Jest event do zrobienia!

Wszystko musi grać, jak na meczu czy koncercie, ale żeby grało trzeba zgrać wszystko. Nieważne, czy to mały event, czy spektakularna realizacja.

Na miejscu wydarzenia pojawia się zazwyczaj kilka ekip, wszyscy jakoś muszą sobie dać radę i zrobić wszystko, żeby wzajemnie sobie nie przeszkadzać – czy ktoś to spina? Co jest ważne? Jak oni to robią? Poprosiliśmy kilka firm o zabranie głosu w tej sprawie.

Bezpieczeństwo
– Pierwszy dzień na montażu często potrafi nas zaskoczyć, bywa różnie, czasami nasze usługi zamawiają młodzi, a co za tym idzie jeszcze niedoświadczeni event managerowie, którzy wcześniej nie mieli styczności z naszymi produktami i inaczej wyobrażali sobie montaż. Jak wiadomo, zawsze musi być ten pierwszy raz i czasami spotykamy się z tzw. zderzeniem z rzeczywistością. Ważny wtedy, aby na miejscu znalazł się tzw. koordynator, którego obecność jest niezbędna w każdej firmie, który pilnuje aby praca była maksymalnie wydajna i aby nie tracić czasu na sprawy niewiadome, on sprawuje tzw. pieczę nad całością. Ponieważ osoby odpowiedzialne za produkcję mają milion rzeczy na głowie staramy się maksymalnie zminimalizować angażowanie danej osoby w naszą pracę. Po przybyciu na event, spotykamy się z koordynatorem, ustalamy niezbędne szczegóły i prosimy o odbiór pracy po zakończonym montażu. Ważna jest także komunikacja pomiędzy ekipami. Osobiście uważam, że jest to jeden z najważniejszych elementów w pracy przy eventach. Montaże wymagają elastyczności ekip ponieważ często zdarzają się sytuacje, że lokalizacja weryfikuje plany, rysunki i potrzeba małych ustępstw ze stron innych ekip, aby osiągnąć sukces. W naszym przypadku montaż często nie jest tak prosty jak mogłoby się wydawać. Zazwyczaj montujemy się jako ostatni i często zdarzają się sytuacje, że organizator nie przewidział wystarczającej powierzchni dla naszych sprzętów. Najważniejsze jednak jest dla nas bezpieczeństwo podczas imprezy, dlatego zdarza się, że potrafimy odmówić usługi jeśli nie jesteśmy przekonani, że bezpieczeństwo uczestników jest stuprocentowe. Jako że w swoich usługach mamy różnego rodzaju efekty specjalne, to nasze podejście do spraw zabezpieczenia miejsca imprezy i bezpieczeństwa gości jest, ktoś by to mógł nazwać – bardzo rygorystyczne. Ale tak jest, i tego standardu będziemy przestrzegać dalej. Dlatego właśnie, że trzymamy się pewnych założeń, to podczas 12 lat naszej pracy nie doszło u nas do najmniejszego wypadku. Robiąc efekty specjalne już na etapie montażu musimy być pewni, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik. Robiąc płomienie, pirotechnikę nie ma miejsca na najmniejszą pomyłkę. W przypadku bycia odpowiedzialnym za efekt WOW zawsze jest odrobina nerwów. Jak to mówią: „Drugi raz nie zrobisz pierwszego wrażenia”, tak przy efektach drugi raz już nie zaskoczysz gości tak samo. Po całym evencie natomiast jest pora na demontaż, to dla nas także czas na refleksje i zadanie sobie kilku pytań: – czy wszystko było maksymalnie dobrze przygotowane? Czy coś można było poprawić? Może usprawnić następnym razem? To czas, kiedy schodzi z nas „powietrze” i często pojawia się myśl, że miło kończy się imprezy, które są nie tylko sukcesem Twojego klienta, ale są także i Twoim sukcesem – mówi Maciek Dymiński, Confetti System.

Rozmowa
– Montaże i demontaże podczas eventów to dla nas codzienność. Wypracowaliśmy już sobie pewien system komunikacji z klientem, który pozwala nam sprawnie wykonać powierzone zadanie. Koordynator wydarzenia to z reguły najbardziej obciążona osoba podczas montażu. Kluczem do sukcesu jest dokładne wysłuchanie jego wizji od razu po przyjeździe na miejsce eventu i nie zawracanie mu głowy pytaniami o drobnostki co 5 minut. Staramy się również wykorzystać nasze doświadczenie z poprzednich montaży, aby jak najbardziej ułatwić mu pracę i nie zabierać cennego czasu, bo przecież najlepszy podwykonawca to taki, który przyjeżdza na miejsce imprezy, dokładnie wie co ma robić i jest najmniej uciążliwy dla klienta. Dobra komunikacja między montującymi się ekipami to kolejny klucz do sprawnego montażu wydarzenia. Bardzo często spotykamy się z przypadkami, gdzie rampa rozładunkowa, windy w obiektach lub wejścia do hal są zastawione lub niedostępne poprzez nieprzemyślane zachowania ekip montujących. Najlepszym rozwiązaniem w takich przypadkach jest spokojna rozmowa między koordynatorami poszczególnych zespołów, zawsze znajdzie się jakieś rozwiązanie, które wszystkim będzie pasowało i znacznie usprawni wszystkim pracę. W tym miejscu bardzo ważna jest również rola koordynatora całego wydarzenia, aby dobrze rozplanował przyjazdy i montaże poszczególnych ekip. Analogiczna sytuacja ma miejsce przy demontażu imprezy. Plan działania i rozmowy między ekipami znacznie usprawniają demontaż, dzięki czemu wcześniej znajdziemy się w domu i będziemy mogli odpocząć po udanym evencie – mówi Mariusz Stawczyk, Star Event.

