Ewolucja czy rewolucja w eventach?

Eventy były, są i będą organizowane. Może się zmieniać terminologia, jednak potrzeba spotkań, świętowania jubileuszy, czy promocji marek jest cały czas niezmienna. Na przestrzeni ostatnich lat możemy mówić już o prawdziwej rewolucji w branży eventowej. Przede wszystkim możemy w ogóle mówić o branży…

Exclusive Event istnieje na polskim rynku już 12 lat i od początku obserwujemy wszystkie zachodzące na naszym podwórku zmiany. Kiedy zaczynaliśmy przygodę z organizacją wydarzeń, klienci oczekiwali głównie zabaw w stylu lat 20.i 30., a scenariusze typu casino lub w brazylijskim klimacie były codziennością. Celem była przede wszystkim dobra zabawa, oderwanie się od codzienności. I nadal oczywiście o tę przyjemność chodzi, jednak event jest dziś regularnym, bardzo istotnym narzędziem, a można i nawet rzec – szeroko pojętą strategią, wykorzystywaną do osiągnięcia konkretnych, biznesowych celów. Aby znaleźć się w miejscu, w którym jako branża jesteśmy dziś, każda ze stron uczestniczących w evencie musiała ewoluować. I tak też się stało. Zmieniło się myślenie i świadomość klientów, którzy przeznaczając konkretny budżet na organizację wydarzenia, oczekują wymiernych efektów. Po drugiej stronie powstały profesjonalne firmy eventowe, z wyszkoloną kadrą, które kompleksowo realizują takie projekty. I wreszcie efektem tych zmian są zmiany w jakości eventów, które dziś są skrupulatnie przygotowanymi, dopracowanymi w najdrobniejszych szczegółach produkcjami.

Współpraca z klientem
Współpraca z klientem w zawodzie event managera to podstawa. Przez ostatnie 12 lat spotkaliśmy się z setkami kontrahentów i wymieniliśmy z nimi tysiące maili. Analizując poziom relacji biznesowych, obserwujemy olbrzymią zmianę mentalności w kwestii samych wydarzeń. Dziś jest to podejście świadome i wymagające. Dziś eventy opiera się na przekazach, jakie przedsiębiorstwo chce kierować do zaproszonych gości. Event marketing stał się jednym z najważniejszych i najbardziej skutecznych narzędzi w procesie sprzedaży, budowania marki oraz zarządzania relacjami. Stał się swoistą branżą. Na skrzynki agencji zaczęły napływać zapytania o wieloetapowe, skomplikowane i długoterminowe projekty, które mają na celu podkreślić wartości firmy, jej silną pozycję na rynku oraz zakorzenić się głęboko w świadomości grupy docelowej. Dziś nie musimy tłumaczyć, że event ma odzwierciedlać strategię biznesową przedsiębiorstwa, że ma być spójny z innymi przekazami, brandingiem, czy wizerunkiem marki. Aby można było mówić o powodzeniu eventu i osiągnięciu pożądanego „efektu WOW”, wydarzenie musi przybrać formę nietuzinkowego widowiska, swoistego arcydzieła pod każdym kątem – i dziś już nie musimy do tej dewizy przekonywać naszych klientów. Mamy przed sobą absolutnie świadomych i jednocześnie niezwykle wymagających partnertów – i to cieszy, gdyż możemy grać do jednej bramki, a tym samym wspierać się nawzajem na każdym etapie realizacji danego przedsięwzięcia. Nawet w kwestii budżetu, który od zawsze wzbudza emocje, klienci zmieniają swoje myślenie. Mają świadomość, że jeśli oczekują kompleksowego wsparcia w zakresie komunikacji, brandingu, czy działań PR-owych firmy – muszą się liczyć z większymi kosztami.

Wykwalifikowani specjaliści
Jeszcze dziesięć lat temu do wyprodukowania i koordynowania eventu wystarczyła jedna osoba. Dzisiaj, nawet w przypadku średnich wydarzeń jest to zupełnie nie do pomyślenia. Wraz z rozwojem produkcji pojawiało się coraz więcej nowych zagadnień i elementów do dopracowania i dopilnowania. Event managerowie dopiero wypływali na szerokie wody, ucząc się i korygując popełniane błędy wraz z kolejnymi produkcjami. Dziś istnieje szereg agencji, w których pracuje sztab bardzo doświadczonych ludzi – od osób zarządzających samymi produkcjami, po kreatywnych grafików, copywriterów czy specjalistów od digitalu. Rynek szkoleń również zmierza w całkiem dobrym kierunku. Gdy my jako firma rozpoczynaliśmy przygodę z edukacją, wprowadzając markę Event Marketing Institute, w zasadzie byliśmy pierwszą firmą na rynku – dziś mamy nawet Studia Podyplomowe związane z tematyką eventową.

Podwykonawcy
Dekadę temu bolączką branży było zbyt małe grono firm świadczących usługi podwykonawcze. Po 10 latach mamy bardzo wyspecjalizowanych dostawców, którzy serwują jakość na naprawdę światowym poziomie. Warto jednak tutaj wspomnieć o problemie, jaki się pojawił przy okazji tak dużej liczby podwykonawców. Agencje, podobnie zresztą, jak klienci, mając wybór, zaczęły wymuszać krótkie terminy na przygotowanie oferty, mocno negocjować ceny, a także wysyłać zapytania do nastu, a nie kilku oferentów. Podwykonawcy tym samym nie będąc dłużnymi – zaczęli reagować na te zapytania zdawkowo, niemerytorycznie, sztampowo lub też w ogóle nie odpisywać. Czy nastąpi (r)ewolucja i w tym temacie? Myślę, że podobnie jak w przypadku współpracy na linii agencja vs. klient, tak i przy współpracy na linii agencja vs. podwykonawca brakuje czasami dialogu, relacyjności. Warto jednak z optymizmem podejść do tego tematu. Mam wrażenie, że powoli wracamy do czasów, gdzie nie email, sms, czy wiadomość na Messengerze, a jednak szczera i bezpośrednia rozmowa ma większą siłę oddziaływania. Oto właśnie rozwiązanie na większość problemów branży.

