Badanie sponsorowane przez Ricoh: trzy na cztery organizacje ponoszą konsekwencje nieodpowiedniego przetwarzania dokumentów

Tokio, 12 czerwca 2012 r. – W ciągu ostatnich pięciu lat, w aż trzech organizacjach na cztery nieefektywne procesy dokumentowe były bezpośrednią przyczyną poważnych problemów. Tak wynika z nowej białej księgi opublikowanej przez IDC na zlecenie Ricoh Company. Biała księga to pierwszy projekt realizowany w ramach inicjatywy Ricoh Document Process Imperative.

Błędy w procesach dokumentowych spowodowały poważne konsekwencje: 36 proc. firm-respondentów badania nie spełniała wymogów prawnych, 30 proc. straciła kluczowych pracowników, a 25 proc. straciła najważniejszych klientów. Inne konsekwencje to m.in. naruszenie bezpieczeństwa IT, kryzys PR i pozwy sądowe.

Dobra wiadomość: odpowiednia reakcja na zaniedbania może zapobiec znacznym konsekwencjom finansowym. IDC szacuje, że ogólny koszt niepowodzenia procesu (pod względem czasu pracy pracowników i nadzoru nad czynnościami takimi jak poprawianie pracy i przegląd procesów, jak i kosztów alternatywnych powiązanych z utratą klientów) jest co najmniej 10 razy wyższy od kosztów bezpośrednich (jak np. rozliczenia finansowe).

“To, czego większość (zarządzających) nie docenia to stopień, w jakim procesy biznesowe oparte na dokumentach wpływają na ryzyko organizacji: istnieje wysokie ryzyko niepowodzenia procesów, co powoduje poważne negatywne skutki biznesowe, a koszty tych niepowodzeń są wyższe niż wielu się wydaje” – stwierdza IDC w raporcie stworzonym na zlecenie Ricoh: „It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk”  „Pomimo, że większość firm inwestuje znaczne środki, by ograniczyć ryzyko powodowane przez nieefektywne procesy dokumentowe, ono i tak niebezpiecznie czai się poza zasięgiem wzroku korporacji i zasługuje na uwagę osób zarządzających w organizacjach.”

Ricoh Document Process Imperative to bieżąca inicjatywa mająca na celu pomoc firmom w zrozumieniu zagrożeń, możliwości i najlepszych praktyk dotyczących przetwarzania dokumentów.

Powyższe wnioski pochodzą z globalnego badania ponad 1516 właścicieli procesów z dużych i średnich firm, uzupełnionego grupami fokusowymi. Respondenci byli losowo wybierani podczas międzynarodowych paneli, pochodzą oni z ośmiu krajów: USA, Kanada, Wielka Brytania, Francja, Niemcy, Australia, Chiny i Japonia.

Według IDC, nieskuteczność i nieefektywność procesów dokumentowych dotknie wszystkich gałęzi przemysłu, obszarów geograficznych i firm różnej wielkości. Poważne problemy biznesowe i te dotyczące zgodności miały miejsce w równym stopniu w organizacjach z Ameryki Północnej, Europy i Azji, przy czym najwyższe wskaźniki (79 proc.) zostały odnotowane w Azji.

Więcej niż jeden na trzech respondentów zdaje sobie sprawę z nieefektywnego lub nieskutecznego procesu dokumentowego. I mimo, że 31-39 proc. procesów to procesy oparte na dokumentach drukowanych, badanie wykazało, że papier sam w sobie nie jest czynnikiem ryzyka. Z raportu wynika, że „efektywne procesy zależą od przepływów pracy. To czy dokument jest w wersji elektronicznej, czy drukowanej nie ma tu znaczenia.”

Jak wynika z badania, propozycje poprawy procesów dokumentowych czasami nie są realizowane, gdyż nie znajdują się one w planach osób zarządzających. Jest to bardzo istotne, gdyż procesy dokumentowe obejmują wiele zespołów, departamentów i organizacji. Wielu podwładnych nie ma takiego zakresu odpowiedzialności, aby zaprojektować takie zmiany, które są wymagane i nimi zarządzać. „Prawdziwie znacząca zmiana wymaga zainteresowania ze strony osób zarządzających” – tak wynika z raportu.

Ricoh jest tego w pełni świadomy. Jako lider w dostarczaniu usług zarządzania dokumentami (MDS), ma wszystkie potrzebne środki, które mogą pomóc klientom. Sergio Kato, Deputy General Manager, Global Marketing Group/Services Business Center, stwierdza – „Dzięki naszemu podejściu do usług zarządzania dokumentami (MDS), pracujemy nad tym, by zrozumieć jak wygląda przepływ informacji w firmie i w jaki sposób procesy biznesowe, zwłaszcza te,  w których dużą rolę odgrywają ludzie, wpływają na ten przepływ. Udoskonalone procesy mogą nie tyko pomóc w zwiększeniu efektywności i produktywności, ale także w eliminowaniu ryzyka na każdym etapie.”

O Document Process Imperative
Inicjatywa Ricoh Document Process Imperative ma na celu promocję zrozumienia nowych paradygmatów dotyczących przetwarzania dokumentów, które pomagają wykorzystać zbiorową wiedzę znajdującą się w firmach. Inicjatywa ta będzie finansować badania i zapewniać zasoby, które łączą w sobie wiedzę Ricoh na temat przetwarzania dokumentów z wiedzą wizjonerów branży, naszych partnerów i naszych klientów.