Dzień bez krawatów, czyli event integracyjny

Zacznijmy od początku.  Zaczynają kształtować się pojęcia. Wykluwa się definicja marketingu wewnętrznego i wewnętrznego public relations. Pracodawca zaczyna zauważać, że pracownik jest także formą klienta, że kultura zarządzania przedsiębiorstwem to również troska o każdy pojedynczy trybik tej wielkiej maszyny. Pojawiają się cele – integracja i motywacja pracowników. Objawia się także narzędzie – event.

To tak w skrócie. Według francuskiego eksperta w dziedzinie wewnętrznej komunikacji przedsiębiorstw Ch. Michona „marketing wewnętrzny jest postępowaniem marketingowym wewnątrz przedsiębiorstwa, pozwalającym tworzyć i promować idee, projekty i wartości użyteczne dla firmy, komunikować się przez dialog z pracownikami, aby mogli je wyrazić lub wybrać swobodnie, a w ostatecznym rachunku sprzyjać ich wprowadzaniu w przedsiębiorstwie". U podstaw marketingu wewnętrznego leży przekonanie, że każdy pracownik jest skłonny zainwestować w rozwój firmy bardzo dużą dawkę swojej energii, jeśli w zamian otrzyma satysfakcję – natury materialnej i moralnej. Event łączy te dwa aspekty.  Nie jest obowiązkową formą świadczenia, jak np. pensja, stąd rośnie amplituda uczuć pracownika do firmy, która robi coś dla niego bez zobowiązań, dobrowolnie, ze szczerej sympatii. Szczera sympatia jest jednak w rzeczy samej tylko małym strumyczkiem, który wpada do rzeki faktycznych celów oraz efektów eventu wewnętrznego. Zintegrowany i zmotywowany zespół to dzisiaj klucz do sukcesu. – Właściwa motywacja pracowników, identyfikowanie się z firmą, rzeczywiste poczucie współodpowiedzialności, są bezdyskusyjnym warunkiem zbudowania organizacji, zdolnej do odnoszenia sukcesów na współczesnym rynku – potwierdza Jarosław Sądej z Jet Events – Bez zastanowienia można przyjąć, że firma która odpowiednio nie kształtuje swojej kultury organizacyjnej, jest skazana na porażkę, a w najlepszym wypadku na wegetację. Takie oczekiwania stawia dzisiejszy rynek i coraz bardziej wymagający klienci – dodaje Sądej.

Dlaczego event?

Każdy dzień roboczy staje się kalką dnia poprzedniego, trochę inny balans problemów, inaczej kształtują się wskaźniki stresu. Z czasem praca jest tylko pracą. Przychodzimy, stukamy w klawiaturę i wykręcamy numery telefonów odmawiając codzienne litanie ofert, propozycji, projektów. Wpadamy w sieci biurokracji, a współpracownicy mają dla nas twarze faksów, komputerów, telefonów – w zależności od zajmowanego stanowiska. Nie ma czasu zapytać o zdrowie, o wakacje, o związek. Zespół zamienia się w taśmę produkcyjną i nie ma w tym nic w tym dziwnego, że z czasem oprócz „podaj dziurkacz” nie ma sobie nic do powiedzenia. – Wszyscy, nawet Ci, dla których praca jest prawdziwą pasją, miewają momenty, w których brakuje im motywacji do dalszego działania – mówi  Anna Serwin, creative head Event More – Obowiązki wydają się być zbyt monotonne lub nadmiernie obciążające, współpracownicy nieskłonni do współpracy… Eventy firmowe stanowią wentyl bezpieczeństwa,  pozwalają wyzwolić  zespół od nagromadzonych napięć – uzupełnia Anna Serwin. Profesjonalnie zorganizowana impreza, gruntownie przemyślana i opracowana według nadrzędnych celów (czyli integracji i motywancji) sprawia, że pękają bariery między pracownikami, a następnego dnia oprócz wspomnień pojawia się efekt synergii we współdziałaniu. – Event daje nam niespotykaną możliwość poznania współpracowników w niecodziennych okolicznościach, a także szansę rozwiązania wielu problemów, dzięki zdystansowaniu się do form, w jakich funkcjonuje organizacja – potwierdza Jarosław Sądej z Jet Events – Integracja poprzez event odbywa się także dzięki odrzuceniu przyjmowanych na co dzień ról a także zrównaniu uczestników wobec nowych, będących przedmiotem eventu, zadań – dodaje Sądej. I tak nagle widzimy szefa, który na co dzień surowo zapięty pod krawatem, pojawia się w luźnej koszuli i zaczyna rozdmuchiwać grilla. Zupełnie inaczej, nieformalnie, jawi się w innej postaci i ten niecodzienny wizerunek rzutuje na kontakty interpersonalne. Sam swobodny wygląd uczestników, dostosowany do charakteru eventu, zmienia relacje, a rozwiązane krawaty rozwiązują języki.

