Zarządzanie firmą a koszty druku

Gdy firma się rozrasta jej właściciel nie jest w stanie kontrolować wszystkich procesów  jakie w niej zachodzą. Dlatego cześć odpowiedzialności musi przekazać  innym.  Oprócz dobrego zarządzania głównym profilem działalności firmy, trzeba także pamiętać o działach, które wspomagają funkcjonowanie przedsiębiorstwa.  

W dużych firmach jest wiele działów i nie sposób osobiście kontrolować wszystkiego co się w nich dzieje. Na wynik finansowy przedsiębiorstwa wpływa nie tylko wielkość produkcji i sprzedaży, ale także sposób w jaki zorganizowana jest firma. Gdy się rozrasta wzrasta zapotrzebowanie na dodatkowe, inteligentne systemy i automatyzację procesów pracy. Trzeba więc sukcesywnie inwestować w rozwój infrastruktury. Te potrzeby są coraz bardziej widoczne także w przypadku sprzętu biurowego. Koszty druku stanowią bowiem kilka procent działalności każdej firmy. Optymalny dobór floty drukującej i prawidłowe zarządzanie przepływem informacji w firmie może w znaczący sposób przyczynić się do zmniejszenia kosztów jej funkcjonowania.  

Planując rozwój infrastruktury warto  spojrzeć w przyszłość. Przewidywać kierunki rozwoju i kupować urządzenia nie tylko na dziś, ale takie, które nie będą wymagały pilnej wymiany za rok czy dwa. Warto wybierać nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne, które są bardziej wydajne, mają liczne funkcje dodatkowe i możliwości rozbudowy. Takich dodatkowych opcji nie mają proste drukarki nabiurkowe. Ważne jest, aby sprzęt mógł być użytkowany przez  większą liczbę pracowników.  Jeśli nie weźmiemy tego pod uwagę , co roku będziemy zmuszeni wydawać pieniądze na nowy sprzęt.    

– Dobrze, jeśli skupimy się na rozwiązaniach i sprzęcie, który pochodzi od jednego producenta. W przypadku rozbudowy systemu łatwiej zintegrować ze sobą całą infrastrukturę biurową o kolejne rozwiązania  usprawniające  obieg dokumentów – radzi Szymon Szczur Koordynator ds. Wsparcia Sprzedaży Rozwiązań Biznesowych w Konica Minolta.  

Mając różnorodną flotę firmową trudniej wprowadzić standardowy system zarządzania dokumentami i kontrolować obieg dokumentów w firmie. Z pewnych funkcji zwykle trzeba zrezygnować lub iść na kompromis i instalować większy, droższy system, który nie do końca wpisuje się w potrzeby  firmy. Mając ustandaryzowaną flotę pochodzącą od jednego producenta można łatwo wdrożyć system zarządzania dokumentami, monitorować stan urządzeń, zarządzać użytkownikami, rozliczać wydruki oraz archiwizować dokumenty.  Przy większych zakupach możemy też liczyć na duże upusty ze strony sprzedającego,  tańszy serwis i szybszą  pomoc techniczną.  

Zanim zdecydujemy się na zakupy, warto dokładnie zbadać potencjał firmy i dokładnie przemyśleć dobór sprzętu. Dzięki temu możemy w przyszłości sporo zaoszczędzić.