Największym wyzwaniem zawsze jest logistyka | Robert Rachwał, Mobile Trends Conference

Kiedy w 2012 roku powstało Mobile Trends Conference, było jednym z pierwszych tego typu wydarzeń w Europie Środkowo-Wschodniej, a jego organizatorzy nie mieli doświadczenia w tego typu przedsięwzięciach. W ciągu siedmiu lat konferencja urosła prawie 4-krotnie, w 2018 roku gromadząc ponad 500 uczestników zainteresowanych stanem i przyszłością branży mobile. O początkach Mobile Trends Conference i największych wyzwaniach organizatorskich rozmawiamy z Robertem Rachwałem, pomysłodawcą i organizatorem MTC.

Jak wyglądała organizacja pierwszej konferencji? Co było najtrudniejsze?

Przed organizacją pierwszej edycji Mobile Trends kompletnie nie mieliśmy doświadczenia w organizacji eventów. To była tak naprawdę bardzo spontaniczna decyzja o zorganizowaniu konferencji poświęconej technologiom mobilnym. Wiązało się to oczywiście z wieloma przygodami, badaniem rynku, zaskoczeniem, jeśli chodzi o ilość uczestników – musieliśmy przekładać termin. Początkowo zaplanowaliśmy, że to będzie grudzień, daliśmy sobie za mało czasu na przygotowanie i w związku z ogromnym zainteresowaniem musieliśmy przełożyć termin na styczeń. Ale to wyzwanie i pierwszą konferencję oceniam bardzo pozytywnie i była to fajna przygoda, która rozpoczęła historię całej serii konferencji Mobile Trends.

Ile czasu minęło od momentu podjęcia tej spontanicznej decyzji o organizacji Mobile Trends w 2012 roku do odbycia się eventu?

O ile dobrze pamiętam, to były jakieś dwa miesiące. Stwierdziliśmy, że organizujemy konferencję, miał to być mały event, natomiast wyzwania organizacyjne, kwestia przygotowania sali, wyboru prelegentów, znalezienia sponsorów okazały się dużo bardziej czasochłonne niż myśleliśmy i w konsekwencji musieliśmy przesunąć event o miesiąc.

Jak konferencja zmieniała się w kolejnych edycjach?

Każda edycja jest trochę inna, bo za każdym razem staramy się wprowadzać nowe rozwiązania. Największa zmiana zaszła pod kątem tematyki i ilości dni. Zaczynaliśmy od jednego dnia podzielonego na dwie ścieżki tematyczne – jedna skierowana do biznesu, a druga do deweloperów, dotycząca technicznych aspektów tworzenia aplikacji. Kolejne edycje trwały już dłużej i obie ścieżki tematyczne były rozbite na osobne dni. Był również taki moment w historii Mobile Trends, że konferencja trwała aż 3 dni – dołączyliśmy dzień z prelekcjami bardziej marketingowo-inspirującymi, niekoniecznie związanymi z tematyką mobile. Obecnie wróciliśmy do wcześniejszych założeń, odeszliśmy od prelekcji technicznych dla programistów i skupiamy się wyłącznie na biznesowej stronie mobile’u, marketingu i kwestiach związanych z projektowaniem UX.

W niektórych latach organizowałeś nawet dwie konferencje w roku [Mobile Trends for Marketers i for Business – red.]. To były eventy takiej samej wielkości?

To były nieco mniejsze, dodatkowe imprezy, które odbywały się w maju. Dziś już wiadomo, że i w tym roku przygotowujemy specjalną edycję konferencji Mobile Trends. Tym razem będzie ona dedykowana branży e-commerce.

Myślałem, że porzuciliście już organizację dodatkowych konferencji, ale okazuje się, że tak się nie stało.

To były różne sploty wydarzeń, które pozwalały nam organizować dodatkową edycję lub świadome decyzje, które podejmowaliśmy o jej nieorganizowaniu w danym roku. Taki dodatkowy event ma dla nas zarówno plusy, jak i minusy, bo jesteśmy firmą, która nie zajmuje się wyłącznie organizacją konferencji. Na co dzień tworzymy swoje projekty informatyczne i aplikacje webowe dla różnorodnych klientów. Jednak w tym roku zapadła decyzja o organizacji dodatkowej edycji Mobile Trends. Nie odbędzie się ona, jak poprzednie, w maju, ale na początku jesieni.

