Kawa ważna sprawa, czyli rola przerw kawowych na eventach

Statystyczny Polak wypija trzy razy mniej kawy niż Skandynawowie, którzy są największymi „kawoszami”. 3 kg kawy rocznie, czyli 95 litrami tego napoju delektujemy się w domu, w pracy i w kawiarniach. Gros z tych wypitych filiżanek zostaje skonsumowanych w trakcie konferencji, targów czy spotkań biznesowych. Imprezy eventowe to wręcz idealne miejsce do zaserwowania najlepszej jakości napoju ze szlachetnych ziaren kawowca.

Przerwa kawowa jest punktem obowiązkowym każdego eventu, który trwa dłużej niż dwie, trzy godziny. Mogłoby się wydawać, że jej przygotowanie nie powinno nastręczać żadnych trudności. Okazuje się, że w ostatnich latach dużo w tej materii się zmieniło i przerwy na tzw. małą czarną urosły do rangi istotnego elementu eventowego cateringu.
– Przerwa kawowa już dawno przestała spełniać swoją podstawową rolę krótkiego i szybkiego przerywnika w spotkaniu, podczas którego uczestnicy mają do dyspozycji kawę w termosie, obok mleko w dzbanku i kruche ciasteczka na talerzyku. Wraz z popularyzacją wysokiej jakości kawy, sposobu jej parzenia, a także estetycznej formy podania, obecnie podczas wszelkich spotkań biznesowych zapewnienie wysokiego standardu przerwy kawowej to już podstawa. Smaczna kawa i ciasto, to jednak nie wszystko, jeżeli chce się zrobić wrażenie na zaproszonych uczestnikach. Od pewnego czasu obserwujemy trend przerw kawowych tematycznych typu Eco Przerwa czy BIO bufet z chlebem pieczonym przez wysokiej klasy znawców. Forma prezentacji również się zmieniła – serwetki i talerze odchodzą do lamusa, gdyż wypierają je modne obecnie przekąski w pudełkach (np. boxy z warzywami) albo w szklanych kielichach. Przerwy kawowe stanowią również odpowiedź na modne obecnie diety: wegetariańską, wegańską i bezglutenową i dziś to stanowi absolutny MUST DO – wymienia Agnieszka Zagozda, dyrektor zarządzająca agencji Ster Event.

Jak wybrać idealną przerwę kawową?
Zmiana standardu i znaczenia przerw kawowych sprawia, że należy postawić na pełen profesjonalizm. Często przecież w czasie jej trwania nawiązuje się istotne, biznesowe kontakty, omawia warunki umów albo po prostu zadzierzga nowe znajomości. Wybór odpowiedniej obsługi i rodzaju przerw kawowych jest w tym przypadku kluczowy.

Fot. Foto Bar, www.fotobar.com.pl

– Przerwy kawowe to zazwyczaj pakiety, które w zależności od ceny zawierają różne przekąski. Podstawą jest kawa, herbata, soki i woda, jeżeli jednak chodzi o bufet, to mamy tutaj pełną dowolność – od kruchych ciasteczek po kanapeczki i wszelkiego rodzaju ciasta, croissanty i inne desery czy słone przekąski. Wybór przerwy kawowej zależy oczywiście od klienta. Wybierając konkretny pakiet sugerujemy się ceną oraz rangą i rodzajem imprezy. Wiele zależy też od uczestników konferencji oraz miejsca, w którym się ona odbywa. Oczywiście im droższy pakiet, tym jest bardziej różnorodny i bogaty, dzięki czemu łatwiej będzie trafić w gust i spełnić indywidualne potrzeby i preferencje poszczególnych uczestników eventu – podkreśla Katarzyna Banasiewicz, event manager w agencji UNIQUE ONE.

Charakter przerw kawowych powinien uwzględniać trendy społeczne i nie chodzi tu tylko o kontekst zdrowych przekąsek i dodatków. – W przygotowaniu przerw kawowych coraz częściej klienci oczekują respektowania standardów CSR i podejścia proekologicznego. Przejawia się to korzystaniem wyłącznie z kawy fair trade, produktów od lokalnych rolników czy przekazywaniu jedzenia, które nie zostało wykorzystane na cele dobroczynne. Nowe trendy to również wyzwania dla obsługi, która powinna umieć z łatwością opowiedzieć, co można zjeść, jakie są składniki dań, a także znać informacje o alergenach czy składnikach pochodzenia zwierzęcego – mówi Urszula Piotrowska, Client Service Director w Agencji Allegro.

Fot. Ster Event

Koszt wybranej przerwy kawowej może być jednak barierą nie do przejścia dla organizatorów imprez z sektora EVENT & MICE. A może zdarzyć się, że dana propozycja firmy cateringowej jest droższa od lunchu! – W ostatnich latach pojawił się popyt na przerwy fit oraz uwzględniające różne diety czy alergie. Widać zapotrzebowanie na mleko sojowe, świeżo wyciskane soki, zdrowe koktajle, warzywa z dipami, czy bezglutenowe wersje ciasteczek. To wpływ większej świadomości w dziedzinie zdrowia. Poza tym branża się rozwija i spotkań jest coraz więcej. Najmodniejsza jednak pozostaje niska cena. Hotele prześcigają się w różnych propozycjach, ale kiedy przychodzi do konferencji na kilkaset osób, kruche ciasteczka i kawa w termosach to pierwszy wybór – komentuje Anna Niewiadomska, Senior MICE Manager w DoubleTree by Hilton Łódź.

