwiększenie rozpoznawalności i kształtowanie popytu. Wydatki poniesione na reklamę – także poprzez gadżety z logo firmy – mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile spełniają określone kryteria.

tam

Gadżety reklamowe jako forma promocji – stanowisko organów podatkowych

Zarówno organy podatkowe, jak i sądy administracyjne od lat uznają, że drobne przedmioty opatrzone logo firmy – takie jak długopisy, kubki, smycze czy notesy – przekazywane potencjalnym klientom, stanowią nośnik reklamy. Wydatki na ich zakup mogą być zaliczone do kosztów podatkowych, o ile nie mają charakteru ekskluzywnego i nie są kierowane wyłącznie do wąskiej grupy odbiorców.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 17 września 2024 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.296.2024.2.ED), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że przekazywanie szerokiemu gronu potencjalnych klientów niedrogich gadżetów reklamowych z logo firmy służy promowaniu marki, a nie budowaniu prestiżowego wizerunku przedsiębiorcy. W konsekwencji, tego rodzaju działania mają charakter reklamowy, a wydatki na nie mogą być kosztem uzyskania przychodów.

Takie podejście znajduje również potwierdzenie w orzecznictwie. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 listopada 2016 r. (sygn. II FSK 2293/16) uznał, że drobne upominki z logo firmy wręczane potencjalnym kontrahentom mają charakter reklamowy – niezależnie od tego, czy dotyczą promocji konkretnego produktu, marki czy samego przedsiębiorcy.

Masowy charakter dystrybucji – kluczowe kryterium

Rozstrzygające znaczenie ma sposób dystrybucji gadżetów. Organy podatkowe wyraźnie podkreślają, że tylko w przypadku, gdy gadżety są przekazywane szerokiemu gronu odbiorców – w sposób powszechny i niedyskryminujący – można mówić o działaniu reklamowym.

W sytuacji, gdy upominki trafiają wyłącznie do wybranych, strategicznych kontrahentów, może zostać im przypisany charakter reprezentacyjny, a tym samym – wyłączony z kosztów podatkowych. Zostało to potwierdzone m.in. w interpretacji z 4 listopada 2024 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.413.2024.1.AS), gdzie podkreślono znaczenie dostępności prezentów dla wszystkich zainteresowanych.

A co z gadżetami dla pracowników?

Inaczej wygląda sytuacja, gdy gadżety z logo firmy trafiają do pracowników. W tym przypadku nie mówimy o reprezentacji – ponieważ działania te nie są skierowane na zewnątrz przedsiębiorstwa – lecz o szeroko rozumianych kosztach pracowniczych. Jeśli przedmioty te pełnią funkcję motywacyjną, integracyjną lub wspierają pozytywne relacje w zespole, to, co do zasady, mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu.

Przykładowo zakup kubków termicznych czy plecaków z logo firmy, które trafią do zespołu pracowników, można rozliczyć podatkowo, o ile są one elementem szerszej polityki wspierania zatrudnionych.

Jak udokumentować wydatek na gadżety?

Dla prawidłowego zakwalifikowania wydatku jako kosztu podatkowego, niezbędne jest jego odpowiednie udokumentowanie. Należy wykazać:

• związek z działalnością gospodarczą,
• cel poniesienia kosztu (wpływ na przyszłe przychody),
• rzeczywisty i definitywny ciężar poniesienia wydatku (poniesiony przez podatnika oraz brak jego zwrotu w jakikolwiek sposób),
• oraz brak przesłanek do uznania go za reprezentację.

Warto także zadbać o dowody wskazujące na masowy charakter dystrybucji (np. dokumentacja akcji promocyjnej, informacje w mediach społecznościowych, rejestry przekazania).

Podsumowanie

Gadżety z logo firmy rozdawane w celach promocyjnych, co do zasady nie stanowią kosztów reprezentacyjnych. Jeśli ich przekazywanie ma charakter masowy i jest ukierunkowane na zwiększenie rozpoznawalności marki, to można je uznać za formę reklamy, a więc wydatek podatkowo uzasadniony. Kluczowe jest jednak odpowiednie udokumentowanie celowości i sposobu dystrybucji takich gadżetów.

Zarówno praktyka organów podatkowych, jak i sądów administracyjnych potwierdzają, że umiejętne stosowanie gadżetów reklamowych może nie tylko wzmocnić pozycję firmy na rynku ale jednocześnie stanowić prosty sposób na zwiększenie kosztów uzyskania przychodów.

Andrzej Januszewski

Senior Tax Consultant, ASB Group

Posiada 8-letnie doświadczenie w międzynarodowym i krajowym doradztwie podatkowym w największych firmach doradczych. Specjalizuje się w przeglądach due diligence oraz bieżącym doradztwie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych i fizycznych. W swojej praktyce wspierał klientów z branży nieruchomości, produkcyjnej, medialnej, FMCG. Aplikant radcowski, absolwent na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego.

Więcej materiałów o podobnej tematyce TUTAJ.