W jakim celu firma, której core-business to tworzenie aplikacji na zlecenie, organizuje konferencje? Robicie to dla przyjemności?

ClickMaster Polska był jedną z niewielu firm w kraju, które tworzyły strony mobilne, jeszcze w protokole WAP (Wireless Application Protocol). To spowodowało nasze zainteresowanie tematyką mobile. Chcieliśmy pogłębiać wiedzę, jednak w Polsce nie było to możliwe. To spowodowało chęć organizacji konferencji poświęconej właśnie tej tematyce. Chcieliśmy stworzyć miejsce wymiany wiedzy i doświadczeń, stworzyć społeczność wokół tej tematyki. Choć ścieżka rozwoju firmy poszła w inną stronę i dziś naszym rdzeniem są aplikacje webowe, to zainteresowanie tą tematyką nie minęło, a Mobile Trends jest dla nas dodatkowym elementem działalności, który z przyjemnością tworzymy co rok.

Jedna konferencja odbywała się w lutym, a druga w maju. To bardzo mało czasu. Jak dawaliście sobie z tym radę?

Na pewno organizacja drugiej edycji dwa-trzy miesiące po pierwszej to ciężkie zadanie, bo czasu na przygotowanie, znalezienie odpowiednich prelegentów jest ekstremalnie mało. Zawsze było to dla nas duże wyzwanie i dlatego majowe odsłony Mobile Trends są mniejsze. Między innymi dlatego w tym roku postanowiliśmy, że dodatkowa edycja nie odbędzie się w maju, a we wrześniu, żeby mieć więcej czasu na jeszcze lepsze przygotowanie tej konferencji.

Co było największym wyzwaniem w organizacji tegorocznej edycji MTC?

Dużym wyzwaniem jest dla nas znalezienie odpowiedniego miejsca na konferencję. Mamy wizję naszego eventu, wiemy ile chcemy mieć mniej więcej osób, ilu prelegentów, jak to powinno wyglądać i czasami okazuje się, że trudno jest znaleźć salę, która by spełniła nasze oczekiwania. Razem z konferencją odbywa się też gala rozdania nagród Mobile Trends Awards, dlatego w tym roku zdecydowaliśmy się rozbić organizację tych dwóch wydarzeń na dwa różne miejsca. To wymagało od nas odpowiedniej logistyki, dużego zaangażowania osób odpowiedzialnych za galę, żeby to wszystko sprawnie i szybko zadziałało. W sumie zorganizowaliśmy dwa osobne eventy w dwóch różnych miejscach prawie w tym samym czasie, a każde z tych wydarzeń (konferencja czy gala MTA) ma inne elementy wymagające zaangażowania czy przygotowania.

Wspomniałeś o Mobile Trends Awards – to nagrody branży dla branży?

Wręcz przeciwnie. Nie chcemy, żeby były za takie uznawane. W głównej mierze nagradzamy firmy, które zdecydowały się na wdrożenie aplikacji, a nie które je wyprodukowały. Chcemy sprawić, żeby te firmy czuły się docenione, że posiadają aplikację, która jest warta uwagi, dobrze zaprojektowana. Przy okazji napędzamy też rynek. Oczywiście nagradzamy również firmy, które są producentami aplikacji, ale one otrzymują wyróżnienie, a główna nagroda trafia do firmy, która jest jej właścicielem

Nagradzacie w wielu kategoriach, a zwycięzcy to często duże, międzynarodowe i rozpoznawalne firmy. Na Waszej stronie internetowej pada zdanie: „już od 7 lat jest to najbardziej prestiżowa nagroda, nazywana Oscarem branży mobilnej w Polsce.” To wielkie słowa. Czym udało Wam się wypracować taką pozycję?

Jest wiele czynników, które na to wpływają. Przede wszystkim nagrody, które przyznajemy, od lat wyróżniają faktycznie najlepsze aplikacje. Kapituła konkursowa, która ocenia uczestników to niezależni eksperci, mający ogromną wiedzę i doświadczenie w tym temacie. Dzięki temu Mobile Trends Awards są uznawane za bardzo obiektywne i niezależne. Druga kwestia to wspomniany już fakt, że nie są to nagrody branży dla branży, a branży dla firm decydujących się na rozwiązania mobilne. Pozycję zawdzięczamy też nagrodzie przyznawanej przez internautów w głosowaniu online.

