Trendy w organizacji konferencji

Przemysł spotkań rośnie w siłę. Rocznie w Polsce organizuje się około 50 tysięcy wydarzeń. Nieustającą popularnością i efektywnością cieszą się konferencje. Firmy planując wydarzenie coraz częściej decydują się na wsparcie agencji eventowych i sprawdzonych obiektów kongresowo-konferencyjnych.

Na całość wydarzenia i jego sukces składa się staranna i przemyślana organizacja. Konferencja, jak każdy event, wymaga precyzyjnie dobranych elementów, które złożone w jedną całość zagwarantują sukces przedsięwzięcia i pozwolą osiągnąć zakładane cele. – Najważniejszym kryterium jest sam uczestnik, grupa docelowa, do której dopasowywane są poszczególne składowe, takie jak: czas i miejsce spotkania, program oraz prelegenci do poszczególnych paneli konferencyjnych, a idąc dalej oprawa techniczna i wydarzenia towarzyszące, które pomogą zintegrować się z uczestnikami i nawiązać bliższe kontakty biznesowe – wymienia Małgorzata Mączka z Exclusive Event.

Obsługa od „A do Z”
Wraz z rosnącą świadomością oraz większymi wymaganiami w kwestiach oprawy technicznej oraz całościowej estetyki wydarzenia, firmy poszukują profesjonalnych i niestandardowych rozwiązań świadczonych kompleksowo. – Kompleksowa obsługa eventu to w dzisiejszych czasach standard. Rolą współczesnego i dobrze działającego ośrodka konferencyjnego jest obsługa wydarzenia „od A do Z”. Nie chodzi już więc tylko o wynajem powierzchni czy obsługę techniczną, a nawet catering – tutaj nawet najbardziej zaskakujące realizacje sa możliwe – podkreślają organizatorzy wydarzeń Centrum Kongresowego Targów Kielce.

Według Tomasza Błaszczyka, Senior MICE Managera DoubleTree by Hilton Łódź każde organizowane wydarzenie wymaga lidera. Zarówno z ramienia organizatora, jak i po stronie obiektu świadczącego usługę. – Jeśli zabraknie takiej osoby po obu stronach to każde mniejsze lub większe spotkanie może przerodzić się w niepowodzenie. Ścisła współpraca i przejrzystość informacji jest kluczem do sukcesu. Konferencje stają się coraz bardziej złożone, skomplikowane technologicznie i logistycznie. Rola organizatora jest więc niezwykle istotna i stanowi jeden z kluczowych, jeśli nie najważniejszy element udanego wydarzenia – dodaje Tomasz Błaszczyk.

Nie tylko Warszawa
Tak naprawdę, jesteśmy dziś w miejscu, w którym ogranicza nas tylko wyobraźnia oraz budżet, jaki chcemy przeznaczyć na realizację spotkania. W budżecie jednym z poważniejszych cenowo elementów jest dobór miejsca na konferencję. – Obecnie odchodzi się od eventów w hotelach typowo konferencyjnych. Organizatorzy poszukują obiektów w rejonach turystycznie atrakcyjnych, o wysokim standardzie, pozwalających na bliski kontakt z naturą, dających możliwość połączenia pracy z relaksem i gwarantujących dodatkowe wrażenia w trakcie konferencji. Tego typu malownicza aura sprzyja biznesowi i nawiązywaniu relacji. Odległość nie jest już tak istotna, jednak ważne jest odpowiednio przygotowana infrastruktura dojazdowa do miejsca spotkania. Zleceniodawcy szukają coraz to nowych rozwiązań, jeśli z jakichś względów, konferencja musi zostać zorganizowana w mieście, bardzo często decydują się na wyjście poza hotel i organizują spotkania w przestrzeni nietypowej – industrialnej, kulturalnej, czy po prostu od podstaw aranżują miejsce konferencji, stosując dostępne dziś w wielu formach, eleganckie namioty plenerowe – mówi Małgorzata Mączka.

Najbardziej oblegana Warszawa, gdzie odbywa się prawie 30 proc. konferencji i kongresów w Polsce, coraz częściej traci na rzecz mniejszych ośrodków miejskich. Wybierając lokalizację wydarzenia, należy brać pod uwagę by miejsca noclegowe dla gości znajdowały się możliwie blisko obiektu, w którym planowany jest event. Sprawny transfer to podstawa, jak również element zaskoczenia. – Nadal występuje trend skupienia całego wydarzenia i zakwaterowania w jednym venue. Obserwuję jednak, że coraz częściej organizatorzy szukają oryginalnych i nietuzinkowych wnętrz. Klienci lubią być zaskakiwani. Problemu nie wyczerpuje sala bankietowa w hotelu i odtworzenie filmu z projektora. Często sugeruję klientom organizację wydarzeń na scenie sali koncertowej CKK Jordanki. Goście są zachwyceni odwróceniem ról i możliwością przebywania w miejscu, do którego zazwyczaj dostęp mają wyłącznie artyści. Ponadto scenotechnika tworzy nieograniczone możliwości dla pomysłowych realizatorów. Kreatywna i nowoczesna oprawa wizualna odgrywa ogromną rolę. Idąc z duchem czasu należy również pamiętać by w serwowanym menu znalazły się propozycje dla wegetarian i wegan – podkreśla Dominika Nowicka, Specjalista ds. Organizacji i Koordynacji Targów i Konferencji w CKK Jordanki.

