Jak zamawiać gadżety w grudniu? Praktyczny poradnik od hellogadzet na święta i cały rok

W grudniu, jak co roku, zamówień na gadżety reklamowe jest zdecydowanie najwięcej – to czas, gdy firmy kompletują świąteczne upominki dla swoich klientów i pracowników. Marka hellogadzet radzi, co zrobić, aby w tym pracowitym okresie sprawnie zrealizować zlecenie.

W hellogadzet zauważa się, że problemy ze sprawnym zamawianiem gadżetów z logo pojawiają się przez cały rok — nie tylko w okresie świątecznego szczytu. Najczęściej wynikają one z pominięcia któregoś z etapów procesu, np. braku pełnych danych, opóźnionej odpowiedzi lub braku akceptacji pliku. Na podstawie tych doświadczeń firma wyodrębniła trzy kluczowe punkty, które mają największy wpływ na płynną realizację: dostępność produktów, płatność oraz akceptacja pliku produkcyjnego.

1. Dostępność produktów – jak patrzeć na stany magazynowe?

Klient, który przegląda ofertę gadżetów reklamowych online, często widzi przy produkcie konkretne liczby: 10 000 szt. świeczek świątecznych, 5 000 szt. kubków Grande czy 20 000 szt. długopisów z logo z nadrukiem. Następnego dnia te ilości mogą być już inne.

Wynika to z tego, że gadżety widoczne na stronie zazwyczaj znajdują się w magazynach dostawców, a nie fizycznie w agencji reklamowej. Stany magazynowe prezentowane w sklepie hellogadzet.pl odzwierciedlają jedną, wspólną pulę dostępności dla wszystkich klientów. Jeśli więc ktoś w tym samym czasie złoży zamówienie lub doda większą liczbę produktów do koszyka, dostępna ilość automatycznie się zmniejsza – czasem nawet w ciągu kilku minut.

Dlatego przy planowaniu większych zamówień – na przykład setek czy tysięcy sztuk gadżetów z logo – warto:

• sprawdzać dostępność na bieżąco,
• rozmawiać z obsługą klienta o rezerwacji ilości,
• brać pod uwagę, że dostępność może się zmieniać w trakcie procesu ustaleń.

Dotyczy to zarówno gadżetów sezonowych, jak i całorocznych upominków reklamowych, takich jak kubki z nadrukiem, notesy z logo firmy czy długopisy z logo.

2. Płatność – moment, w którym zamówienie faktycznie rusza

W praktyce zdarza się, że klient ma poczucie, iż samo wysłanie maila z zapytaniem lub potwierdzeniem oferty oznacza rozpoczęcie realizacji. Tymczasem w przypadku gadżetów z nadrukiem proces wygląda inaczej.

Standardowo do przyjęcia zamówienia niezbędne są:

• kompletne dane do faktury,
• akceptacja oferty (ilości, modele, cena, sposób znakowania),
• opłacenie faktury pro forma lub uzgodnienie innej formy rozliczenia.

Dopiero w tym momencie Account Manager może:

• zlecić realizację u dostawcy,
• zarezerwować odpowiednią ilość gadżetów,
• uruchomić proces przygotowania nadruku.

W praktyce oznacza to, że płatność jest sygnałem startowym całego procesu. Bez niej zamówienie pozostaje na etapie ustaleń, a nie realizacji. Jest to szczególnie ważne przy większej liczbie gadżetów reklamowych oraz krótkich terminach.

3. Data wysyłki – dlaczego zależy od akceptacji pliku produkcyjnego?

W przypadku spersonalizowanych gadżetów, czyli gadżetów z logo firmy kluczowym etapem jest przygotowanie i akceptacja pliku produkcyjnego. To krok, który często pomijany, a ma bezpośredni wpływ na termin wysyłki.

Proces wygląda zwykle tak:

1. na podstawie logo i wytycznych powstaje wizualizacja gadżetu,
2. po akceptacji wizualizacji przygotowywany jest plik produkcyjny zgodny z techniką znakowania,
3. dopiero akceptacja pliku produkcyjnego pozwala na rozpoczęcie realizacji zamówienia.

Z perspektywy terminu dostawy najważniejszy jest trzeci etap. Realizacja zamówienia gadżetów z logo nie może ruszyć bez jednoznacznej akceptacji tego pliku. Każde przesunięcie w czasie na tym etapie automatycznie wpływa na docelową datę wysyłki.

Dlatego przy zamówieniach z konkretną datą dostawy szczególnie ważne jest, aby:

• traktować wiadomości z plikami do akceptacji priorytetowo,
• wyznaczyć osobę odpowiedzialną za ostateczne potwierdzenie grafiki,
• uwzględnić w harmonogramie ewentualny czas na poprawki.

Z perspektywy hellogadzet widać wyraźnie, że sprawna realizacja zamówienia na gadżety z logo zależy przede wszystkim od dobrej komunikacji i płynnej współpracy na każdym etapie. Kiedy klient i dostawca wymieniają informacje na bieżąco, przesyłają potrzebne dane i szybko reagują na materiały do akceptacji, cały proces przebiega znacznie spokojniej – niezależnie od sezonu.

To właśnie te drobne, organizacyjne elementy sprawiają, że gadżety reklamowe trafiają do odbiorców w terminie i spełniają oczekiwania zarówno pod względem jakości, jak i efektu końcowego.

A gdy pojawi się pomysł na nowe gadżety z logo, wystarczy skontaktować się z hellogadzet – resztą zajmie się doświadczony zespół, który przeprowadzi cały proces od pierwszej konsultacji aż po finalną wysyłkę.

O marce hellogadzet

Hellogadzet to marka z 20-letnim doświadczeniem i numer 1 w sprzedaży do biznesowych klientów końcowych. Oferuje kilkadziesiąt tysięcy produktów, łącząc ogromny wybór z najwyższą jakością. Globalny zasięg zapewnia sieć partnerów w 50+ krajach w ramach IGC, a oceny 4,8/5 na Zaufane i 4,9/5 w Google potwierdzają  niezrównaną obsługę firmy. Certyfikaty FSC i Ecovadis gwarantują odpowiedzialność i najwyższe standardy. Hellogadzet to lider, który konsekwentnie wyznacza kierunek branży.

Zobacz również ofertę na święta w kategoriach:

Gadżety świąteczne na Boże Narodzenie

Maskotki świąteczne

Czapki świąteczne

Zawieszki świąteczne

Materiał promocyjny