Event w trzech wymiarach | RIVAL

Event jest sztuką wizualną. Atrakcyjna aranżacja spotkania wpływa na doświadczane emocje, opowiada określoną historię i jest naturalnym łącznikiem pomiędzy organizatorem a uczestnikami eventu. Niewątpliwie ładna przestrzeń to za mało, by stworzyć niepowtarzalne wydarzenie, ale odpowiednio zaprojektowane otoczenie ułatwia nawiązanie właściwego dialogu i budowanie bliskiej relacji z uczestnikami, a tym samym realizację celów spotkania. W tym kontekście wizualizacje 3D stały się kluczowym elementem procesu decyzyjnego w branży eventowej, nie tylko na linii agencja-klient, ale również w ramach wewnętrznych decyzji podejmowanych w agencji, zanim jeszcze gotowy projekt trafi na biurko klienta.

Oczekiwania a rzeczywistość
Dobra wizualizacja przybliża klientowi wizję agencji, podkreśla atuty projektu i pozwala doświadczyć eventu przed samym wydarzeniem. Akceptując finalny design klient ma pewność, że jego projekt nabrał pożądanych kształtów, jest zgodny z briefem, a efekt końcowy nie będzie dziełem przypadku.

Ważne jest, żeby wizualizacje były realistyczne. Jeśli render w znacznym stopniu odbiega od rzeczywistości, załączanie go do oferty jest ryzykowne. Problemem jest zarówno projekt niestaranny, jak i przesadzony, stanowiący wyidealizowaną i niemożliwą do realizacji wizję. Bajkowe obrazki mogą dostarczyć sporego rozczarowania i prowadzić do nadszarpnięcia zaufania, gdy klient zastanie na miejscu coś innego, niż się spodziewał. Z kolei niedbały render, pełen niedociągnięć, nieumiejętnie eksponujący zalety projektu, może skutkować przegranym przetargiem. Pierwsza zasada wizualizacji eventowej: nie udawać. Jeśli wybrana przestrzeń ma brzydki dywan, trzeba zamieścić go na wizualizacji i pokazać, jak przygotowana aranżacja sprawi, że ten dywan nie będzie stanowił problemu w ogólnym odbiorze eventu.

Realistyczna wizualizacja daje klientowi poczucie bezpieczeństwa, ogranicza ryzyko wystąpienia komplikacji na etapie realizacji i zwiększa komfort pracy przy projekcie dla obu stron.

Sztuka wizualizacji
Wizualizacje nie są tylko fanaberią – dzisiaj klient kupuje oczami. Nie zdajemy sobie sprawy, jak bardzo zanurzeni jesteśmy w świecie wizualnym. Żyjemy w świecie obrazu. Nawet książki promowane są filmami, a jedzenie smakuje lepiej, gdy jest pięknie podane. Nieustannie robimy zdjęcia komórką, Instagram bije rekordy popularności, a sztuka wizualizacji stała się standardem w branży eventowej. Coraz częściej pojawiają się przetargi, w których warunkiem jest dostarczenie jakościowych renderów 3D lub wręcz posiadanie własnego studia 3D w agencji.

Atrakcyjna wizualnie oferta sprzedaje projekt. Przedstawienie pomysłu w kontekście otoczenia przykuwa większą uwagę do proponowanych rozwiązań. Często klient nie chce podejmować decyzji bez obejrzenia wizualizacji. Dzięki nim może zdecydować czy wybrana aranżacja mu się podoba lub poprosić agencję o sprawdzenie innych koncepcji. Jest to wygodne również dla agencji, która ma ułatwione zadanie i może na bieżąco dokonywać dowolnych zmian w projekcie, konsultaując całość z klientem w czasie rzeczywistym, a w rezultacie lepiej odpowiedzieć na jego potrzeby. Nadawanie określonego stylu aranżowanym przestrzeniom, zabawa kolorami i fakturami, nietuzinkowe rozwiązania, źródła światła i ich rozmieszczenie, połysk czy mat, przepych czy minimalizm – łatwiej odczytać preferencje klienta przedstawiając mu konkretne przykłady.

