Czy grozi nam nuda na eventach? Czy może wszystko już było?

Różnorodność ofert firm zajmujących się organizacją eventów jest ogromna. Czy jednak nie mamy wrażenia, że prawie wszystko już było? Czym można jeszcze zaciekawić, zaskoczyć? Co jeszcze możemy zrobić? Wiadomo, dużo także zależy od budżetu, ale czy zawsze budżet musi być ogromny, żeby zrobić coś fajnego?

Efekt zaskoczenia na eventach jest istotny, jednak ważne jest też to, o jakim zaskoczeniu mówimy. Jedno to zaskoczenie wizualne, czyli spektakularna i pomysłowa dekoracja, aranżacja przestrzeni lub forma prezentacji wydarzenia. Drugie to zaskoczenie uczestnika i zaproponowanie mu nowej formy integracji. W pierwszym przypadku wszystko zależne jest od pomysłowości i kreacji organizatora.

fot. Stereomatic

-Technologia eventowa bardzo szybko rozwija się i co roku producenci zaskakują innowacyjnymi pomysłami: powstają nowe lampy sceniczne, a ekrany diodowe są coraz bardziej dokładne i elastyczne. Wystarczy spojrzeć na wiodących dostawców techniki i multimediów na naszym rynku, którzy średnio raz w roku – podczas swoich warsztatów – prezentują pionierskie produkty i rozwiązania. W chwili obecnej bardzo popularne jest wykorzystanie systemu kreowania przestrzeni Kinex. Właściwie można stwierdzić, że wszystko już było, na eventach wykorzystano niemal cały asortyment różnych scenariuszy i urządzeń. Dziś już imprezy paintballowe nie są niczym odkrywczym, a jeszcze parę lat temu były one prawdziwym hitem. Agencje eventowe muszą dobrze główkować, aby coś starego ubrać w nowe lub odwrotnie. Bardzo dużo wagi przywiązuje się do formy podania danego pomysłu: klienci zwracają uwagę na detale i spójność kompletnej koncepcji. Pytanie brzmi: czy zawsze trzeba zaskakiwać? Moim zdaniem: niekoniecznie – ważne, aby całościowy plan dawał pożądany efekt. W dzisiejszych czasach najważniejsze jest faktyczne integrowanie uczestników, zwłaszcza w eventach typowo firmowych, skierowanych do pracowników. Nie zawsze trzeba „krzyczeć” i zaskakiwać na każdym kroku – ważne, żeby było miło i z pomysłem – mówi Paweł Haberka, General Manager w agencji eventowej PowerEvents. Oczywiste jest, że nie możemy każdego eventu wymyślać na nowo i zawsze oferować czegoś, czego publiczność jeszcze nigdy nie widziała. Część eventu wypełniać będzie zatem „stare i sprawdzone”.

– Dlatego na przykład rozmaite „dmuchańce” ciągle mają rację bytu, mimo tego, że każdy już je widział. Istotnym jest jednak wyszukiwanie elementów, które będą nowe, ciekawe i zaskakujące. Elementów, które nadadzą smaku naszej imprezie i wyróżnią ją spośród tysiąca innych. Branża rozrywkowa bywa bowiem bardzo kapryśna. Jeśli nie chcemy, aby eventowa fortuna się od nas odwróciła, musimy karmić ją stale nowymi wrażeniami. Podsumowując rok 2017, staraliśmy się odnaleźć aktualne rodzynki na nasze „eventowe torty”. Dla nas była to ruchoma ścianka wspinaczkowa. Początki naszej ścianki sięgają 2015 roku. Stworzyliśmy ją wówczas z myślą o branży fitness. Ale to branża eventowa przyszła do nas i powiedziała „chcemy to koniecznie mieć. Idąc za sukcesem tego produktu nasza firma zapowiedziała kolejną nowość na sezon 2018. Wirtualna rzeczywistość cieszy się coraz większą popularnością. Stworzyliśmy symulator wyścigów samochodowych, który nie tylko daje nam wrażenia optyczne. Biorąc udział w wyścigach, odczuwamy ponadto wszystkie te przeciążenia, które znamy z jazdy samochodowej. Gdy wciskamy pedał gazu, przyspieszenie wciska nas w fotel auta, gdy hamujemy, czujemy, jak siła hamowania wyrzuca nas z fotela i napinają się pasy bezpieczeństwa. Gdy wchodzimy w zakręty, działają siły odśrodkowe. Od początku roku 2018 symulator gotowy będzie do STARTU – podsumował Piotr Małecki z EVEREST CLIMBING.