Bez baristy ani rusz
W kontekście idealnej przerwy kawowej instytucja baristy nabiera fundamentalnego znaczenia. To przecież obsługa z prawdziwego zdarzenia przygotuje perfekcyjne espresso albo latte wykonane zgodnie z techniką latte art. Nie można też zapominać o roli profesjonalnych ekspresów, mieszanek świeżo palonej kawy i dodatków, bez których sztuka podania dobrej kawy może się nie udać. – Rola baristy podczas każdego wydarzenia jest nieoceniona, tylko profesjonalny serwis kawowy zapewni kawę o odpowiednim smaku. Kawa rozpuszczalna czy parzona to tylko ostateczność, obecność automatów do kawy jest już tak powszechna i towarzyszy nam niemal wszędzie i myślę, że nikogo nie trzeba przekonywać do słuszności wyboru baru kawowego z baristą podczas eventu. Smak, smak i jeszcze raz smak – jeśli jesteśmy profesjonalistami i zależy nam na odpowiedniej lokalizacji, odpowiednim menu, oprawie muzycznej to tak samo powinno nam zależeć na tak istotnym elemencie jakim jest kawa – akcentuje Artur Drzazga, właściciel firmy Foto Bar, zajmującej się obsługą barów na eventach.

Dla wielu kawoszy kawa to nie napój – to styl życia. Warto o tym pamiętać, gdy jako organizatorzy eventu chcemy zaoszczędzić na obsłudze przerw kawowych. – W kawiarniach często widzimy popularne frazesy w stylu „życie jest zbyt krótkie, żeby pić słabą kawę”, które stanowią motto wielu influencerów. Profesjonalny barista przygotuje gościom znakomitą kawę, pokaże swoje sekretne sposoby, a przy okazji opowie o tym na czym zna się najlepiej – o kawie, o jakości ziaren, o tym jak dobierać składniki, jak przebiega proces palenia, czego unikać aby nie popsuć jej smaku. Kawa podana w ten sposób, z uroczym wzorkiem na piance sprawi radość każdemu smakoszowi i będzie świetną atrakcją eventu – dodaje Agnieszka Zagozda.

Fot. Foto Bar, www.fotobar.com.pl

Nie tylko mała czarna
Bar kawowy zawsze pełni najważniejszą rolę w trakcie przerwy kawowej, ale na topie obecnie są dodatkowe rozwiązania wzbogacające ofertę cateringową. – Bar prosecco pozwoli na podniesienie rangi i celebracji powitania, doskonałym dodatkiem do baru kawowego jest też orange bar czy smoothies bar – porcja energii i witamin przyda nam się w każdych okolicznościach i coraz częściej towarzyszy nam podczas rozmaitych wydarzeń. Oferta i forma dostępnych rozwiązań się poszerza i działa to tylko na korzyść uczestników – podkreśla Artur Drzazga.

Zdaniem Krzysztofa Wacławka z Gusto-Cafe.pl, warto podwyższać standardy usług na eventach. – Przykładem może być dodanie do usługi baristycznej technologii jaką jest kolorowy wydruk Latte Art z drukarki gastronomicznej Printella. Świetnym rozwiązaniem na wieczorny event jest serwowanie drinków alkoholowych w oparciu o espresso czy cappuccino. Innym ciekawym pomysłem na napoje kawowe jest nasza współpraca z jednym z marketów spożywczych, który był sponsorem imprez biegowych w sezonie 2017. Nasi bariści robili tradycyjne kawy oraz energetyczne smoothie kawowe dla uczestników biegów i maratonów w całym kraju – dodaje Krzysztof Wacławek.

W dobie mediów społecznościowych także wyjątkowa forma podania i zaprezentowania przerwy kawowej i bufetu jest niepisanym wymogiem. – Estetyka i hasztag to słowo klucz w planowaniu dekoracji i menu. To co znajduje się na stołach musi wyglądać pięknie na Instagramie i ma zachęcić do zrobienia zdjęcia i zamieszczenia go na portalu. Świetnym pomysłem, który odpowiada na te potrzeby jest kawa z własnym selfie. Klienci mogą zamówić sobie „selfieccino”, czyli cappuccino z portretem osoby zamawiającej kawę na mlecznej piance. Doskonałym rozwiązaniem, które lubimy stosować jest również łączenie przerw kawowych ze sztuką. Podczas jednego z naszych z eventów strefa przerwy kawowej zaaranżowana została w stylu galerii sztuki nowoczesnej i była połączona z wystawą rzeźb polskiego artysty – opowiada Agnieszka Zagozda.

