Coaching z eventowcami za pan brat

Coaching, treningi motywacyjne, mentoring coraz śmielej wkraczają do wszystkich dziedzin naszego życia. Zainteresowanie rozwojem osobistym najsilniej rośnie w biznesie. Przedsiębiorcom zależy na podniesieniu efektywności i skuteczności pracy pracowników oraz zoptymalizowaniu procesów zarządzania w firmie. Rozwój, kreatywność czy zmiana to immanentne cechy branży EVENT & MICE. Odpowiedź na pytanie: czy współpraca trenerów motywacyjnych z przemysłem spotkań jest potrzebna? Jest w tym przypadku twierdząca.

Coaching a eventy
Mariusz Rusin, konferansjer eventowy zwraca uwagę, że ten sektor ma wiele wspólnego z  branżą rozwojową. – Poznałem wielu coachów, byłem na wielu szkoleniach i uważam, że jest to bez wątpienia wartość dodana. Ludzie, którzy pracują w branży eventowej doskonale wiedzą, jaka jest to ciężka praca. Trener motywacyjny jest od tego, żeby wydobyć z nich to co najlepsze. Ludzie często nie wierzą w siebie i na starcie potrafią stwierdzić ,,nie dam rady’’ i w tym momencie trener potrafi pokazać drogę do sukcesu, analizując poszczególne etapy do wykonania zadania, co daje piorunujący efekt końcowy. Zdaniem Joanny Litwin z Zespołu Public Relations Targi Kielce eventowcy potrzebują motywacji, a poszerzanie horyzontów i nakręcanie do dalszego działania jest praktycznie niezbędne w tej pracy. – Osoby pracujące przy tworzeniu i organizacji eventów muszą szczególnie wykazywać się kreatywnością. Taka specyfika pracy wymaga od ludzi wychodzenia poza pewne ramy, szukanie wciąż nowych, zaskakujących rozwiązań i pomysłów, co sprawia, że pracownik wypala się szybciej, niż w przypadku pracy, która polega na powtarzalnych czynnościach. Pobudzanie wyobraźni eventowców nie uda się w warunkach biurowych, a pochwała od pracodawcy to czasami za mało.
Dorota Krasnodębska-Wnorowska, Strateg, Coach i Trenerka Innowacji jako jedną z korzyści, które mogą być osiągnięte we współpracy branży z coachami, wymienia lepsze dopasowanie naturalnych predyspozycji do zadań. – Często się zdarza, że przychodząc do branży, młodych ludzi wciąga atrakcyjność pracy, ciągłe wyzwania, kreatywna atmosfera. Po pewnym czasie może pojawić się malejąca motywacja, nawet wypalenie. Często receptą na ten stan nie jest wcale zmiana pracy, ale dopasowanie zadań do naturalnych predyspozycji. Okazuje się, że osoba, która spala się przy codziennym koordynowaniu działań pracy wielu osób, ma więcej talentów w obszarze wymyślania koncepcji. Praca z coachem może jej pomóc odnaleźć własne zasoby i mocne strony, dopasować je do zadań i zbudować większą efektywność działań.

W przypadku osób dłużej związanych z organizacją i produkcją eventów mogą pojawić się zmęczenie i frustracja. I tutaj mamy zadanie dla trenera motywacyjnego. – Kiedy dochodzi się do muru, osiąga się poczucie niespełnienia bądź wypalenia, praca z trenerem może być bezcenna. Producentów eventów widzę jako grupę ludzi narażonych na wyjątkowy stres i pracę pod presją – presją czasu, presją oceny. Są ewaluowani na każdym etapie. Każde potknięcie może mieć duże konsekwencje. Nie wiem więc, czy nie potrzebne tu jest bardziej wsparcie psychologa albo psychoterapeuty niż trenera motywacyjnego – zastanawia się Rafał Matulka z Rebelia Media.

