Czy agencje doprowadzą do rewolucji w eventach?

Od kilku lat widać wzmożoną aktywność w branży eventowej. Co roku odbywa się kilka branżowych konferencji, powstały różnego rodzaju stowarzyszenia, kluby. Duża część dyskusji poświęcona jest sytuacji w branży, ale ze wskazaniem na wszelkie minusy naszej pracy. W rozmowy angażują się przede wszystkim większe agencje, które wyraźnie są już zmęczone wieloma negatywnymi praktykami jakie mają miejsce ze strony klientów, ale również konkurencji.

Pierwszymi efektami tych rozmów jest min. Biała Księga, którą można traktować jako kierunek w jakim powinny zmierzać wszyscy przedstawiciele branży. Dokument został wypracowany przez największych graczy na rynku i nie zawsze ma pokrycie przy mniejszych realizacjach, dlatego może nie być w pełni zrozumiały dla mniejszych agencji. To krok w przód w celu ustalenia zasad panujących na rynku. Czy jest to krok milowy? Zobaczymy.

Obecnie rynek eventów jest trochę jak dobrej jakości western, są dobrzy, źli i z pewnością brakuje szeryfa z prawdziwego zdarzenia. W sumie każdy robi co chce i nie ma zasad. Powoli jednak zaczyna wschodzić słońce na horyzoncie. Wiele agencji wypracowuje wewnętrzne procedury, których bardzo mocno się trzymają. Jedną z nich jest, że nie składają oferty na organizację wydarzenia, jeżeli potencjalny klient złożył zapytanie do więcej niż 5 organizatorów. Wprowadziliśmy ten punkt w ubiegłym roku i efekty są doskonałe. Oczywiście wszystko zależy od punktu widzenia. Nie każda agencja może sobie pozwolić na odmawianie klientom. Dotyczy to głównie nowych graczy na rynku, którzy budują dopiero swoje portfolio.

I tu jest kolejny klucz do sukcesu w branży. Weryfikacja doświadczenia i możliwości agencji. W wielu przetargach zdarzają się konkretne punkty, które musza być spełnione, aby oferent został dopuszczony do złożenia oferty. Idealnym przykładem jest jedna z największych platform transakcyjnych on-line, która zaprosiła nas do udziału w przetargu na jedno z większych swoich wydarzeń. Ale zanim doszliśmy do samego brief-u, zostaliśmy poproszeni o przedstawienie swojego portfolio, odbyło się kilka telekonferencji i dopiero kiedy firma upewniła się, że posiadamy oczekiwane doświadczenie i potencjał, przesłała nam brief. Jeżeli, każde przedsiębiorstwo zadałoby sobie taki trud na początku z pewnością byłoby przejrzyście i można by wyeliminować wszelkiego rodzaju nieporozumienia i ewentualne rozczarowania.

Niestety, duża część przetargów jest otwarta dla każdego. A główny problem to kryterium wyboru organizatora, czyli owiana sławą już… cena. Większość osób przygotowujących przetargi, a są to działy zakupów, niestety nie zna realiów branży. Ten sektor usług jest specyficzny, a takie elementy jak np. kreacja, często ciężko wycenić.

Wiele widziałem i słyszałem, ale nawet mnie udało się zaskoczyć. Jako agencja wzięliśmy udział w dużym otwartym przetargu na organizację imprezy plenerowej, rodzinnej. Była podana specyfikacja i nawet szacunkowy budżet. Oczywiście brakowało wielu pozycji typowo technicznych, ale kwota przeznaczona na wydarzenie była bardzo sensowna, co pozwoliło na stworzenie bogatego programu. Wysłaliśmy ofertę i zostaliśmy zaproszeni na tzw. negocjacje. Jakie było nasze zdziwienie, kiedy osoby odpowiedzialne za przetarg wyjaśniły nam czego oczekują. Ich interesowała jedynie kwota za jaką zorganizujemy wydarzenie i jak wygramy to dopiero im przekażemy z czego będzie się składał piknik!!!

Bardzo często wielu eventowców uważa, że odrzucając udział w przetargu stracą. Czy na pewno? Wyobraźmy sobie sytuację, że większe agencje odmawiają ofertowania klientowi, który wysłał zapytania na duże wydarzenie do np. 8 agencji. Wtedy propozycję składają mniejsze podmioty, których doświadczenie, wiedza mogą mieć znaczący wpływ na powodzenie przedsięwzięcia. Z pewnością cześć imprez jakoś wyjdzie, ale jestem przekonany, że większość w mniejszym czy większym stopniu będzie położonych. Czy ten klient po 2-3 takich eventach, wyśle ponownie zapytanie do 8 agencji?

Budżety – podawać czy nie podawać? Obie strony gry prowadzą swego rodzaju rozgrywkę szachową. Agencja woli wiedzieć jaki jest budżet, klient nie chce podawać budżetu licząc po cichu na to, że oferty będą miały niższe wartości niż zakładany budżet. Naprawdę liczba firm, która nie ma nawet szacunkowej wartości, jaką chce przeznaczyć na wydarzenie, jest znikoma. W PowerEvents obowiązuje kolejna zasada, obok ilości zaproszonych agencji do ofertowania, nie ofertujemy bez budżetu lub szacunku. Fakt wynika z czasu jaki musi poświęcić event manager na przygotowanie oferty i standardowo jest to min. 7 dni. Po co więc zajmować się tematem, który z góry jest spisany na porażkę. Można nam wierzyć lub nie, ale to się sprawdza i daje konkretne efekty. I ponownie pojawia się fakt, że nie każdy może na to sobie pozwolić.