Preferencje i potrzeby, czyli klient nasz Pan!
By poznać upodobania gości należy o nie zapytać i uważnie ich wysłuchać, zarówno klienta zlecającego usługę, jak i uczestników eventu, którzy będą korzystać z przerw kawowych. To ułatwi wybranie odpowiedniego rodzaju przerywnika z kawą w roli głównej. Jak zauważa Anna Niewiadomska, bywa tak, że w obrębie jednego spotkania jest kilka podgrup z różnymi wymaganiami.
– Jedna lubi ciasta, inna kanapki, kolejna owoce w całości, a ostatnia tylko filetowane, przy czym ta pierwsza musi mieć koniecznie kawę z ekspresu. Inne grupy traktują przerwę kawową jako dodatek do rozmów w kuluarach, czy pretekst do rozprostowania nóg i nie skupiają się na jej asortymencie. Bardzo ważna jest też elastyczność względem czasu i miejsca serwowania, zarówno na etapie planowania eventu, jak i już podczas realizacji. Rodzaj wybieranej przerwy kawowej zależy w dużej mierze od wielkości danego eventu. Łatwiej przełknąć koszt wyrafinowanej przerwy kawowej, gdy w spotkaniu bierze udział 10 osób. Z urozmaiconymi przerwami kawowymi mamy też do czynienia, gdy na spotkanie zapraszani są klienci lub ważni kontrahenci. Wtedy organizatorzy analizują zawartość przerw, zwracają uwagę, czy przerwa poranna zawiera elementy śniadaniowe, czy zachowana jest równowaga pomiędzy propozycjami słodkimi i wytrawnymi, czy znajdą się w niej pozycje wege i bezglutenowe – dopowiada przedstawicielka DoubleTree by Hilton Łódź.

Fot. Agencja Allegro

Profesjonalny serwis kawowy to szeroki wachlarz rozwiązań. Istotnym kryterium przy doborze rodzaju przerwy kawowej jest pora dnia. – Poranna przerwa kawowa w towarzystwie menu śniadaniowego, świeżych soków pozwoli nabrać energii na szkolenie czy wykład, w przypadku przerw porannych czas ich trwania jest relatywnie krótki – wystarczy, że pozwoli na szybkie espresso i przekąskę. Przerwa okołolunchowa to już chwila na przegryzienie czegoś więcej, czas poświęcony kawie i dyskusjom się wydłuża, a ilość wypitych kaw wzrasta. Przerwy popołudniowe to również chwila na dyskusje przy kawie, podsumowanie spotkania czy wymiana doświadczeń przed wydarzeniami wieczornymi, sprzyjające relaksowi w towarzystwie dobrego cappuccino i deseru – wyjaśnia Artur Drzazga.

Dodatki w różnych wariantach, a nawet odpowiednio dobrany asortyment kubków czy porcelany, zaopatrzonej np. w logotyp wydarzenia czy też klienta – wszystko to pozwoli na jeszcze lepszy odbiór serwisu.
– Długość przerwy kawowej należy dostosować do czasu trwania eventu, biorąc pod uwagę także inne rodzaje przerw np. przerwę na lunch. Przerwy kawowe mogą być jednorazowe (bufet jest postawiony raz) lub ciągłe (bufet jest uzupełniany przez określoną liczbę godzin). Znaczenie ma też pora serwowania przerwy kawowej. Rano mogą być podawane koktajle owocowe, a po południu już raczej warzywne. Zgodnie z zasadami zdrowego stylu życia do kawy powinien być podawany nie tylko zwykły, biały cukier, lecz także trzcinowy, ksylitol czy erytrytol, które są uznawane za zdrowsze odpowiedniki słodzików – mówi Katarzyna Banasiewicz.

Przygotowując przerwę kawową musimy pamiętać, że to jedynie środek do celu. Najważniejsze jest, by przerwa kawowa dawała możliwość relaksu i budowania relacji. – Służy temu aranżacja przestrzeni ułatwiająca nawiązywanie kontaktów czy możliwość swobodnej rozmowy kuluarowej. Ważne jest zapewnienie umeblowania i elementów dekoracyjnych, które pozwolą na spokojne i komfortowe zjedzenie posiłku, bez ryzyka pobrudzenia się. Aranżacja pozwala wprowadzić do wnętrz ciepły i domowy charakter, budując swobodną i nieco nieformalną atmosferę. Przerwa kawowa to również dobra okazja do prezentacji materiałów dodatkowych, ofert sponsorów czy partnerów wydarzenia. Ich stoiska mogą stanowić dodatkową atrakcję i uzupełniać ofertę gastronomiczną – podsumowuje Urszula Piotrowska.

Serwując kawę w trakcie imprez eventowych nie można zapominać, że gra toczy się o poprawę samopoczucia naszych gości. Dzięki tej prostej atrakcji, z odpowiednio zdywersyfikowanym menu, mamy szansę pozostać na dłużej w pamięci uczestników wydarzenia. Ten niezbędnik w środowisku biznesowym ma duże znaczenie i nie warto na nim oszczędzać.

Jaga Kolawa

Artykuł ukazał się w OOH magazine nr 2/2018. Pobierz wersję online TUTAJ.