W ostatnich latach zmieniły się sposoby zarządzania zespołami w firmach. Priorytetem w strategii biznesowej jest umiejętne określanie celów, harmonijny rozwój i współpraca całego teamu. Tutaj nowoczesnych technik dostarcza coaching, z których mogą korzystać właściciele firm organizujących eventy. – W coachingowym stylu zarządzania cel pracownika powinien być jednocześnie celem firmy, w tym wypadku celem klienta. Rolą menadżera jest aktywne określanie tego celu, który musi być spójny ze strategią i  standardami firmy. Odpowiednie przygotowanie zespołu i przeszkolenie go przed eventem oraz jasne określenie po co to robimy, co powinno zostać w głowach i sercach gości po wyjściu – pozwala uniknąć „coachowania”, które kojarzy się raczej negatywnie. Coaching powinien polegać na komunikacji ukierunkowanej na szukanie rozwiązań, najczęściej za pomocą pytań. Szef reprezentujący ten styl wspiera pracownika w rozwoju. Dba o poziom jego motywacji i pomaga mu zobaczyć szerszą perspektywę – wyjaśnia Joanna Litwin.
Wsparcie rozwoju podwładnych nie jest łatwe i oczywiste dobrze, gdy osoby zarządzające ludźmi potrafią same wcielić się w rolę trenera motywacyjnego. – Każdy z nas jest inny i każdy z nas ma inne podejście do powierzonych mu zadań, dlatego coaching powinien być grupowy, jak i również indywidualny. Ludzie potrzebują motywacji do działania, pochwał oraz feedbacku. Coaching rozwija nas na wielu płaszczyznach. Pracując np. nad komunikacją, a raczej nad doprecyzowaniem komunikacji efekt jest natychmiastowy. Wraz ze wzrostem motywacji stajemy się wydajniejszymi pracownikami. Z drugiej strony, nie można non stop korzystać z coachingu, bo pracownicy muszą samodzielnie myśleć pobudzając swoją kreatywność, zadaniowość oraz samodzielność – tłumaczy Mariusz Rusin.

Teambuilding jako skuteczne narzędzie motywacyjne
Jedno ze skutecznych narzędzi do budowania i poprawiania relacji między ludźmi, tworzenia i umacniania zespołów, definiowania mocnych i słabych cech poszczególnych członków grupy dostarcza sama branża eventowa w postaci imprez firmowych. – Teambuilding był, jest i będzie. Oczywiście jego forma musi być odpowiednio dobrana i zaplanowana. Musi być po coś… Trzeba znać cel, o który chodzi zamawiającemu, wtedy możemy znaleźć właściwą formułę teambuildingu. I widzę go raczej jako narzędzie w eventach dla pracowników, nie dla klientów – zauważa Grzegorz Kieniksman z Rebelia Media.

Według Adriany Piekarskiej, Executive Chief w Exlusive Event impreza firmowa to dziś znacznie więcej niż tylko zapewnienie atrakcji, gier zespołowych oraz wieczoru z zespołem coverowym dla pracowników firmy. To już spójna i przemyślana komunikacja, mająca swoje uzasadnienie w strategii firmy. – To filozofia i metodyka tworzenia i integrowania zgranego oraz zmotywowanego zespołu. Sztuka motywacji z kolei to umiejętność słyszenia tego, czego pracownicy nie mówią na głos. W Exclusive Event stosujemy wiele różnorodnych zabiegów, dzięki którym zawsze osiągamy zamierzone efekty. Skutecznie badamy potrzeby, dokładnie analizujemy profil osobowościowy uczestników wydarzenia, dopytujemy o ewentualne spory, konflikty, tematy tabu, po to, by nic nas w trakcie imprezy nie zaskoczyło. W ten sposób z sukcesem i efektywnie podnosimy morale i poczucie przynależności w korporacji – dodaje Adriana Piekarska.
– Z doświadczenia wiem, że teambuilding otwiera ludzi. Sam stosuje swoje autorskie programy, w których każdy znajdzie coś dla siebie i często odkrywa siebie z zupełnie innej strony, w dobrym tego słowa znaczeniu. Sumienność, asertywność, kreatywność, komunikatywność to jedne z wielu rzeczy, nad którymi pracujemy podczas takich warsztatów. Dochodzi do tego zabawa, rywalizacja, praca zespołowa, praca nad cierpliwością i  motywacja, co daje ogromne efekty w późniejszej wydajności pracownika w firmie – podsumowuje Mariusz Rusin.