Jak?

Punkt pierwszy – cel. W przypadku eventów dla pracowników na celowniku znajduje się integracja nowego zespołu (bądź nowej osoby z resztą grupy) lub zwiększenie motywacji do pracy. Niektóre firmy stosują narzędzie eventowe, jako formę nagrody dla teamu. Impreza może być więc motywacją, która intensyfikuje i dynamizuje konfrontacje między zespołami, np. sprzedażowymi. Taka forma oprócz tego, że motywuje, to także integruje zespół, który ma poczucie wspólnej misji. Pełni również ważną funkcję gratyfikacyjną, której mianownikiem jest zwiększenie motywacji do pracy. – W zamian za ponadprzeciętne zaangażowanie i spektakularne wyniki, firmy fundują najlepszym menedżerom ponadprzeciętną dawkę wrażeń w wąskim gronie i w niezwykłych okolicznościach, często za granicą – mówi Anna Serwin. – Przykładem wykorzystania eventu jako narzędzia motywacji i gratyfikacji  jest bieżąca realizacja Event More – zabieramy grupę pracowników z branży telekomunikacyjnej na Kubę. Bogaty program atrakcji związanych z miejscem pobytu został uzupełniony o humorystyczne konkurencje, których zadaniem jest wytworzenie odprężającej atmosfery oraz integracja grupy – uzupełnia Marek Pisarik. Cel jest więc punktem wyjścia, bo, jak twierdzi Marek Pisarik z Event More, w znacznym stopniu determinuje on charakter eventu. – Inaczej będzie wyglądać  impreza, która ma na celu zintegrować zespół i ulepszyć komunikację w grupie, a inaczej wyjazd o charakterze motywacyjnym, dla najlepszych pracowników – dodaje Pisarik. Kolejna kwestia to budżet. – Gdy już określimy jaką kwotę możemy przeznaczyć na realizację ustalonego celu, czas przygotować brief dla agencji. To najbardziej newralgiczny punkt, ponieważ od tego, co w nim zawrzemy, zależy co otrzymamy w zamian – radzi Marek Pisarik z Event More – Oprócz wymienionych elementów powinien on zawierać szczegółową charakterystykę grupy docelowej, a więc kogo chcemy motywować czy integrować. Nie bez znaczenia jest również fakt, co już było, warto zaznaczyć, jakie atrakcje towarzyszyły imprezom w poprzednich latach. Im więcej precyzyjnych informacji, tym większa szansa na scenariusz odpowiadający oczekiwaniom zleceniodawcy. Po otrzymaniu ofert pozostaje kwestia wyboru agencji. Firm oferujących usługi eventowe jest wiele, niestety nie wszystkie są godne zaufania, dlatego po pozytywnym zweryfikowaniu oferty, dobrze jest przyjrzeć się dokładnie dotychczasowym realizacjom agencji – dla kogo i jakiego kalibru były to imprezy – donosi Marek Pisarik. Oprócz powyższych uwag warto dorzucić trochę taktyki i zasad, których nie powinno się łamać, żeby efekt nie był odwrotny do zakładanego celu. Przede wszystkim event dla pracowników powinien być dopasowany do ich potrzeb, w związku z czym na pewno należy uwzględnić ich prywatne zobowiązania. – Nie powinno się organizować tego typu imprez np. w weekend, gdy ludzie pragną przede wszystkim odpoczynku i spotkania z rodziną – uważa Jarosław Sądej – Również czas tuż przed dużymi świętami, w okresie gorączki zakupów nie jest najlepszy. Ważne jest aby zdecydować, czy zapraszamy samych pracowników, czy również ich rodziny. Na pewno należy wziąć pod uwagę ich predyspozycje, upodobania, wiek, płeć i bagaż doświadczeń i na tej podstawie dobrać atrakcje i aktywności – wymienia Sądej. Odrębną kwestię stanowią okoliczności wynikające ze strategii firmy, a przede wszystkim komunikacji wewnętrznej. – Nie należy przez to rozumieć, że event ma być narzędziem skutecznej indoktrynacji (choć może nim się stać), lecz że jest to jeszcze jedna, wyjątkowo efektywna platforma komunikowania treści oraz kształtowania kultury organizacyjnej – twierdzi Jarosław Sądej – Należy zatem planować event ze świadomością sytuacji firmy (np. wyników finansowych, zmian personalnych itd.), jubileuszów, rocznic i ważnych dla firmy wydarzeń – dodaje Sądej.

