10 powodów, dla których warto zoptymalizować flotę drukującą

Temat optymalizacji floty drukującej staje się ostatnimi czasy coraz bardziej popularny. Kolejne przedsiębiorstwa decydują się na podjęcie współpracy z firmami oferującymi usługi i rozwiązania z zakresu tzw. managed print services. Wciąż jednak wielu właścicieli firm, dyrektorów instytucji pracuje z flotami drukującymi „starego typu”. Tymczasem wprowadzenie zmian w zakresie zarządzania flotą drukującą wiąże się z szeregiem korzyści dla całego przedsiębiorstwa. Co dokładnie może zyskać firma dzięki optymalizacji?

1) Niższe koszty drukowania
Podstawową korzyścią z wdrożenia procedur optymalizacyjnych jest obniżenie kosztów drukowania – nawet o 30%! Właściciele firm często nie zdają sobie sprawy z tego, ile tak naprawdę wydają na wydrukowanie pojedynczego dokumentu. Dopiero porównanie rzeczywistych kosztów produkcji dokumentów, skalkulowanych w oparciu o zebrane w wyniku rzetelnej analizy sytuacji zastanej informacji, z szacowanymi wydatkami po optymalizacji ukazuje, jak wiele można zyskać dzięki odpowiedniemu zaprojektowaniu floty. Zaoszczędzone w ten sposób środki mogą zostać dowolnie wykorzystane na działania kluczowe dla funkcjonowania firmy.

2) Efektywne wykorzystanie urządzeń
W każdej firmie, wśród urządzeń składających się na flotę drukującą, znajdują się takie, bez których firma nie mogłaby funkcjonować, ale i takie, które głównie pokrywają się kurzem… Dokładne analizy użytkowania sprzętu w firmach (poprzedzające etap wdrożenia rozwiązań optymalizacyjnych) pokazują, że duża część floty często stoi nieużywana. Jedną z zalet optymalizacji jest taki dobór liczby i rodzaju sprzętu, aby każde urządzenie było efektywnie wykorzystywane. Warto pamiętać, że nawet nieużywany sprzęt generuje koszty – magazynowania materiałów eksploatacyjnych, zużycia prądu w trybie uśpienia. –Optymalizacja floty pozwoli zatem w pełni wykorzystać potencjał posiadanego sprzętu i zmaksymalizować jego wydajność. – tłumaczy Paweł Grzyb, Optimized Printing Services Product Manager z Konica Minolta Business Solutions Polska.

3) Drukowanie dopasowane do rzeczywistych potrzeb biura
Każdy dział przedsiębiorstwa, tak jak każdy pracownik, ma inne zapotrzebowanie w zakresie użytkowania floty drukującej. Analiza wykorzystania sprzętu w firmie pozwala na odpowiednie dobranie typu urządzeń do każdego departamentu i przypisanie poszczególnym pracownikom szczegółowych uprawnień. Dzięki personalizacji procedur drukowania każdy pracownik może produkować potrzebne materiały w sposób efektywny i zgodny z jego oczekiwaniami i obowiązkami. Ograniczenie specyficznych funkcji (np. druku w kolorze) oraz nałożenie obowiązku druku dwustronnego zapobiegają nadmiarowemu zużyciu materiałów eksploatacyjnych. Ponadto swobodny dostęp pracowników do urządzeń przy wykorzystaniu kart zbliżeniowych lub kodów PIN pozwala uniknąć tłoku przy drukarkach, a także zapewnia wygodę użytkowania.

4) Wygodna i tania dystrybucja dokumentów
Kolejnym aspektem mało efektywnego wykorzystania floty drukującej jest niepotrzebne, „automatyczne” drukowanie wszystkich dokumentów – notatek, maili, roboczych wersji materiałów korporacyjnych – w celu przekazania ich dalszym odbiorcom. – Takie działania generują koszty, których można uniknąć stosując skuteczne procedury digitalizacji korespondencji. – przekonuje Paweł Grzyb. Dokumenty w postaci elektronicznej mogą być następnie łatwo i szybko włączone w obieg i wygodnie przetwarzane.

