Branża szkoleniowa: miejsce opodatkowania usług szkoleniowych a podatek VAT | Magdalena Krajewska, ASB Group

Nowelizacja ustawy o VAT wprowadziła kluczowe zmiany w zakresie opodatkowania usług szkoleniowych online. Ustawodawca dostosował przepisy do realiów cyfrowych i wymogów unijnych dyrektyw, redefiniując miejsce świadczenia usług w zależności od statusu odbiorcy. Zmiany te mają istotne konsekwencje dla rozliczeń podatkowych w branży szkoleniowej. Jak prawidłowo rozliczać usługi szkoleniowe, jak zmiany wpływają na rozliczenia w segmentach B2B i B2C?

Usługi szkoleniowe należą do usług wskazanych w art. 28g czyli usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usług pomocniczych związanych z usługami wstępu na te imprezy.

W przypadku wydarzeń organizowanych w formule stacjonarnej, określenie miejsca opodatkowania nie budzi większych wątpliwości, gdyż co do zasady pokrywa się ono z lokalizacją w której dane wydarzenie się odbywa. Problematyczna sytuacja pojawiła się natomiast w odniesieniu do wydarzeń realizowanych w formie online, wobec których obecne kryterium ustalania miejsca opodatkowania przestało być jednoznaczne.

VAT w szkoleniach online: zmiany od 2025 roku

W odpowiedzi na powyższe potrzeby oraz w związku z obowiązkiem implementacji unijnych dyrektyw 2020/285 i 2022/542, ustawodawca wprowadził zmiany dotyczące miejsca opodatkowania uwzględniające specyfikę usług świadczonych online. Nowe regulacje zostały wprowadzone wraz z wejściem w życie ustawy z dnia 8 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

Choć zakres nowelizacji jest stosunkowo niewielki, to prowadzi do zasadniczej modyfikacji sposobu ustalania miejsca opodatkowania usług szkoleniowych świadczonych online, co w praktyce przełoży się na istotne zmiany w dotychczasowych zasadach rozliczania podatku VAT.

Miejsce opodatkowania dla usług szkoleniowych świadczonych stacjonarnie

W przypadku usług szkoleniowych świadczonych stacjonarnie zasady ustalania miejsca opodatkowania są takie same jak przed nowelizacją i zostały uregulowane w art. 28g.

Zgodnie z art. Art. 28g ust. 1 i 2: Miejscem świadczenia usług wstępu na imprezy kulturalne, artystyczne, sportowe, naukowe, edukacyjne, rozrywkowe lub podobne, takie jak targi i wystawy, oraz usług pomocniczych związanych z usługami wstępu na te imprezy, świadczonych na rzecz podatnika, w przypadku gdy obecność na nich nie jest wirtualna, jest miejsce, w którym te imprezy faktycznie się odbywają.

W przypadku powyższych usług świadczonych na rzecz podmiotów niebędących podatnikami, jest miejsce, w którym ta działalność faktycznie jest wykonywana.

Zgodnie z przepisem, niezależnie, czy usługobiorcą jest podatnik, czy podmiot niebędący podatnikiem, miejscem opodatkowania usług szkoleniowych w formule stacjonarnej jest miejsce odbywania się tych wydarzeń:

Tym samym, w przypadku przeprowadzania szkolenia stacjonarnego w Polsce, miejscem opodatkowania usługi będzie Polska.

Miejsce opodatkowania usług szkoleniowych w formule szkoleń online

• Gdy usługobiorcą jest podatnik (B2B):

Ustalając miejsce opodatkowania usług online dla podatników (B2B), należy się odwołać do zasady ogólnej z art. 28b, zgodnie z którą w przypadku, gdy usługi szkoleniowe online odbywają się na rzecz podatnika, miejscem świadczenia usług jest miejsce, w którym podatnik będący usługobiorcą posiada siedzibę działalności gospodarczej (art. 28 b ust. 1.)

Tym samym, w przypadku świadczenia usługi szkolenia online przeprowadzonego w Polsce na rzecz Podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej w Niemczech, usługi będą opodatkowane w Niemczech.

• Gdy usługobiorcą jest podmiot niebędący podatnikiem (B2C):

W przypadku ustalania miejsca opodatkowania usług szkoleniowych w formule szkoleń online dla podmiotów niebędących podatnikami podatku VAT, należy odnieść się do art.  28g ust. 3:

W przypadku gdy usługi szkoleniowe online odbywają się na rzecz podmiotów niebędących podatnikami oraz odnoszą się do działalności, która jest:

• transmitowana lub,
• w inny sposób udostępniana wirtualnie,

miejscem świadczenia tych usług jest miejsce, w którym podmiot niebędący podatnikiem, na rzecz którego są świadczone te usługi, posiada siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu (art. 28g ust. 3.)

Tym samym, w przypadku świadczenia usług szkoleń online odbywających się w Polsce, których odbiorcą jest podmiot mający siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu we Francji, miejscem opodatkowania usług będzie Francja.

Jeżeli miejscem opodatkowania świadczonych usług będzie terytorium państw członkowskich Unii Europejskiej, podatnik nie  w każdym przypadku jest zobowiązany do rejestracji w każdym z tych państw oddzielnie. Może zamiast tego skorzystać z uproszczonych procedur rozliczania podatku VAT, takich jak OSS (One Stop Shop) lub SME (Small and Medium Enterprise). Należy jednak podkreślić, że zastosowanie tych procedur nie jest automatyczne — możliwe jest wyłącznie w przypadku spełnienia ściśle określonych przesłanek, które zostały przypisane do każdej z nich i których niespełnienie wyklucza możliwość ich wykorzystania.

Należy jednak zwrócić uwagę, że w przypadku opodatkowania usług w kraju niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej, należy zweryfikować czy rozliczenie podatku VAT nie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami.

Usługi online, czy elektroniczne?

Przy rozpoznawaniu miejsca opodatkowania, warto również zwrócić uwagę jaka usługa jest opodatkowywana. Szkolenia wirtualne, uprzednio nagrane i niewymagające aktywnego uczestnictwa prowadzącego mogą zostać zidentyfikowane jako usługi elektroniczne, a tym samym mogą podlegać innym regulacjom podatku VAT oraz zasadom opodatkowania.

Coraz powszechniejsze świadczenie usług online doprowadziło do konieczności oceny adekwatności dotychczasowych regulacji. Ustawodawcy zdecydowali się na uzależnienia miejsca opodatkowania usług szkoleń online od siedziby lub miejsca przebywania usługobiorcy. Kryterium to nadaje pewną stabilizacje dla zasad ustalania miejsca opodatkowania w czasach wciąż zwiększającej się globalizacji usług. Powyższa zmiana pokazuje również konieczność tworzenia prawa odpowiadającego na potrzeby podatników, które nieustająco są modyfikowane wraz z rozwojem środowiska cyfrowego.

Magdalena Krajewska

Konsultantka podatkowa specjalizującą się w podatku VAT

Ukończyła studia z administracji oraz prawa podatkowego na Uniwersytecie Gdańskim. W swojej pracy zajmuje się bieżącym wsparciem klientów w zakresie rozliczeń i doradztwa podatkowego, przygotowaniem odpowiednich deklaracji podatkowych oraz kontaktami z urzędami skarbowymi. Doświadczenie zawodowe zdobywała przede wszystkim przy projektach dla sektora nieruchomości. Wspiera również klientów z różnych branż usługowych. Regularnie podnosi kwalifikacje, uczestnicząc w szkoleniach z zakresu VAT i systemów jakości, w tym ISO 9001.

Więcej materiałów o podobnej tematyce: TUTAJ.