oba zdjęcia Stereomatic

Zatem w branży eventowej stale należy poprawiać jakość, podnosić poprzeczkę i starać się zaskakiwać – niekoniecznie całkowicie nowym pomysłem, czasem wystarczy drobna modyfikacja.
– Codziennie zajmujemy się wymyślaniem i realizowaniem nowych projektów dla naszych widzów i gości. Przyjąwszy ograniczone pole możliwości, jakim jest repertuar musicalowy i filmowy, rzadko wspierany prostymi, radiowymi przebojami, musimy stale podnosić jakość naszych produkcji. Dlatego pracujemy z najlepszymi – aktorami i wokalistami, którzy na co dzień występują na czołowych scenach muzycznych w kraju. Czy nasze występy są zaskakujące? Zazwyczaj przyjmujemy dosyć klasyczną, elegancką stylistykę rodem z Broadwayu, dlatego nasze produkcje nie szokują. Miło jednak jest widzieć, że kiedy występujemy, widzowie, zamiast skupiać się na przekąskach, drinkach i rozmowach, przenoszą uwagę na scenę, a po zakończonym koncercie nagradzają nas szczerymi brawami. Nierzadko wchodzimy w kreatywną współpracę z twórcami eventów, wzajemnie dopasowując elementy koncertu i imprezy do siebie, by całość wyglądała jak spod igły. Sporo zespołów coverowych i eventowych trwa jeszcze w przeświadczeniu, że na eventach uprawia się chałtury. My mamy świadomość tego, że do trzydziestominutowego setu koncertowego dla klienta komercyjnego podchodzić trzeba z równą powagą i szacunkiem, co do trzygodzinnych spektakli w teatrze. Po drugiej stronie zawsze jest przecież odbiorca, któremu należy się najwyższa jakość, na jaką nas stać. Nie gaśnie w nas pasja do tego, co robimy, a i zapał event managerów do współpracy z nami nie maleje, gdy rozmowa schodzi na temat finansów – mówi Maciej Pawlak, Manager, Broadway w Polsce.

Wachlarz firm zajmujących się atrakcjami w branży eventowej jest bardzo szeroki, nie ma dwóch dokładnie takich samych firm oferujących dokładnie to samo, a jeśli nawet, to każda z nich zrobi to po swojemu.
– Z organizacją eventów jest trochę tak jak z gotowaniem. Jeśli rzucimy hasło np. bataty, wołowina, albo schab, to mimo tego, że mamy ten sam produkt wyjściowy każdy kucharz zrobi z nim coś innego. Smak, podanie, wygląd dania będzie inny w zależności od użytych dodatków, czasu i sposobu obróbki danego składnika. Tak samo jest z eventami. Każdy dobry producent, czy też reżyser wydarzenia z danej konwencji, koncepcji czy pomysłu wyciągnie coś innego. Dlatego gdybym był na miejscu klienta szukałbym agencji, które mają różnorodne doświadczenie i portfolio, a nie ciągle powielają te same schematy i pomysły. Agencji kreatywnej, a nie zachowawczej. Jeśli szukamy oryginalnego pomysłu, czegoś co może nas i naszych gości zaskoczyć warto sięgnąć po nową agencję, która zniszczy konwencje i utarte schematy działania i myślenia. To też potrafi wprowadzić wiele świeżości w projekt. Inaczej możemy ciągle mieć tzw. odgrzewane kotlety – mówi Damian Haftkiewicz, założyciel i pomysłodawca Stereomatic Agency Group.
Zleceniodawcy często zadają sobie to samo pytanie – co z tym budżetem, na jakim poziomie powinien się kształtować? Czy da się zaskoczyć uczestnika, niekoniecznie wydając horrendalne kwoty?