Czas
– Coraz częściej bierzemy udział w dobrze skoordynowanych produkcjach, przy których przewidziano i zaplanowano najdrobniejsze szczegóły. Przy takich realizacjach nasza praca jest przyjemnością, a sukces, cieszy podwójnie. W przypadkach, w których realizujemy produkcje z wykorzystaniem nowoczesnych, interaktywnych technologii najtrudniejszym wyzwaniem, jest czas…, a w zasadzie jego brak. Jeżeli chcemy maksymalnie wykorzystać potencjał tych technologii, nie tylko potrzebujemy czasu na rozładunek, montaż, konfigurowanie i programowanie urządzeń. Czas potrzebny jest również na próby z wykonawcami, artystami i mówcami. Staramy się przy skomplikowanych produkcjach uczestniczyć we wczesnej fazie przygotowań, w której powstaje koncepcja. Od samego początku służymy radą, staramy się urealniać pomysły, dostosowując je do miejsca realizacji wydarzenia i czasu, jaki przewidziano na przygotowania. Staramy się współtworzyć wydarzenie, daje to najlepszą gwarancję sukcesu – wyjaśnia Łukasz Kubiak, członek zarządu TSE Grupa.

Kompleksowość
– Obecnie przygotowanie efektownego widowiska wymaga zaangażowania wielu ekip i wielu specjalistów z różnych dziedzin. Nasza firma świadczy usługę kompleksowej obsługi technicznej wydarzeń. Można u nas zamówić zarówno oświetlenie, multimedia, jak również nagłośnienie, konstrukcje sceniczne, elementy scenograficzne i automatykę sceny. Przy takich komplementarnych zamówieniach obowiązek zaplanowania i skoordynowanie transportów, rozładunków, montaży i demontaży jest po naszej stronie. Usprawnia i ułatwia to pracę, zmniejsza ryzyko kolizji ekip a tym samym, zwiększa bezpieczeństwo i komfort pracy agencji. Agencja, powierzając nam całą realizację techniczną, może zająć się innymi, ważnymi tematami, dzięki czemu szanse na sukces rosną. A o to przecież chodzi! By zarówno klienci, jak i uczestnicy wydarzenia byli zadowoleni – podkreśla Piotr Basek, członek zarządu TSE Grupa.

Praca zespołowa
– Eventu nie tworzy agencja. Nie tworzy też go klient. To praca wielu zespołów, wielu ludzi, specjalistów, bez których poszczególne elementy nie byłyby możliwe do wykonania. Dlatego tak ważna jest współpraca, dobra komunikacja, jasne określenie swoich oczekiwań ze strony agencji i precyzyjna odpowiedź partnera, co jest możliwe, a co wymaga większego nakładu czasu czy pieniędzy (pojęcie „niemożliwe” traktuję jako ostateczność). Oprócz komunikacji mającej na celu dążenie do ustalenia odpowiedniej logistyki, ważna jest także komunikacja poza strefą biznesową, mniej formalna, luźniejsza. Poszczególne ekipy spędzają ze sobą mnóstwo czasu, kilkadziesiąt godzin podczas montaży i realizacji, więc przyjemniej i łatwiej jest ten czas przetrwać, gdy się swoich współtowarzyszy po prostu lubi. Wzajemny szacunek, zrozumienie potrzeb partnera i chęć współpracy to recepta na każdą nieprzewidzianą sytuację i szybkie rozwiązanie problemów, których, nawet przy bardzo precyzyjnym planowaniu, nie da się czasem uniknąć. Ważne jest, aby mieć wsparcie ze strony specjalistów, którzy w takim samym stopniu jak koordynator czują odpowiedzialność za realizację (oczywiście w swoim zakresie działań). Wspólna odpowiedzialność na etapie realizacji to wspólny sukces po jej zakończeniu. „Razem możemy więcej”
– to hasło brzmi banalnie, jednak w świecie eventów jest ono jak najbardziej aktualne – mówi Maria Małaczek, Event Designer, Rival Group.

„Razem możemy więcej” – tego hasła powinni używać wszyscy, dla których liczy się dobro finalnego efektu, nie tylko pracy przy eventach.
Magdalena Wilczak

Wywiad ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.