Wizualizacja: Karolina Golba

Wrażliwy klient
Zdarza się, że klient sam sugeruje pomysły i rozwiązania, które nie współgrają z głównym przesłaniem wydarzenia, ale jest przekonany, że sprawdzą się doskonale. Agencja z wieloletnim doświadczeniem zauważy pułapki od razu, ale wyperswadowanie takiego pomysłu bywa trudne. Najbardziej dyplomatycznym rozwiązaniem dla wrażliwego klienta jest więc przygotowanie wizualizacji prezentującej jego pomysł oraz zaproponowanie atrakcyjnej alternatywy. Agencja oszczędza w ten sposób klientowi stresowych sytuacji, a sobie konieczności gorączkowych działań na miejscu, gdy okaże się, że wizja klienta zadziałała inaczej niż w jego wyobraźni. Studio 3D ściśle współpracuje z działem eventów i działem kreacji, dokładając starań, by zaproponować właściwe rozwiązania do oczekiwań i wizji klienta.

Profesjonalne przygotowanie
W agencjach posiadających własne studio 3D wizualizacja to jedno z podstawowych narzędzi pracy, zwiększające wewnętrzną efektywność. W miarę możliwości spotykają się tutaj producenci, dział kreacji, graficy i partnerzy, aby zastanowić się jakie są cele klienta i jakie rozwiązania będą najlepsze dla danego wydarzenia. Świat eventów jest szalenie dynamiczny – każde wydarzenie wymaga indywidualnego podejścia, kreatywnego przygotowania, rozpoznania oczekiwań. Profesjonalne przygotowanie to sukces każdego eventu.
Wizualizacje uwzględniają cały szereg zależności, które mają szczególne znaczenie przy dużych produkcjach eventowych: jakiej wielkości ekran, jakiej wielkości scena, jak rozplanować bufety, jak rozplanować stoły, gdzie jest woda, gdzie jest prąd, gdzie są ciągi komunikacyjne, czy zmieścimy tę ilość elementów na wybranej przestrzeni. Jest wiele szczegółów, które agencja może uwzględnić tworząc wizualizację. To daje niesamowity wzrost efektywności i przyspieszenie całego procesu projektowania eventu nie tylko w agencji, ale również u partnerów. Zaplanowanie każdego szczegółu, przygotowanie wymiarów i rozmieszczenia scenografii, sprawdzenie widoczności ekranów, przeprowadzenie symulacji frekwencji, określenie ilości mebli, czyli przygotowanie wizualizacji nie tylko estetycznych, ale również logistycznych i technicznych, a następnie przekazanie tych danych do scenografii, do techniki, do cateringu, do wypożyczalni mebli czy do obiektu pozwala uchronić się przed wpadkami i błędami organizacyjnymi niewidocznymi na pierwszy rzut oka, a w razie potrzeby wprowadzić poprawki jeszcze przed realizacją.

Foto: Jacek Kamiński

Współpraca w branży
Grafika 3D w branży eventowej przeżywa dynamiczny rozwój. Jeszcze niedawno wizualizacje skupiały się na scenie i najważniejszych elementach wokół niej. Obecnie przypominają wysokiej klasy projekty architektoniczne, uwzględniające każdy detal wystroju wnętrza. Takie uwarunkowania zachęcają do współpracy pomiędzy profesjonalnymi firmami w branży, które muszą być przygotowane na rosnącą rolę grafiki 3D. Ta współpraca wydaje się naturalna i nabiera kluczowego znaczenia dla dalszego rozwoju branży. Coraz częściej nie jest to już działanie o charakterze jednorazowym, ale raczej długofalowa relacja wszystkich uczestników rynku, z których każdy dostrzega korzyści płynące ze współdziałania. Taka więź pomiędzy uczestnikami rynku opiera się na długoletnim doświadczeniu i zaangażowaniu w rozwój relacji.

Wypożyczalnie mebli udostępniają agencjom modele 3D, dzięki czemu graficy nie tracą czasu na ich przygotowanie. Obiekty udostępniają plany architektoniczne, a coraz częściej również przekroje sal konferencyjnych i przestrzeni eventowych, co pozwala na precyzyjne rozmieszczenie elementów finalnej wizualizacji i uniknięcie błędów logistycznych. Z kolei agencje udostępniają wizualizacje partnerom, którzy szczegółowo znają każdy aspekt zlecenia, a jednocześnie mogą nanieść swoje sugestie przed ostatecznym wysłaniem oferty do klienta.

I chociaż niejeden grafik 3D pracował już na planie przestrzeni „narysowanym” w Paint’cie, Excelu, albo długopisem na kartce, coraz częściej w branży dominuje profesjonalne podejście do tematu wizualizacji. Najbliższe lata to okres wzmożonego rozwoju grafiki 3D na rynku eventowym, więc każda kompetentna firma powinna być już przygotowana.
Karolina Golba, Interactive Director, Rival Group

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze OOH magazine, pobierz bezpłatnie TUTAJ.