GALA MMA Cage Club / Exclusive Event. Zarządzanie nieprzewidywalnym – czyli doświadczenie przekute w sukces

Nie sztuką jest powielać scenariusze i miejsca. Sztuką jest zaskoczyć i wykreować nową rzeczywistość w niespotykanej przestrzeni eventowej. Tak powstała kolejna spektakularna produkcja Exclusive Event – Cage Club – zorganizowana w Katowicach w Walcowni Cynku. Jak powstaje taka produkcja, na czym polega skomplikowana logistyka i po co właściwie tak utrudniać sobie życie? Czy nie lepiej zaprosić Gości do hotelu 5* i czy nie będzie przypadkiem taniej? Na te i inne pytania odpowiada Adriana Piekarska – CEO firmy Exclusive Event, Aurelia Ścibisz – Event Manager w EE oraz Małgosia Mączka – Project Manager w EE.

Walcownia Cynku – obiekt będący pozostałością po prężnym przemyśle hutniczym. Niezwykła duma Śląska, która kiedyś utrzymywała wiele pokoleń rodzin. Obecnie – muzeum, w którym można zwiedzać industrialną przestrzeń wypełnioną po brzegi zabytkowymi maszynami. Właśnie to miejsce, tętniące niegdyś życiem i ciężką pracą, 22 października 2016 r. ożyło na nowo. Nie obyło się jednak bez niespodzianek oraz zaskakujących zwrotów akcji.
– Osią wokół, której zbudowany został cały event były walki MMA. Na tym pomyśle powstała aranżacja sali, wizualizacje multimedialne oraz scenariusz. Wartym uwagi jest fakt, że żadna walka nie była „udawana”, a wyniki liczyły się zawodnikom do ich Kart Walk. Aby jednak było to możliwe – każdy najdrobniejszy element musiał być zorganizowany zgodnie z regulaminami walk MMA. Obsługa zawodników, sędziowie, obsługa oktagonu – to zupełnie nowy obszar, z którym musiał się zmierzyć zespół Exclusive Event – mówi Adriana Piekarska. – Dużym wyzwaniem było połączenie Gali MMA z ekskluzywnym bankietem, podczas którego nie mogło zabraknąć dodatkowych atrakcji oraz niezapomnianej oprawy artystycznej, komponującej się w jedną spójną koncepcję z jakże kontrowersyjnym pomysłem, jakim są walki w klatce – dodaje.

Jak powstają takie eventy? I jak radzić sobie w sytuacjach nieprzewidzianych?
– Na początku było zimno, strasznie zimno… Potem pojawił się deszcz, a wraz z nim ogromne ilości błota tarasujące dojazd do Walcowni. Nasze organizmy oraz maszyny nie miały zbyt wiele czasu, by zaaklimatyzować się w tych trudnych warunkach. Tempo nadawał napięty harmonogram prac, które należało wykonać w starannie określonym dla każdej ekipy czasie. Pod Walcownią stały już tiry ze sprzętem, które trzeba było jak najszybciej wypakować, by zdążyć z przygotowaniem obiektu do wydarzenia. Przed rozpoczęciem montażu musieliśmy wyznaczyć ustawienie poszczególnych elementów. Przystąpiliśmy więc do odrysowywania na podłożu wszystkiego, co dotychczas znajdowało się jedynie na „suchych” wizualizacjach, by w 100% być przekonanym, że to, co mamy na papierze, udźwignie naszą, jakże nieodkrytą jeszcze przestrzeń. Ręce trzęsły się z zimna… ale i z ekscytacji… bowiem już za chwilę, właśnie tutaj, miał odbyć się event, który z pewnością odbije się głośnym echem w branży. Zagospodarowanie oraz odpowiednie odgrodzenie przestrzeni eventu zależało od 2 elementów – oktagonu oraz sceny… Te potężne, wielotonowe konstrukcje musiały powstać jako pierwsze, po dwóch przeciwległych stronach, a po ich zamontowaniu nie było już szans na jakiekolwiek poprawki. Przekazaliśmy więc technikom wszystkie wytyczne i z duszą na ramieniu ruszyliśmy do dalszych zadań. Po kilku godzinach prac ekip technicznych, z zadowoleniem stwierdziliśmy, iż konstrukcja sceny idealnie zamyka przestrzeń, za którą zaplanowaliśmy cały backstage wydarzenia (ogrzewane garderoby zawodników oraz pozostałych podwykonawców). Ruszyliśmy więc dalej, aby zobaczyć jak wygląda montaż obwiedni, która wyznaczała przestrzeń na oktagon… Okazało się, iż ekipa techniczna zaczęła rozstawiać konstrukcję przesuwając ją o „zaledwie” 2 m, jednak w tej sytuacji jakże kluczowe! W obecnym układzie nie pomieścilibyśmy wszystkich zakładanych elementów, a mówiąc wprost – 2 stolików dla gości. Tu warto dodać, iż w takich momentach, kluczowy jest nie tylko zapas czasu, ale także stała obecność koordynatora projektu czuwającego nad montażami i reagującego na wszelkie nieprawidłowości. Po kilku godzinach obwiednia stała już w całości na właściwym miejscu.
– Kolejnym dowodem na to, jak ważne jest doświadczenie zespołu, są awarie drogowe, na które nie mamy wpływu, a które dzieją się w najmniej odpowiednich momentach. Taka właśnie sytuacja miała miejsce podczas przejazdu oktagonu, który jechał aż z Torunia… i zamiast na 22.00 dotarł do Walcowni 4 godziny później, o 02.00 w nocy – mówi Adrianna Piekarska.