Ścianka wspinaczkowa firmy Everest Climbing

Paweł Haberka, General Manager w agencji eventowej PowerEvents – Można pozwolić sobie tu na odrobinę żartobliwą odpowiedź: mając mały budżet, można wysłać uczestników do „słabego” ośrodka i z pewnością zaskoczymy odbiorców. Niestety, nie na plus. A tak na poważnie – budżet eventu jest kluczem do tzw. „wkładu”. Są koszty stałe, takie jak obiekt, catering czy transport. Reszta budżetu to pula, która zostaje na atrakcje – im jest większa, tym większe możliwości, ale nie jest prawdą, że organizacja eventu firmowego musi kosztować majątek. Nie zawsze oczekiwania idą w parze z możliwościami finansowymi – po prostu „z pustego i Salomon nie naleje”. Pomysłowość i zdolność kreacji, jakimi wykazuje się organizator, są kluczowym elementem eventu. Nie potrzeba zawrotnych kwot, aby wywołać u uczestników wydarzenia efekt WOW: np. zaskoczeniem może być drobny spersonalizowany upominek czekający w pokoju na uczestnika lub utrzymywanie w tajemnicy szczegółowego planu imprezy. Popularne są też działania poprzedzające event, czyli akcje przed samym wydarzeniem, które w minimalny sposób budują atmosferę eventu. Mogą to być intrygujące maile czy niespodzianki w biurze. Jedno jest pewne: dobry i rozsądny budżet z pewnością poszerza możliwości, ale nie jest tak, że jego brak całkiem uniemożliwia realizację oryginalnych pomysłów.

Damian Haftkiewicz w tym temacie dodaje – Jestem wielbicielem kina. Oglądam 5-8 pozycji w tygodniu. Nie będzie to nic odkrywczego jeśli powiem, że sukcesu kasowego, czy też nagród na festiwalach filmowych wcale nie gwarantuje wysoki budżet albo gwiazdy pierwszego formatu. Najważniejszy jest pomysł i scenariusz, a także reżyseria. Często się zdarza, że ogromne wrażenie robi film za 100 razy mniejszy budżet, niż rozdmuchana produkcja napakowana efektami specjalnymi. Widzę ogromną analogię pomiędzy produkcjami filmowymi a eventowymi. Moim zdaniem coraz większą rolę będzie odgrywać rola scenarzysty producenta i reżysera wydarzenia (najlepiej, aby w agencji rolę tą pełniła jedna osoba), który będzie potrafić w zgrabny sposób znaleźć „złoty środek” pomiędzy oczekiwaniami klienta, a możliwościami budżetowymi. Oczywiście cały czas mówimy o budżetach realnych, a nie życzeniowych. Natomiast, jak pokazują np. realizacje naszej małej agencji z Wrocławia, która nie pracuje zbyt często na wielomilionowych budżetach, można zrobić naprawdę wiele – dopowiada przedstawiciel Stereomatic Agency Group.

Wciąż jak widać, można zrobić wiele, za niewiele lub trochę więcej, ale już wiemy, że budżet nie do końca wiedzie w tym temacie prym. Liczy się dobry pomysł i ludzie którzy go tworzą, a ich nie brakuje, bo ile ludzi na świecie tyle różnych pomysłów i realizacji.

Magdalena Wilczak

Artykuł ukazał się w OOH event! Pobierz wersję online: TUTAJ.