Podkradanie pomysłów i koncepcji miedzy agencjami, rozgrzało świat eventów ostatnimi czasy i wywołało wiele dyskusji. Jednak kto tak naprawdę w tej kwestii jest winien? Przez wiele lat, nikt się tym problemem nie zajmował i było ciche przyzwolenie, że klient może robić co chce. Nie jest żadną tajemnicą, fakt, że firma zebrała oferty od kilku agencji i najlepsze pomysły przekazała „swojej” agencji. Jest to nieuczciwe i pozbawione podstaw etyki biznesowej, ale skoro nikt nic nie mówi to znaczy, że można. Niedawno sami doświadczyliśmy takiej sytuacji, duża znana korporacja, zaprosiła nas na rozmowę o planowanym dużym wydarzeniu. Znali nas i nasze możliwości. Przygotowaliśmy koncepcję, kosztorys i na samym finiszu nie doszliśmy do porozumienia w kwestiach budżetowych, więc zrezygnowaliśmy. Jakie było nasze zdziwienie, kiedy na portalu społecznościowym naszej konkurencji, pojawił się post z tego właśnie wydarzenia. O ile nie mamy najmniejszego problemu z faktem, że organizacją zajęła się inna agencja, to wpis, że to właśnie oni stworzyli całą koncepcje jest jawnym kłamstwem. W tym momencie powinien w temat zaangażować się sam klient docelowy. Jednak on nie widzi w tym żadnego problemu i naruszenia praw.

Ten przykład idealnie obrazuje, że jeżeli branża eventowa i same agencje nie wypracują sobie pewnych zasad postępowania to każdorazowo klienci będą to wykorzystywać. Czy oferta, jej zawartość merytoryczna i cześć kreatywna staję się własnością klienta? Z pewnością nie. Tu kłaniają się inne nie eventowe elementy takie jak kultura, etyka biznesowa. W świecie Hollywood krąży legenda o zasadach jakie obowiązywały wszystkich tych, którzy „podali rękę Sinatrze”. Kto złamał te reguły bardzo tego żałował i wypadał z branży.

Obecnie rynek bardzo mocno się rozwija i nikt nie narzeka na brak pracy, ilość eventów, wydarzeń tych komercyjnych i niekomercyjnych ciągle rośnie. Przed eventowcami stawiane są coraz to większe wymagania i oczekiwania w kwestii jakości imprez. Coraz większy nacisk kładzie się na kreację i pomysł. Jest to bardzo dobry objaw i może tylko być bardzo dobrym prognostykiem na przyszłość. Powoli czasy, kiedy budżet był głównym kryterium mijają. Jednak ma to wpływ na zwiększoną ilość pracy nad samą ofertą. Proste rozwiązania już nie są wystarczające.

Czy dojdzie do rewolucji? Na chwilę obecną widać, że małe rewolucje mają miejsce wewnątrz samych agencji. Nie da się z pewnością wyeliminować całkowicie wszystkich złych praktyk, ale od czegoś trzeba zacząć. Z pewnością, spora ilość zapytań, przetargów, wpływa na to, że w naturalny sposób eventowcy muszą selekcjonować, co przyjmują do ofertowania, a czego nie. Za jakiś czas zobaczymy konkretne efekty i z pewnością będą one pozytywne dla branży.

Kiedy dojdzie do rewolucji? Chyba nikt sensownie i jednoznacznie nie jest w stanie na to pytanie odpowiedzieć. Dla nas będzie to moment, kiedy któraś z agenci eventowych wprowadzi cennik za przygotowanie samej oferty. Czy to się wydarzy niedługo, czas pokaże.
Na razie rozmawiamy, prowadzimy wiele debat. Tematyka, problemy są podobne dla tych większych firm i mniejszych, różni je tylko skala. Jednak jasno widać, że nadchodzi eventowa wiosna. Czy będzie to wielka rewolucja czy tylko mała burza w szklance wody, zobaczymy w najbliższej przyszłości. Zawsze należy pamiętać, że każda rewolucja niesie za sobą straty, oby te były jak najmniejsze. Jednak bez konkretnych działań i zmian, nadal będziemy się tylko spotykać i dyskutować bez celu.

Bardzo chciałbym zobaczyć wielką siłę i moc całego środowiska eventowego, od podwykonawców przez agencje na artystach kończąc, którzy ustalają zasady jakimi powinniśmy się kierować w swojej codzienności. Nie mam tu na myśli żadnej zmowy branży, tylko uczciwe, rozsądne i przejrzyste reguły gry. Wiele osób pomyśli, że jest to utopia i nierealny sen na jawie, ale czy na pewno? W końcu eventowcy są najbardziej nieobliczalnymi osobami, po których można się spodziewać wszystkiego. Bez naszych szalonych pomysłów nie powstałoby tak wiele wyjątkowych i oryginalnych produkcji eventowych. Przecież to właśnie my wierzymy, że „Sky is The Limit”.

Paweł Haberka, CEO PowerEvents

Wywiad ukazał się w ostatnim numerze OOH event!, pobierz bezpłatnie TUTAJ.