Jak różnią się wyzwania, przed jakimi stawałeś przy pierwszej edycji MTC w 2012 roku od tych z 2018?

Na pewno różnicą jest skala eventu, z jaką się mierzymy, bo konferencja przez te lata urosła 3-4 razy. Podczas pierwszej edycji było około 150 osób, na naszej największej ponad 550. Druga kwestia to doświadczenie – pierwszą edycję organizowaliśmy bez żadnego zawodowego przygotowania w tym temacie. Po tych 7 edycjach zupełnie inaczej podchodzimy do organizacji, chociażby mając świadomość tego, co może nas spotkać, z jakimi problemami możemy się zmierzyć. To doświadczenie daje nam duże ułatwienie w organizacji, ale oczywiście nie oznacza, że każda kolejna edycja Mobile Trends nie zaskakuje nas czymś nowym.

Jak duży zespół organizuje rokrocznie MTC? Jak urósł przez lata?

Organizacją zajmują się przede wszystkim trzy osoby, pomysłodawcy Mobile Trends – Edyta, Rafał i ja. Już od pierwszej edycji towarzyszyli nam i pomagali znajomi. Oprócz tego przy evencie pracuje zespół ClickMastera – przed konferencją pomaga nam w przygotowaniach, tworzy projekty graficzne, stronę www, system zapisów na konferencję, itp., Od kilku edycji staramy się mieć w zespole również dedykowane osoby, które cały rok pracują nad organizacją konferencji. Obecnie w przygotowaniach bierze udział 6-7 osób, a podczas samej konferencji jest nas około 12-15.

Przy których aspektach organizacyjnych korzystasz z podwykonawców?

Oczywiście wynajmujemy miejsce, catering, konferansjera, usługi foto/wideo, natomiast większość pozostałych elementów staramy się ogarniać we własnym zakresie – marketing, PR, pozyskiwanie patronów medialnych – to wszystko jest w naszym zespole. Czasami zdarza się, że korzystamy z zewnętrznej pomocy jeśli chodzi o reklamę i marketing, natomiast są to sporadyczne i tylko częściowe działania.

Obsługa techniczna zwykle zapewniana jest przez obiekt, w którym wynajmujemy salę. Zwracamy szczególną uwagę na dobre działanie internetu ze względu na tematykę konferencji. Wydarzenie dotyczące mobilności bez sprawnego internetu byłoby niekoniecznie dobrze odbierane.

W wielu ankietach przeprowadzanych z organizatorami eventów stabilne WI-FI jest wskazywane jako jeden z najważniejszych elementów i jednocześnie rzecz, z którą bardzo często jest problem. Jak to wygląda w praktyce?

Bardzo się to zmieniło na przestrzeni lat i faktycznie 5-6 lat temu dobre WI-FI było absolutną koniecznością na evencie i jeśli był z nim jakikolwiek problem, to odbijało się to na wizerunku konferencji. Taki problem był od razu zgłaszany i musieliśmy błyskawicznie interweniować. Natomiast biorąc pod uwagę dzisiejszą łatwość dostępu do internetu i duże pakiety transferu danych na smartfonach, liczba uczestników, którzy korzystają głównie z wi-fi jest coraz mniejsza. Mimo wszystko nie lekceważymy tego tematu, bo zdarzają się sytuacje, kiedy – jak choćby podczas tegorocznej edycji – okazało się w ostatniej chwili, że prelegent z Dublina nie może do nas dotrzeć i zorganizowaliśmy wideokonferencję. Musieliśmy mieć do tego odpowiednie parametry internetu, bo nie mogliśmy sobie pozwolić na przerwy i opóźnienia w transmisji obrazu i dźwięku.

Jak typujesz i selekcjonujesz prelegentów?

