Jak promować markę na eventach plenerowych?

Eventy plenerowe to unikalna okazja do kontaktu z klientem na żywo, bez pośrednictwa mediów. Ogromną zaletą takiego spotkania jest to, że marka sama określa jego okoliczności i w kontrolowany sposób wpływa na odbiorców. Badania pokazują, że konsumenci są bardziej skłonni do zapamiętania marki po doświadczeniu eventowym, a jednocześnie wychodzą z wydarzenia z bardziej pozytywnym jej postrzeganiem (1). Aby osiągnąć taki efekt, musisz świadomie planować i dbać o jakość.

tam

Jak dobrać wydarzenie plenerowe do grupy docelowej?

Dobór wydarzenia plenerowego do grupy docelowej zawsze dotyczy dwóch powiązanych ze sobą aspektów, czyli tego, co marka chce zorganizować oraz do kogo chce dotrzeć. Element „co” musi być spójny z charakterem marki, jej wartościami i sposobem komunikacji, a jednocześnie na tyle atrakcyjny, by realnie zainteresować uczestnika wydarzenia.

Przykładem może być marka produkująca napoje funkcjonalne, która chce komunikować aktywny i zdrowy styl życia. Jeśli jej celem jest pokazanie produktu jako wsparcia dla osób dbających o formę, naturalnym wyborem są biegi miejskie lub zawody trekkingowe, gdzie strefa regeneracji i degustacja są spójne z charakterem marki i atrakcyjne dla uczestników.

Równolegle kluczowe jest właściwe określenie odbiorcy, ponieważ nie każdy uczestnik eventu jest potencjalnym klientem marki, nawet jeśli liczebność wydarzenia wygląda imponująco. W tym miejscu należy unikać myślenia życzeniowego, opartego na założeniu, że szeroki zasięg automatycznie przełoży się na sprzedaż lub rozpoznawalność. Decyzje powinny opierać się na danych, takich jak profile demograficzne uczestników, statystyki frekwencji oraz zachowania zakupowe. Analizy Eventbrite pokazują, że wykorzystanie danych o uczestnikach i wydarzeniach pozwala lepiej planować eventy i skuteczniej oceniać ich efektywność (2). Tylko takie podejście pozwala połączyć cele marki z realnym potencjałem odbiorców i uniknąć kosztownej obecności tam, gdzie grupa docelowa w praktyce nie istnieje.

TIP: Zanim zaplanujesz nowe działania eventowe, sięgnij do danych o klientach, których już posiadasz, zamiast opierać się na przypuszczeniach. Analiza ich profilu, zachowań i powodów zakupu pozwala lepiej zaprojektować doświadczenie eventowe dla osób podobnych.

Jak zaprojektować przyciągające stoisko?

Projektowanie przyciągającego stoiska powinno być bezpośrednią konsekwencją wcześniejszego wyboru wydarzenia i grupy docelowej. Skoro wiesz, do kogo chcesz dotrzeć i w jakim kontekście marka ma się pojawić, forma stoiska musi to jasno komunikować. Masz niewiele czasu, by zainteresować uczestnika. Prosty komunikat i spójność z identyfikacją marki są w tym zakresie decydujące.

Co więcej, jakość wyposażenia, nadruków nie jest tu dodatkiem, lecz fundamentem, ponieważ odbiorca bardzo szybko ocenia markę przez pryzmat tego, jak została przygotowana jej obecność na evencie. Klienci podświadomie łączą jakość stoiska z jakością produktu.

Przygotowując stoisko, pomyśl o nim jak o krótkiej ścieżce doświadczenia, a nie tylko ekspozycji. Zaplanuj, co uczestnik zobaczy jako pierwsze, gdzie się zatrzyma i z kim porozmawia, aby kontakt z marką był prosty, intuicyjny i spójny.

– Właśnie dlatego stoisko powinno być uporządkowane, z wyraźnym podziałem na potrzebne strefy, np. recepcja, stanowisko do indywidualnych rozmów, strefa prezentacji, rozrywkowa czy edukacyjna, strefa relaksu. Taki podział można zaaranżować za pomocą praktycznych nośników na eventy, jak namioty reklamowe, dmuchane meble zewnętrzne czy proste leżaki z nadrukiem – wyjaśnia Agnieszka Kustos, Head of Sales w polskiej firmie Inventini produkującej nośniki reklamowe na eventy.

Podczas wydarzeń plenerowych często konkurujesz o uwagę, bodźców jest dużo, a czas skupienia krótki. Dlatego kluczowe jest wyróżnienie się z tłumu i bycie widocznym ze znacznej odległości. Duże formy dmuchane, takie jak bramy reklamowe, słupy czy maskotki, działają jak punkt orientacyjny i naturalnie kierują ruch uczestników w stronę stoiska. Zadbaj także o odpowiednie oznakowanie, drogowskazy, które pozwolą odnaleźć właśnie twoją markę.

