Nieudany event? Dwanaście możliwych powodów

Jeśli przed organizacją eventu zadamy sobie pytanie: „Co może pójść nie tak?”. Odpowiedź brzmieć będzie: „Wszystko”. Liczba zmiennych jest tak duża, że event manager nie może być pewny dnia ani godziny. Poniżej lista subiektywnie wybranych ryzyk.

Frekwencja

Bez względu na to, czy organizujemy wesele, przedstawienie teatralne, festiwal, piknik firmowy, rodzinną kolację czy targi branżowe zbyt duża frekwencja lub jej brak mogą poważnie wpłynąć na przebieg wydarzenia i samopoczucie, a także w zależności od charakteru wydarzenia sytuację finansową organizatora. Tu tak naprawdę zaczyna się i kończy sukces 90% wydarzeń.

Pogoda

Od niej zależeć będzie nie tylko samopoczucie uczestników, ale bardzo często także ich liczba. Szczególnie w miesiącach zimowych, gdy niesprzyjająca aura może spowodować, że część osób nie dotrze na imprezę. Deszcz z kolei nie sprzyja wydarzeniom plenerowym, ale nieszczęsny również ten, kto planował wydarzenie w dużym mieście w pierwszy gorący weekend roku. Może się bowiem okazać, że taki event również będzie frekwencyjna klapą. Wydarzenie nie musi odbywać się pod gołym niebem, a w jego trakcie niekonieczne jest urwanie chmury, by pogoda zdeterminowała nasz sukces (o ile nie przewidzieliśmy wszystkich wariantów). Przykładowo, jeżeli zorganizowaliśmy wieczorne letnie przyjęcie w namiocie, a noc jest chłodniejsza niż planowano, spotkanie prawdopodobnie skończy się wcześniej niż byśmy chcieli.

Korki, protesty i inne takie

Tak, tak, nieco bardziej niż zwykle zakorkowane miasto może doprowadzić do tego, że będziemy otwierać wydarzenie prawie samotnie. Zdarza się, iż nawet spektakle teatralne rozpoczynają się później niż to było przewidziane.

Pierwsze wąskie gardło

Weryfikacja biletów, rejestracja uczestników. Jeżeli nie znamy przyzwyczajeń naszych gości możemy być bardzo zaskoczeni tym, że wszyscy przyszli godzinę wcześniej podczas, gdy bramy, punkty rejestracyjne i bufety są jeszcze zamknięte i planowo miały być zamknięte przez kolejne 30 minut. Nie lepiej poczujemy się, gdy od dwóch godzin byliśmy gotowi na przyjęcie uczestników, a oni zaczęli pojawiać się 10 minut przed czasem brutalnie ukazując, że otworzyliśmy zbyt mało punktów weryfikacyjnych i w momencie rozpoczęcia wydarzenia 50% uczestników jest jeszcze za drzwiami.

Czy każdy wie na pewno co ma robić?

I jakie są priorytety? Znacie to uczucie, gdy pół godziny przed otwarciem ważnej branżowej konferencji kluczowe miejsce na scenie zajmuje… fortepian… A przecież w scenariuszu jest napisane, że w tym miejscu powinna być mównica. Jak to się mogło stać?

Ciągi komunikacyjne

Czy pracownicy liniowi ustawieni są adekwatnie do tego, gdzie przemieszczają się ludzie? Czy właśnie tam uczestnicy znajdą np. punkty gastronomiczne, które będą kluczowe dla ich oceny jakości wydarzenia? A może smutny punkt cateringowy stoi opustoszały w miejscu, gdzie nikt nie trafia, podczas gdy do budki z hot dogami kolejka jest na godzinę stania? A w niej głównie matki z dziećmi krzyczącymi, że chce im się pić?

Świszczące mikrofony i katastrofy budowlane

Może się okazać, że Wasz perfekcyjnie zorganizowany event zrujnował dostawca usług, który nie potrzebował próby i przyjechał w ostatniej chwili. Najpyszniejsze nawet sushi nie wynagrodzi prezesowi tego, że nikt nie słyszał co mówił ze sceny. Gorzej, bo … nieco rozbawił uczestników, gdy każde zdanie zaczynał od przejmującego świstu. Latające POS’y i namioty też nie dodadzą naszemu wydarzeniu blichtru.

Komunikacja i oznakowanie

Na największych eventach i szczytach zagadnienia związane z oznakowaniem obiektu oraz wcześniejszym przygotowaniem uczestników do tego, jak się poruszać i gdzie można coś znaleźć, zajmują więcej lub porównywalnie tyle czasu i uwagi, co kwestie związane z bezpieczeństwem, czyli bardzo, bardzo dużo czasu. Właściwe oznakowanie i przygotowanie uczestników do poruszania się w trakcie wydarzenia, nie tylko zwiększa ich satysfakcję, ale także ogranicza ryzyko chaosu, wąskich gardeł i niebezpiecznych sytuacji.

Catering

Oczywiście. Jedzenie najbardziej zapadnie w pamięci uczestników. Szczególnie, jeśli będzie… niesmaczne. Catering musi być nie tylko smaczny, ale i dostosowany do naszych gości. Zwróćmy uwagę na ich wiek, płeć i przyzwyczajenia żywieniowe. Dziś standardem jest już serwowanie przynajmniej jednej smacznej wegańskiej potrawy i jednej bezglutenowej. W niektórych przypadkach musimy pójść dalej i zapewnić dania np. halal.

Budżet

Pokażcie nam event menedżera, którego pierwszy kosztorys poprojektowy nie obfitował w nieprzewidziane koszty. Dodatkowa przerwa kawowa dla uczestników, bo przyjechali głodni i jednak nie wytrzymali na naszym ekonomicznym cateringu, zjedli wszystkie kupione ciastka i żądają kolejnych? Nieprzewidziane elementy techniki, bo nie ma możliwości podwieszenia nagłośnienia? Ulotki drukowane w ekspresie kosztowały znacznie więcej niż zabudżetowano? Zespół oczekuje dodatkowego wynagrodzenia, ponieważ grał dwie godziny dłużej? Warto zastanowić się nie tylko jak zaplanować budżet z uwzględnieniem różnych sytuacji, ale także jak go pilnować, kiedy tak naprawdę jest już zamknięty.