5) Odciążenie wewnętrznego działu IT
Firmowi informatycy są zwykle bardzo zapracowani i muszą dzielić swój czas pomiędzy szereg zadań „niecierpiących zwłoki”. Problemy ze sprzętem drukującym są więc często odkładane na drugi plan. Korzystanie z usług zewnętrznego podmiotu w zakresie zarządzania flotą drukującą pozwala w znacznym stopniu odciążyć wewnętrzny dział IT. Zadania związane z konserwacją, serwisowaniem, zaopatrzeniem w materiały eksploatacyjne są odpowiedzialnością zatrudnionych zewnętrznie specjalistów. Dla przedsiębiorstwa oznacza to stale sprawną flotę drukującą i efektywniejsze wykorzystanie zasobów ludzkich własnego działu IT.

6) Flota pod kontrolą
Aby móc w pełni wykorzystać potencjał floty drukującej, trzeba stale monitorować jej stan i na bieżąco kontrolować funkcjonowanie. Dzięki temu możliwe jest wydajne wykorzystanie każdego urządzenia. Automatyczny odczyt liczników pozwala na pełny dostęp do wiarygodnych informacji niezbędnych do sporządzania rozliczeń miesięcznych i wystawiania faktur. Informacje są pozyskiwane szybko, bez przekłamań i bez konieczności angażowania pracowników firmy. W oparciu o tak zebrane dane opracowywane są szczegółowe raporty – dotyczące kosztów, wykorzystania urządzeń itd.

7) Urządzenia pod opieką profesjonalnego serwisu
Kolejną zaletą zoptymalizowania floty drukującej w przedsiębiorstwie jest możliwość korzystania z profesjonalnych usług serwisowych oferowanych przez dostawcę. W zależności od indywidualnych potrzeb firmy, umowa serwisowa może dotyczyć całej floty lub jej części. Urządzenia są zdalnie monitorowane i objęte opieką przez specjalistów technicznych. Dzięki temu materiały eksploatacyjne są dostarczane zawsze „na czas”, a urządzenia naprawiane natychmiast po rozpoznaniu usterki przez system zarządzający. Korzystanie z profesjonalnej i skutecznej opieki serwisowej gwarantuje spokój i przekonanie, że użytkowany sprzęt będzie działał zgodnie z jego przeznaczeniem. Ponadto przekazanie opieki nad całą flotą jednemu podmiotowi usprawnia procedury serwisowe, przyspiesza czas reakcji, ułatwia komunikację i przyczynia się do redukcji wydatków.

8) Zapewnienie bezpieczeństwa środowiska pracy i poufności wydruków
W każdej firmie należy dbać o bezpieczeństwo obiegu dokumentów. Zoptymalizowanie floty pozwala wdrożyć rozwiązania zapobiegające zaginięciu wydruków i wyciekom informacji. Umożliwiają to procedury autoryzacji użytkowników, monitorowanie wszystkich operacji wykonywanych przy urządzeniach oraz rozwiązania do kontroli procesu produkcji dokumentów. Nadanie pracownikom szczegółowych uprawnień do korzystania z określonych zasobów zapobiega przejęciu wydruków przez osoby niepowołane.

9) Wydajne zarządzanie materiałami eksploatacyjnymi
Zoptymalizowanie floty pozwala obniżyć wydatki na materiały eksploatacyjne, nie rezygnując z zakupu produktów wysokiej jakości. Wynika to ze zlecenia obowiązku zaopatrzenia biura w materiały eksploatacyjne jednemu podmiotowi zewnętrznemu oraz kupowania takiej ich ilości, jaka jest potrzebna. W magazynach nie zalegają więc zapasowe tonery i tusze od wielu różnych producentów, które nie zostaną już wykorzystane, bo np. drukarka się zepsuła, a jej naprawa jest nieopłacalna. – Ponadto zlecenie zarządzania zaopatrzeniem jednemu podmiotowi zewnętrznemu pozwala na automatyzację procesu i przyczynia się do skrócenia czasu przestojów urządzeń. – podkreśla Paweł Grzyb.

10) Oszczędność przestrzeni biurowej
Wśród właścicieli firm często panuje przekonanie, że kolejki pracowników do drukowania wynikają ze zbyt małej liczby drukarek. Dlatego kupowane są kolejne urządzenia, co prowadzi do sytuacji, w której stają się one niewykorzystanymi elementami kultury organizacyjnej biura. Tymczasem efektywność floty wiąże się z jej racjonalizowaniem, a nie wielkością! Odpowiednie zaaranżowanie przestrzeni biurowej pod względem pokrycia urządzeniami drukującymi, dopasowanie liczby pracowników do liczby drukarek pozwoli oszczędzić miejsce w biurze i stworzyć ergonomiczne środowisko pracy.