Jak robić firmowe prezenty… zgodnie z prawem?

Czasem życzliwość może nas (lub naszych obdarowanych) słono kosztować. W świetle prawa hojność firmowych świętych Mikołajów nie ma niestety taryfy ulgowej. Do jakiej kwoty i komu możemy wręczać prezenty? Do jakiej wartości prezentu nie jest konieczne opłacenie podatku? Co z prezentami otrzymanymi za granicą? Odpowiedzi dla wielu mogą okazać się zaskakujące.

–

Podatek od prezentów – kilka ważnych zasad

Jeśli jako firma dajemy prezent kontrahentowi, nieopodatkowane przez fiskusa są podarunki o małej wartości, pod warunkiem, że wręczamy je osobom fizycznym niepozostającym w stosunku pracy lub stosunku cywilnoprawnym z przedsiębiorcą. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych taki prezent nie może być droższy niż 200 zł. Jeśli wręczamy kontrahentowi podarunek o większej wartości niż wskazana kwota, obdarowywany musi zapłacić podatek dochodowy od kwoty wartości upominku. Przedsiębiorca, wręczając taki upominek, nie pełni tu funkcji płatnika. Warto pamiętać, że ustawodawca nie rozróżnia w opodatkowaniu prezentów rzeczowych i pieniężnych.

Limit 200 zł nie ma natomiast zastosowania dla prezentów, które pracodawca przekazuje swoim podwładnym – wtedy taki podarunek w całości podlega opodatkowaniu.

Trzeba również wiedzieć, że kwota limitu dla prezentów, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT jest inna niż w podatku dochodowym. Zwolnienie dotyczące podatku należnego VAT przy przekazywaniu upominków naszemu kontrahentowi obejmuje prezenty, których suma wartości dla jednej osoby w ciągu roku nie przekracza 100 zł netto (prezenty takie wpisujemy do specjalnej ewidencji) oraz gdy wartość jednego prezentu nie przekracza 20 zł netto (nie musimy wtedy prowadzić specjalnej listy). Jeśli nie spełniamy warunków zwolnienia, powinniśmy doliczyć podatek należny do wartości upominków.

Wydatki na prezenty a koszty uzyskania przychodu

Niejednoznaczne jest ujęcie wydatków na prezenty jako kosztów uzyskania przychodu u darczyńcy. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztem uzyskania przychodów nie są koszty reprezentacji. W ustawie nie określono jednoznacznie, co należy rozumieć pod pojęciem reprezentacji. Przyjmuje się jednak, że wydatkami na reprezentację są koszty ponoszone w celu wykreowania pozytywnego wizerunku firmy. Inaczej natomiast postrzegane są wydatki na reklamę, których celem jest rozpowszechnianie informacji o firmie i jej produktach oraz które mogą być realizowane za pomocą różnych środków przekazu. Takie wydatki stanowią koszt podatkowy. Zatem prezenty o niewielkiej wartości, opatrzone logo firmy, nie będą miały charakteru reprezentacyjnego i mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu.

Prezenty pod kontrolą – dokumenty i sankcje

Przedsiębiorca, który wręcza prezenty – zwłaszcza, jeśli chce uwzględnić podarunek w kosztach uzyskania przychodu – powinien posiadać dokumenty standardowo wymagane przy uwzględnieniu kosztów podatkowych, czyli faktury. Bardziej problematyczne jest rozliczenie przychodu przez obdarowanego. Jeśli prezent przekroczył limit wskazany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, wówczas najlepiej byłoby posiadać dokument potwierdzający jego wartość (fakturę lub paragon). Jeśli jednak nie otrzymaliśmy od osoby wręczającej nam podarunek żadnego dokumentu potwierdzającego wartość prezentu, wówczas musimy ją oszacować samodzielnie, przyjmując, najczęściej, jego wartość rynkową.

Sporo czujności wymaga też przyjmowanie prezentów za granicą. Każdy przypadek takiego prezentu może mieć różne skutki podatkowe i tak naprawdę wszystko zależy od okoliczności. Jeśli wyjechaliśmy na święta za granicę, powinniśmy pamiętać, że mogą nas obowiązywać również przepisy dotyczące prawa celnego. Lepiej zawczasu sprawdzić, czy na pewno możemy legalnie przywieźć do Polski np. alkohol czy cygara.

Jakie są potencjalne sankcje za nieprawidłowe rozliczenie podatkowe związane z wręczaniem prezentów? Tak naprawdę zależą od okoliczności powstania nieprawidłowości oraz od wysokości niezapłaconego podatku. Z pewnością przy kontroli fiskusa podatnik będzie musiał pokryć zobowiązanie podatkowe wraz z odsetkami. Mogą również grozić nam konsekwencje na gruncie karno skarbowym.

Urząd skarbowy nie jest św. Mikołajem, więc do firmowych, świątecznych tradycji musimy niestety podchodzić na chłodno i skrupulatnie rozważać wszystkie prezentowe pomysły.

Monika Piątkowska – doradca podatkowy w e-pity.pl