Wysoki budżet to nie wszystko
Rynek eventowy rozwija się, co widać po wzrastającej ilości wydarzeń oraz ich jakości. Co ważne dla agencji eventowych i obiektów, organizatorzy konferencji zdają sobie sprawę, że budżet na odpowiednim poziomie pozwoli na osiągnięcie wyznaczonego standardu wydarzenia. – Naszym zdaniem budżety firm nie spadają, natomiast oczekiwania względem obiektu sukcesywnie rosną. Zauważyliśmy również wzrost umiejętności negocjacyjnych klientów, co związane jest ze świadomością własnych potrzeb oraz oczekiwań konsumentów. Zarówno w przypadku wydarzeń B2B i B2C odbiorcy coraz częściej liczą na „merytorykę”. Aby wyjść naprzeciw oczekiwaniom klientów coraz częściej wydarzenia targowe łączone są z konferencjami – zaznacza Davide Odella, Dyrektor Sprzedaży w EXPO XXI Warszawa. Podobnie sytuację na rynu ocenia przedstawicielka agencji Exclusive Event. – Z roku na rok, widzimy wśród naszych klientów większą znajomość rynku eventowego, a tym samym wzrost oczekiwań. Jest to niewątpliwie dobry trend, dzięki któremu po drugiej stronie zyskujemy świadomego partnera, który potrafi precyzyjnie określić swoje potrzeby względem środków jakie posiada. Co więcej, powalczyć na etapie planowania o wyższy budżet, aby zrealizować dodatkowe elementy – dodaje Małgorzata Mączka.

Mogłoby się wydawać, że wysoki budżet wydarzenia sprawi, że uczestnicy będą zadowoleni. Według Tomasza Błaszczyka, spełnianie indywidualnych preferencji uczestników wydarzenia nie musi wiązać się z dużymi kosztami. – W pracy z klientem konferencyjnym, jak i gościem indywidualnym bardzo ważna jest umiejętność słuchania. Czasem wystarczą małe, drobne gesty, chęci oraz otwartość, żeby klient poczuł się usatysfakcjonowany – wyjaśnia przedstawiciel hotelu DoubleTree by Hilton Łódź. Jako gwarancję sukcesu wydarzenia pracownicy CK Targów Kielce wymieniają dobre samopoczucie i zadowolenie uczestników. – Osoby, które pragną zorganizowac wydarzenie w Centrum Kongresowego Targów Kielce, często sondują, jakie są możliwości ośrodka. Można powiedzieć, że Targi Kielce są jak concierage – dzięki gronu firm współpracujących, spełniają niemal każdą prośbę. Kooperacja z zewnętrznymi podmiotami jest bowiem niezwykle istotna, cenią ją także goście.
Multimedia na czasie

Aby sprostać wymaganiom klientów trzeba być na bieżąco z obowiązującymi trendami. Konferencje rok rocznie stają się coraz bardziej multimedialne i to nie tylko od momentu przekroczenia przez gości drzwi do sali konferencyjnej. Jest to niewątpliwie, dość naturalna tendencja, wyznaczona przez rozwój technologii naszych czasów.

– Komunikacja z odbiorcami wydarzenia przenosi się do świata wirtualnego i zaczyna na długo przed momentem, w którym postanowi zostać jej uczestnikiem. Dziś każdy chce mieć informacje dostępne szybko i na wyciągnięcie ręki. Właśnie to zadanie doskonale spełniają, coraz bardziej rozbudowane platformy konferencyjne, dzięki którym możemy w parę chwil zapoznać się ze szczegółami wydarzenia, wybrać interesujący nas panel i zarejestrować swój udział, wypełnić formularz, w którym zaznaczymy nasze preferencje co do zakwaterowania albo wyboru specjalistycznego menu. Co więcej, tego typu platformy to doskonały kanał nie tylko do przekazywania informacji, ale także bezpośredniej komunikacji. Za ich pośrednictwem możemy np. wysłać do wszystkich informacje o zmianach w przebiegu wydarzenia, czy też zbierać opinię w trakcie jej trwania. Z pomocą w komunikacji przychodzi także tzw. Chatbot, coraz bardziej popularny w eventach wirtualny doradca, który na bazie szeregu algorytmów jest w stanie odpowiedzieć na podstawowe pytania uczestników dotyczące przebiegu wydarzenia – mówi Małgorzata Mączka.

Dodatkowo na konferencjach pojawia się cała masa rozwiązań, dedykowanych stricte wystąpieniom prelegentów, dzięki którym przygotujemy konferencję z tzw. efektem WOW. – Mam tutaj na myśli coraz bardziej rozwijające się systemy śledzenia ruchu. Za ich pośrednictwem możemy wykonać mapping na ruchomej powierzchni, np. w trakcie prezentacji produktu, czy też niejako zintegrować prowadzącego z oświetleniem, tak aby śledziło go w trakcie poruszania się po scenie. W trakcie konferencji możemy dziś także przygotować bezdotykowe interakcje prelegenta z prezentacją, gdzie na podstawie ustalonych ruchów możemy np. przeskoczyć slajd prezentacji czy rozpocząć inną starannie zaplanowaną akcję – dodaje przedstawicielka Exclusive Event.

Aby w morzu konferencyjnych ofert uczestnicy wybrali naszą, trzeba skupić się nie tylko na ciekawym programie, ale także na tym, co uczestnik, oprócz wiedzy, otrzyma w czasie trwania wydarzenia. Organizatorzy coraz rzadziej szukają gotowych pakietów, stawiając na wyjątkowość organizowanych konferencji. To wszystko składa się na efekt końcowy, czyli satysfakcję i zadowolenia uczestnika, a na tym najbardziej zależy organizatorom.
Jaga Kolawa

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.