Mamy dwie ścieżki. Część prelegentów wybieramy sami – obserwujemy działania osób, które wyróżniały się w branży, które pracują w firmach mających w danym momencie ciekawy produkt, o którym mogą opowiedzieć. Drugim sposobem jest call for papers – otwarty formularz, przez który osoby chętne do wygłoszenia prelekcji mogą się zgłaszać. Muszą opisać siebie i prelekcję, którą chcą wygłosić podczas Mobile Trends, a później wewnątrz zespołu omawiamy te zgłoszenia i podejmujemy decyzje. Część prelegentów zgłoszonych przez call for papers wybierają w formie głosowania internauci. Od kolejnych edycji w tym wyborze będzie nas też wspierać rada programowa, która w większości będzie się składać z osób, które zasiadają w kapitule konkursowej Mobile Trends Awards.

Jak promujecie konferencję?

Stosujemy raczej standardowe metody promocji, czyli kampanie płatne AdWords i na Facebooku. Kolejnym elementem jest odpowiedni dobór patronów medialnych, bo dzięki nim i ich zasięgowi również docieramy do nowych osób. Natomiast uważam, że najlepszą promocją Mobile Trends są opinie i rekomendacje innych uczestników. Większość osób, które pojawiają się na Mobile Trends, w ankietach zaznacza, że słyszało o Mobile Trends od znajomych i dlatego zdecydowało się na przyjście. Siła rekomendacji jest bardzo duża, natomiast nie zapominamy o innych formach promocji.

Czy i jak badacie satysfakcję uczestników?

Tak, zawsze badamy. W aplikacji konferencyjnej [Mobile Trends jest klientem Meeting Application – red.] mamy dostępną ankietę, którą uczestnicy wypełniają podczas lub po konferencji. Mają też możliwość oceniania poszczególnych prelegentów i ich wystąpień z poziomu aplikacji. Dzięki temu wiemy jakie tematy i jacy prelegenci spełnili ich oczekiwania i na podstawie tych danych możemy wyciągnąć wnioski na kolejne edycje Mobile Trends. Istotną kwestią w naszych ankietach jest nie tylko ogólna ocena wydarzenia, ale jej rozbicie na poszczególne elementy eventu. Pytamy uczestników o to, jak oceniają dostęp do informacji, komunikację z innymi uczestnikami przed konferencją, program, miejsce, w którym odbywa się konferencja, czy catering. Wszystkie te aspekty są ważne, bo przecież konferencja to nie tylko prelekcje, ale też to, co dzieje się po konferencji, czy miejsce jej organizacji i możliwości networkingowe.

Z jakiego elementu MTC jesteś najbardziej zadowolony jako organizator?

Jestem zadowolony z całokształtu i z tego, że już od tylu lat jesteśmy na rynku, a konferencja cały czas cieszy się dużą popularnością, mimo rosnącej konkurencji w tym obszarze.

Bywasz na innych konferencjach?

Tak, staram się bywać na tych największych, najciekawszych wydarzeniach. Wiadomo, że konferencji poświęconych marketingowi czy branży IT jest bardzo dużo, ale co roku wybieram kilka, na które się wybieram. Nie tylko ze względów merytorycznych, ale też żeby podpatrzeć kwestie organizacyjne, poznać nowe osoby.

Czyli jesteś tam bardziej jako uczestnik czy organizator podpatrujący rozwiązania?

W moim przypadku nie da się tego rozdzielić. Staram się jak najwięcej wyciągnąć z prelekcji, ale drugim okiem patrzę przez pryzmat organizatora konferencji.

Co Twoim zdaniem jest kluczowym elementem każdej konferencji?

W moim osobistym odczuciu takich elementów jest kilka. Przede wszystkim merytoryka i tematyka prelekcji. Druga kwestia to ludzie, którzy przyjeżdżają na konferencję, networking i atmosfera, która podczas eventu panuje.

Networking – mocniejszy podczas konferencji czy na after party?

W obu miejscach, ale to zależy też od sposobu organizacji konferencji i tego jakie daje możliwości do networkingu. Zdarzało mi się być na konferencjach, gdzie przerwa kawowa trwała 10 minut i nie było niestety możliwości porozmawiania z innymi osobami bez spóźnienia się na kolejną prelekcję. Również jeśli chodzi o imprezę po konferencji, to mocno zależy od organizacji. Może się zdarzyć, że zbyt głośna muzyka uniemożliwi efektywny networking. Czynników, które wpływają na organizację dobrych warunków do rozmów biznesowych jest bardzo dużo. Nie da się natomiast określić, który networking jest lepszy, czy skuteczniejszy. Myślę, że warto rozmawiać i poznawać ludzi zarówno na konferencji, jak i pojawić się na after party.