TIP: Pamiętaj, że nośniki reklamowe są jedynie opakowaniem, które przyciąga uwagę i podnosi atrakcyjność przekazu. O realnej skuteczności decyduje jednak wartość, jaką faktycznie oferujesz uczestnikowi, czyli rozmowa, doświadczenie i użyteczna treść.

event

Jak zabezpieczyć stoisko przed wiatrem i deszczem?

Imprezy plenerowe niosą w sobie element ryzyka w postaci nieprzewidywalnej pogody, dlatego zabezpieczenie stoiska przed wiatrem i deszczem powinno być traktowane jako stały element planowania, a nie rozwiązanie doraźne. Co więcej, to nie jest tylko kwestia bezpieczeństwa, ale także prestiżu marki.

– Trzeba bezwzględnie zadbać o jakość konstrukcji, kotwienia i materiałów, gdyż mogą one rzutować na odbiór całej imprezy. Woda kapiąca na głowy uczestników to ryzyko dla wizerunku firmy – podkreśla Bogdan Mitko, architekt produktu w Inventini.

TIP: Zawsze planuj stoisko w wariancie „na złą pogodę”, nawet jeśli prognozy są idealne.

Jak łączyć event plenerowy z online?

Event plenerowy powinien być traktowany jako element szerszego ekosystemu działań marketingowych, w którym kluczową rolę odgrywa efekt synergii między komunikacją offline i online. Owa synergia powinna wykraczać zdecydowanie poza ramy czasowe samego wydarzenia.

Działania poprzedzające event budują kontekst i zwiększają szansę, że uczestnik świadomie zwróci uwagę na markę już na miejscu. Zapowiedzi w mediach społecznościowych, mailing lub dedykowany landing page pozwalają przygotować odbiorców i wzmocnić efekt obecności jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
Także w trakcie wydarzenia działania online są już koniecznością, warto więc nadać im zorganizowaną formę, tak aby inicjatywa nie znalazła się wyłącznie w rękach uczestników, a zatem zupełnie poza kontrolą organizatora. Zachęcanie uczestników do publikowania treści w mediach społecznościowych, przy użyciu spójnych i jasno komunikowanych hashtagów, zwiększa zasięg organiczny i wiarygodność przekazu. Konsumenci ufają treściom generowanym przez użytkowników bardziej niż tradycyjnym formom reklamy (3).

Innym sposobem angażowania uczestników są kody QR, które umożliwiają płynne przejście na landing page, do zapisów, konkursów lub ofert czasowych. Dane pozyskiwane dzięki kodom QR, czyli first party data, stanowią dla organizatora ważne źródło informacji, np. do planowania kolejnych wydarzeń.

Po evencie warto wzmocnić jego efekt poprzez przypomnienia, podsumowania i dedykowane komunikaty, które domykają doświadczenie i zamieniają jednorazowy kontakt w długofalową relację z marką.

TIP: Zaplanuj komunikację eventową jak spójną ścieżkę, a nie pojedyncze działania. Określ jasno, co uczestnik ma zobaczyć przed eventem, co zrobić w jego trakcie i jaki krok wykonać po nim, aby kontakt z marką naturalnie przechodził w dalszą relację.

Najczęściej popełniane błędy przy promocji marki podczas eventów plenerowych

Jednym z najczęstszych błędów jest brak jasno określonego celu obecności na evencie, ponieważ bez niego nie da się ani zaprojektować spójnych działań, ani rzetelnie ocenić ich efektów. Aby odnieść sukces, musisz go świadomie zaplanować!

Kolejnym słabym punktem bywa sposób przygotowania samego stoiska: chaos wizualny, brak wygodnych miejsc do realizacji poszczególnych funkcji, przypadkowo dobrana obsługa to recepta na utratę szans, jakie daje event.

Częstym błędem jest także ignorowanie kwestii pogody i logistyki, co w plenerze szybko prowadzi do chaosu organizacyjnego i obniża profesjonalny odbiór marki.
Ostatnim, ale bardzo istotnym zaniedbaniem jest brak kontynuacji działań online po zakończeniu wydarzenia, przez co potencjał kontaktu zbudowanego na evencie zostaje zmarnowany.

Event w plenerze szansą, którą warto wykorzystać

Event plenerowy działa, gdy jest przemyślany. Dobór wydarzenia, jakość stoiska, przygotowanie na różne warunki atmosferyczne i połączenie z online decydują o efekcie. Trendy idą w stronę interakcji, technologii i doświadczeń. Marki, które to rozumieją, budują realną przewagę. Plener daje widoczność – ty decydujesz, czy ją wykorzystasz.

Artykuł przygotowała firma Inventini – polski producent materiałów reklamowych.