Polskie firmy liczą koszty, ale nie myślą o bezpieczeństwie

W polskich przedsiębiorstwach nadal dominuje tradycyjny, papierowy obieg dokumentów. Tylko 7 proc. firm przyznaje, że większość dokumentów ma u nich formę elektroniczną. Przedsiębiorcy liczą koszty druku, ale nie zwracają uwagi na bezpieczeństwo obiegu dokumentów – tak wynika z raportu „Przetwarzanie dokumentów” przygotowanego na zlecenie Konica Minolta przez firmę doradczą KPMG.

Na polskim rynku wciąż widać zdecydowaną dominację dokumentów drukowanych nad elektronicznymi. W dobie postępującej digitalizacji wydawać by się mogło, iż będą one traciły na znaczeniu. Okazuje się jednak, że tylko 7% objętych badaniem firm przyznało, że większość dokumentów ma u nich formę elektroniczną. Wynika to z przyzwyczajenia oraz tradycji.  Według deklaracji przedsiębiorców 62% z nich posiada elektroniczny system obiegu dokumentów, ale tylko co piąte wprowadziło go kompleksowo. Zdaniem autorów raportu, w przyszłości grupa przedsiębiorstw korzystająca ze zdigitalizowanych materiałów będzie rosła.

– Wyniki raportu jasno wskazują, że dokument papierowy jest ważnym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw i pełni jeszcze przez długi czas nie zostanie wyparty przez dokument elektroniczny – mówi Marek Bugała, Marek Bugała, Dyrektor Działu Rozwoju Rozwiązań Konica Minolta.

Firmy przywiązują dużą wagę do optymalizacja kosztów druku. Jak wynika z badań prawie 75 % przedsiębiorstw monitoruje je. Najczęściej są to przedsiębiorstwa handlowe (78%), a najrzadziej firmy budowlane (61%). Z drugiej strony wciąż średnio co czwarta firma w Polsce nie liczy kosztów. Zdaniem KPMG oznacza to, że w najbliższych latach powinno rosnąć zainteresowanie usługami optymalizacyjnymi.

Wśród przedsiębiorstw, które monitorują koszty wydruku, najpopularniejszym źródłem informacji na ten temat okazał się audyt realizowany własnymi zasobami – tę opcję wybrało 55% badanych firm. Jedynie 5% korzystało z usług oferowanych przez firmę zewnętrzną.

– W badaniu udział wzięły osoby zarządzające obszarami IT lub administracją. Co trzeci badany pełnił funkcję kierownika działu – mówi Ewa Banachowicz, Dyrektor ds. Rozwoju Konica Minolta i ekspert Instytutu Outsourcingu. – Wśród pozostałych respondentów dominowały osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów specjalizujące się w informatyce, administracji oraz finansach. W badaniu wzięli również udział członkowie zarządów oraz prezesi firm.

Autorzy raportu zwrócili uwagę na fakt, że zdaniem użytkowników zdecydowanie najmniej ważną kwestią w zarządzaniu dokumentami jest bezpieczeństwo danych! Aż dwie trzecie respondentów (67%) przyznało bezpieczeństwu najniższą ocenę na skali ważności. Tylko przedstawiciele 12% polskich firm uznali to za rzecz najważniejszą.  

Jako najważniejszy atrybut systemu przetwarzania dokumentów przedsiębiorcy wskazali innowacyjność (50%), indywidualne podejście rozumiane jako dostosowanie funkcjonalności do potrzeb (37%) oraz profesjonalizm obsługi (34%). Największe przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 800 osób zdecydowanie częściej zwracały uwagę na dostosowanie funkcjonalności do ich potrzeb. Widać wyraźnie, że w największych firmach system obiegu dokumentów cechuje się  niepowtarzalnymi cechami, do których trzeba się dostosować. W opinii przedsiębiorców dostosowanie funkcjonalności do potrzeb może przynieść korzyści w postaci zwiększonej efektywności systemu oraz podniesienie zadowolenia użytkowników.