– I to również nie było nam straszne, gdyż założyliśmy montaż tej ogromnej konstrukcji z dużym zapasem czasowym, co potwierdza tylko, iż wieloletnie doświadczenie oraz dobre praktyki montażowe są niesłychanie ważne podczas planowania eventów – mówi Aurelia Ścibisz. Dobra praktyka w naszej firmie od lat wskazuje, że przewidujemy, planujemy i zabezpieczamy się tak, by być gotowym na wszelkie nieprzewidziane historie.
– Drugiego dnia montażowego niespodzianek nie brakowało. O godzinie 11.00, gdy wszystkie ekipy były w bardzo zaawansowanej fazie przygotowywania, wybiło prąd w całym obiekcie, co zdziwiło wszystkich łącznie z gospodarzami. Ciemność w obiekcie wstrzymała wszystkie prace. Nasz elektryk podjął niezwłoczną próbę przywrócenia prądu, jednak okazało się to o wiele trudniejsze, niż myśleliśmy, gdyż awaria dotyczyła zewnętrznej stacji dostawcy prądu. Sytuacja spowolniłaby prace ekip technicznych, co wiązałoby się z rozbieżnościami w agendzie montażowej, na co pozwolić sobie nie możemy. Jako że, eventy w przestrzeniach ekstremalnych mamy już bardzo dobrze przećwiczone, doskonale wiemy, co może się wydarzyć. Profilaktycznie zamówiliśmy agregat prądotwórczy, który od momentu rozpoczęcia montaży czekał na swoje 5 minut, które właśnie nadeszły. Elektryk przygotował odpowiednie okablowanie i już po chwili ekipy mogły wrócić do pracy, a my zajęliśmy się pracami związanymi z ogrzaniem tego, jakże gigantycznego obiektu. Zadanie równie trudne, ogrom zimnej, industrialnej i niedostatecznie szczelnej powierzchni Walcowni, wymagał wyodrębnienia przestrzeni stricte pod bankiet, w której goście musieli czuć się komfortowo pod każdym względem. Założyliśmy 6 potężnych nagrzewnic (co ciekawe, o 2 więcej niż zwykle przy tego typu obiektach zakładamy), jednak po wyjątkowo zimnej nocy w przeddzień eventu budynek okazał się tak wymagający, iż zmuszeni byliśmy domówić dodatkowy osprzęt, by zapewnić odpowiednie warunki nie tylko gościom, ale także zawodnikom i artystom na backstage’u. Istotne jest, aby w takich sytuacjach mieć sprawdzoną ekipę podwykonawców, którzy natychmiast są w stanie zareagować i przybyć z pomocą – kontynuuje Aurelia Ścibisz.
– W zespole odpowiedzialnym za prawidłowy przebieg samego eventu również nie obyło się bez małych niespodzianek. W ostatnim momencie, tuż przed próbą generalną, jeden z ochroniarzy nie dotarł na miejsce wydarzenia z powodów rodzinnych. Jego rolą było wyprowadzanie zawodników na ring. Wszyscy chwycili za telefony i ostatecznie na evencie było 3 ochroniarzy więcej niż zakładaliśmy, a jeden z nich, który przyjechał na zastępstwo, pracuje od tego dnia z nami już na stałe jako Kierownik Ochrony. Nie ma tego złego!
– Czasami myślę, że po 10 latach doświadczenia w branży, najciekawszym wykładem, jaki mogłabym zaproponować studentom studiów Event Management jest warsztat pt. „Zarządzanie eventem w sytuacjach kryzysowych” – dodaje ze śmiechem Aurelia.