Lokalizacja i atrakcje eventowe
Za postępami w relacjach klient – agencja oraz wraz ze wzrostem świadomości klientów i możliwości firm eventowych czy podwykonawczych, ewoluowały również same eventy. Zmieniło się na przykład podejście do lokalizacji wydarzeń. Dawniej event równał się hotel i ekskluzywna, duża sala bankietowa. Chwilę później na popularności zaczęły zyskiwać namioty bankietowe i każda forma imprezy plenerowej. Dziś z kolei obserwujemy trend na nietypowe przestrzenie. Idąc dalej, także baza noclegowa niezwykle się rozwinęła, jak i oczekiwania wobec niej. Klienci zwracają coraz większą uwagę na estetyczne, nowoczesne, wygodne i klimatyczne przestrzenie. Poszukują miejsc, które mają zaskoczyć gości i pozostawić po sobie niezapomniane wspomnienia. Podobnie jest zresztą z atrakcjami na evencie – tutaj również możemy mówić o prawdziwej rewolucji. Nowe technologie, niezwykle widowiskowe spektakle, nowoczesne multimedia, animacje, wizualizacje, wydarzenia hybrydowe, platformy rejestracyjne, dedykowane aplikacje – to wszystko zostało wypracowane przez te ostatnie lata i takie podejście zdecydowanie cieszy i przybliża nas do konkurencji zza oceanu.

Co dalej, czyli w jakim kierunku powinna iść (r)ewolucja?
Jak widać ostatnia dekada to czas olbrzymich zmian w branży eventowej. Z roku na rok rośniemy w siłę, poszerzając zakres swoich usług. Jestem pewna, że kiedy spotkamy się za dziesięć lat, również będziemy mówili o milowych wręcz krokach. Ludzka wyobraźnia, świadomość, wykształcona kadra i możliwości technologiczne sprawiają, że świat pędzi, a świat eventów dotrzymuje mu kroku. Zawsze powtarzamy klasyczne stwierdzenie „the sky is the limit”. To hasło to moim zdaniem jedyne, co się w eventach nie zmienia. Analizując jednak dziś nasze, czyli agencji potrzeby, myślę też, że warto pochylić się jeszcze nad kilkoma zagadnieniami, które w perspektywie czasu mogą nam wszystkim jeszcze bardziej ułatwić pracę.

Zmiana modelu współpracy na linii agencja vs. klient
Często słyszę opinie, że agencje nie przykładają się do przygotowywania ofert, że bazują na utartych standardach, oferty są niedopracowane i niedopasowane do potrzeb klienta. Sedno sprawy nie tkwi w niedopracowanej ofercie, lecz w modelu współpracy. Kreatywny i nietuzinkowy scenariusz eventu wymaga ogromnego nakładu pracy całego zespołu kreatywnego i produkcyjnego. Jednak jeśli agencja ma świadomość, że jest jedną z kilku do których zostało wysłane ogólnikowe zapytanie, to często serce bywa zastępowane przez rozum. Naszą misją, jest więc, przekonanie klientów, by najpierw dokonali wyboru partnera, analizując doświadczenie, portfolio oraz osiągnięcia agencji, a następnie po ustaleniu warunków współpracy, rozpocząć proces przygotowania oferty. Dzięki temu agencja ma świadomość, że jeśli tylko jej koncept się spodoba, zostanie wykonawcą swojej idei. A jak już przekonamy klienta do naszej firmy, to…

Odpłatne przygotowywanie ofert
Robiliśmy w firmie statystyki, ile czasu trwa przygotowanie kompleksowej i profesjonalnej oferty, zawierającej wszystkie możliwe scenariusze, czy to na pogodę, czy niepogodę, uwzględniając ocenę ryzyka oraz wszelkich możliwych kwestii logistyczno-technicznych. Okazuje się, że proces złożenia oferty, która będzie jak najbardziej urealniona do rzeczywistej, kontraktowanej, trwa średnio 30 dni. Uwzględnia on szczegółowe badanie potrzeb, co najmniej 2 spotkaniami ze zleceniodawcą, co najmniej 2 spotkania działu kreacji z produkcją oraz 1 lub 2 wizje lokalne. Niemniej ważna jest praca nad wyglądem wizualnym prezentacji, bo przecież musi przyciągnąć oko. 30 dni pracy, co najmniej 6 osób zaangażowanych i… czy to zbyt mało argumentów na to, by oferty były odpłatne? Zróbmy rewolucję i w tym temacie. Jest naprawdę sporo klientów, którzy, po wysłuchaniu powyższych argumentów, naprawdę chętnie zapłacą za projekt – pod warunkiem, że będzie absolutnie szyty na ich potrzeby. Nie należy się jednak zniechęcać jedną czy drugą firmą, która odmówi odpłatnego ofertowania – warto próbować i sięgać po swoje!

Rozwijajmy się, komunikujmy się, ewoluujmy – jest dobrze, ale zawsze może być lepiej.

Adriana Piekarska, Exclusive Event
www.exclusive-event.pl

Wywiad ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.