Cel na celowniku

I tu mnożą się dywersyfikacje. Różnice są na wielu szczeblach. Pierwszym parametrem doboru narzędzia do celu może być miasto, bo forma rozrywki, która uraduje mieszkańca Radomska zostanie wyśmiana przez wybrednego imprezowicza ze stolicy. Różnice kulturowe czy demograficzne (płeć, średnia wieku pracowników) muszą stać się fundamentem, na którym budowany jest plan imprezy. A eventowych narzędzi jest pełna apteczka. – Może to być np. wspólne wyjście na kręgle, czy kolacja w miłej restauracji. Możliwości jest naprawdę mnóstwo: wspólny wyjazd, piknik, ciekawe warsztaty, wycieczka zagraniczna… Zawsze mile widziane są elementy edukacyjne, wspólne aktywności – odsłania karty eventowego stratega Jarosław Sądej. Dobrze jest wprowadzić elementy rozgrywek. – Dzięki konkurencjom zespołowym można poznać kolegów z pracy od zupełnie innej strony, odnaleźć  płaszczyznę porozumienia, dobrze przygotowany event integracyjny ma znaczący wpływ na ulepszenie relacji w grupie – dodaje Anna Serwin. Jak twierdzi Marek Pisarik z Event More – integrują przede wszystkim wspólne zadania – nawet te najprostsze, wręcz infantylne, jak grupowe przeciąganie liny, w czasie którego trzeba zjednoczyć siły, aby wygrać. – Duch solidarności zdecydowanie łatwiej rodzi się w warunkach swobodnej zabawy niż w chwili kryzysu – warto to wykorzystać, aby w obliczu poważnych zawodowych wyzwań zespół był naprawdę zgrany – posumowuje Marek Pisarik.

Agencje nie oferują dziś gotowych scenariuszy eventów integracyjno-motywacyjnych, za to szyją je na miarę oczekiwań klienta. Są inkubatorem pomysłów i inspiracji, które sprawną ręką powołują do życia. – Nie oferujemy klientom gotowych przepisów na udaną zabawę,  przygotowaliśmy  za to dla nich świetne narzędzie inspiracji – Próbnik Eventów. Event 4×4, Event Exotic, Event Party czy Event Extreme to przykładowe hasła, pod którymi zawarliśmy pomysły na formułę integracji. Z Próbnika Eventów klienci mogą dowiedzieć się, że pod konwencją Event Military może kryć się zarówno paintballowa ofensywa, jak i tajna misja z udziałem tajemniczej „Maty Hari” – wszystko zależy od celu, jaki klient chce osiągnąć za pomocą eventu – opowiada nam Anna Serwin.
Wewnętrzny event nie znajduje się w pakiecie obowiązkowym świadczeń pracodawcy, ale jego lecznicze właściwości są niepodważalne. Cudowna mikstura starannie wyreżyserowanych atrakcji podnosi chęci i możliwości pracownika. Żeby aparatura działała niezawodnie, trzeba od czasu do czasu naoliwić mechanizm, mimo że instrukcja obsługi tego nie zakłada.