A jak samo wydarzenie ocenia Małgosia Mączka – Project Manager w Exclusive Event?
– Jestem niezwykle dumna, iż stworzyliśmy wydarzenie na miarę potężnych, komercyjnych Gali MMA, pamiętając o wszystkich, najdrobniejszych szczegółach, takich jak odpowiednia oprawa muzyczna, scenograficzna, wizualna, jak i artystyczna. Warto również podkreślić, iż goście nie wiedzieli, co ich czeka, więc tym bardziej zależało nam na tym, by ich emocje sięgały zenitu. Dużym wyzwaniem był film, który kręciliśmy z zawodnikami w przeddzień Gali. To było zarówno dla nas, jak i dla nich duże obciążenie. Z jednej strony montaże, wybijający prąd, niesprzyjające warunki pod kątem odpowiedniej temperatury, a tu trzeba się uśmiechać i zrobić wszystko, by materiał był odpowiedni do zmontowania INTRO, które miało otwierać wydarzenie. Ekipy filmowe oraz montażyści pracowali całą noc, by osiągnąć oczekiwany przez nas efekt, a wszystko to pod ogromną presją czasu. Ostatecznie – wyszło fenomenalnie – profesjonalny film połączony z animacją, tworzył niezwykle widowiskowe INTRO do wydarzenia, które w połączeniu z odpowiednimi efektami świetlnymi, pirotechnicznymi oraz oprawą muzyczną, wywołały wśród zaproszonych gości niemałe poruszenie – co potwierdzała ilość telefonów komórkowych wyciągniętych z kieszeni i nagrywających wydarzenie. Wiele czasu poświęciliśmy również na opracowanie odpowiednich materiałów graficznych prezentujących sylwetki zawodników. Jednak nie zapominajmy, że efekt WOW oraz budowanie emocji było tutaj kluczowe. Tuż po INTRO, goście zostali oficjalnie powitani przez piękną i niezwykle charyzmatyczną polską gwiazdę – Olę Szwed. I w tym też momencie, z przeciwległej strony sali zabrzmiało wzniosłe „Ladies and Gentelmen, Welcome to the Cage Club…” ten głos niewątpliwie wzbudził niemałe poruszenie, porywając wiele osób z krzeseł – na oktagonie pojawił się Waldemar Kasta – znany muzyk oraz dyrektor artystyczny KSW. Anonser w niebanalny sposób dokonał prezentacji zawodników, a dopełnieniem całości był występ Kasi Moś – finalistki trzeciej edycji programu Must Be the Music – z jej autorskim kawałkiem „Addiction”. Same walki były niesłychanie emocjonujące. Goście z ogromnym zainteresowaniem obserwowali to, co dzieje się na oktagonie, nad którym zamontowane były ogromne ekrany z wizją na żywo. Poziom zawodników był bardzo wysoki – tutaj podziękowania dla całego teamu MDO & DAAS BERSERKERS TEAM za wsparcie organizacyjne oraz ustawienie tak wyrównanych walk. Wydawać by się mogło, że emocji podczas całego wieczoru było tyle, że gości nie można było już niczym zaskoczyć. Nic bardziej mylnego – tuż przed północą, na scenie pojawił się zespół Lady Pank, który był zwieńczeniem całego wieczoru i który poderwał gości do zabawy do białego rana. Nie lada zaskoczeniem dla gości okazały się również pokazy artystyczno-taneczne, miały one miejsce na dachu Cocktail Trucka, który oprócz podestu dla tancerek służył również jako profesjonalnie wyposażony bar, w którym to wirtuozi sztuki flair przygotowywali kolorowe drinki.
– Można zadać sobie pytanie – czy nie dało się zrealizować tego eventu łatwiej i taniej? Wynająć obiekt, który pomieści 150 osób, wstawić oktagon, scenę i zapewnić te wszystkie atrakcje? Jasne, że można było! Tylko z tą różnicą, iż byłby to kolejny, standardowy event…, a nasi klienci oczekują czegoś więcej. Oczekują, że wyjdziemy poza ramy briefu, że zaproponujemy im coś, co nie tylko pozostanie na długo w pamięci, ale co będzie kojarzyć się z innowacyjnością, spektakularnością oraz atrakcyjnością, czyli z tym, co charakteryzuje ich biznes. Uwielbiamy zaskakiwać i ogromnie dziękujemy naszym klientom, że pozwalają nam spełniać nie tylko ich, ale i nasze marzenia eventowe – podsumowuje Adriana Piekarska, CEO firmy.

Artykuł ukazał się w piątej edycji Katalogu OOH event. Pobierz wersję online TUTAJ.