Czym Mobile Trends Conference jest dla Ciebie, jako organizatora?

Jest to coś, z czym jestem bardzo związany. Organizacja konferencji poświęconej mobilności to nasz własny pomysł, który powstał 7 lat temu, kiedy inne tego typu imprezy nie istniały. Jest to coś, co daje nam dużo satysfakcji i radości. Zwłaszcza, kiedy słyszymy pochwały od uczestników lub otrzymujemy maile z podziękowaniami od prelegentów, czy z gratulacjami za świetną organizację. To buduje i sprawia, że chcemy i lubimy to robić.

Macie aspiracje europejskie?

Pierwsze nasze myśli o ekspansji były związane z wyjściem poza Kraków. W Warszawie łatwiej byłoby nam zgromadzić uczestników, bo jest tam obecna duża część grupy docelowej. Uczestnicy nie musieliby jechać do Krakowa, wynajmować hotelu, opłacać transportu. Natomiast Mobile Trends od początku jest związany z Krakowem i stwierdziliśmy z zespołem, że chcielibyśmy, żeby tak zostało. Zwróć uwagę, że nawet nasze logo nawiązuje do Krakowa.

Wiem, że jest trochę zbyt wcześnie, żeby pytać (w marcu była edycja 2018), ale – jakie masz plany na 2019, jeśli chodzi o MTC?

Równocześnie z przygotowywaniem jesiennej edycji konferencji, przygotowujemy się także  do przyszłorocznej odsłony Mobile Trends. Mamy już wstępne typy terminów, szukamy też miejsca, przeglądamy nowe obiekty, które powstają  w Krakowie i myślę, że już niedługo będzie się pojawiać coraz więcej szczegółów. Po podsumowaniu Mobile Trends 2018 mamy wstępnie ustaloną wizję przyszłorocznej edycji. Ta konferencja to projekt całoroczny, więc cały czas o tym myślimy.

Czy możesz coś zdradzić z tych planów?

Nie mogę jeszcze niczego zdradzić, bo nie jest to jeszcze na 100% pewne. Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, to dla dotychczasowych uczestników będzie to zupełnie nowe, bardzo ciekawe miejsce, którego jeszcze nie znają i w którym żadna edycja Mobile Trends Conference się nie odbyła. Mam nadzieję, że zaskoczymy również uczestników świetnie dobranymi tematami prelekcji, które będą pokazywać trendy w tej branży.

Rozmawiał Tomek Chojnacki, Meeting Application

Mobile Trends Conference and Awards

Konferencja poświęcona w głównej mierze trendom oraz marketingowi w kanale mobile, skierowana do osób z obszaru biznesu, marketingu, do kadry zarządzającej i wszystkich firm, które chcą wdrażać w tym kanale swoje rozwiązania. Konferencji towarzyszy gala wręczenia nagród Mobile Trends Awards.

Robert Rachwał – Od ponad 7 lat właściciel firmy ClickMaster Polska specjalizującej się w tworzeniu dedykowanych stron mobilnych, stron responsywnych (RWD) oraz aplikacji webowych. Współpracował z takimi podmiotami jak Fibaro, Hasco-Lek, Grupa Vive, Budmat, Województwo Zachodniopomorskie czy Miasto Szczecin. Pomysłodawca i główny realizator Mobile Trends Conference, pomysłodawca i przewodniczący kapituły konkursowej Mobile Trends Awards, redaktor naczelny serwisu MobileTrends.pl. Twórca jednego z pierwszych w Polsce raportu na temat mobilnego internetu, autor wielu artykułów branżowych. Współtwórca start-upu myvod.io oraz właściciel kilku sklepów internetowych. Absolwent Elektronicznego Przetwarzania Informacji na Uniwersytecie Jagiellońskim oraz Zarządzania na Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie. Pasjonat i obserwator najnowszych technologii i trendów w branży mobile.