Eventowiec niczym „człowiek-orkiestra”
Dobry eventowiec to człowiek do zadań specjalnych. Przecież branża spotkań, to nie tylko organizacja i sprzedaż, bardzo często praca eventowca zaczyna się od budowy marki i strategii jej komunikacji. To profesja wymagająca sporej wiedzy ogólnej i umiejętności techniczno-logistycznych. Dlatego jedną z zalet dobrego eventowca jest multitasking.

Jakub Fajfrowski, Senior Event Manager w firmie September Events uważa, że wielozadaniowość lub precyzyjniej: umiejętność równoczesnego realizowania wielu zadań to nie tylko zaleta czy cecha pożądana dobrego eventowca. – To warunek konieczny do pracy w tej branży. Dobry event manager musi być czasem po trosze na przykład: handlowcem, grafikiem, scenarzystą, a nawet w ekstremalnych sytuacjach technikiem. Szczególnie, gdy nagle pojawiają się nowe zadania, czasem zupełnie niespodziewane, a trzeba sprostać im tak, by klient nie zorientował się, że leciał jakiś grom z jasnego nieba.

Podobnie rolę wielozadaniowości ocenia Joanna Litwin. Jej zdaniem, multitasking jest kompetencją, którą generalnie wymuszają warunki pracy we współczesnym świecie. – Dzisiaj mile widziani są pracownicy, którzy „ogarniają” wiele rzeczy równocześnie, robiąc jak najwięcej, ale w możliwie najkrótszym czasie. A przy tym jak najlepiej. Najlepszy brief i harmonogram, bez umiejętności pracy nad wieloma zadaniami w jednym czasie nie sprawią, że wydarzenie osiągnie zamierzone cele. Zmieniające się wymagania, stały kontakt z klientami, praca zespołowa, palące terminy na wczoraj – to wszystko sprawia, że eventowiec musi szybko reagować.

Rafał Matulka widzi wielozadaniowość inaczej: jako umiejętność organizacji czasu. Tylko dobrze zaplanowany grafik działań pozwala na prowadzenie wielu rzeczy równolegle. – Mam tu na myśli zarówno prace w ramach jednego projektu, jak i prowadzenie kilku projektów w tym samym czasie. Przy dużym spiętrzeniu pracy rozpisuję często dzień z dokładnością co do minut. Zachowanie dyscypliny pozwala mi na wykonanie bardzo wielu rzeczy. Z zewnątrz może to nawet wyglądać, że robię wszystko jednocześnie. Ale to tylko wrażenie. Tak naprawdę działam w odcinkach czasowych – wyjaśnia przedstawiciel agencji Rebelia Media.

Adriana Piekarska wysuwa na pierwszy plan inny aspekt, kluczowy w pracy nie tylko w agencji eventowej, gdzie każda osoba odpowiada za konkretne działania. – Warto zaznaczyć, że eventów nie organizuje jeden człowiek, który zajmuje się wszystkim. To zwykle praca zespołu, świetnie zorganizowanego, gdzie każdy zna swoje miejsce i ma swoje obowiązki, do tego współpracującego z licznymi podwykonawcami. Event to jednak żywy organizm i jako eventowcy musimy być oczywiście przygotowani na ekstremalne nawet sytuacje, powinniśmy mieć więc w głowie kilka „planów B” i tu ten multitasking się zdecydowanie przydaje. Najważniejsze jednak, by mieć otwarty umysł, zdolność szybkiego reagowania i opanowanie, o które w sytuacjach podbramkowych zwykle trudno.

Eventowiec z urodzenia?
Multitasking to nie jedyna cecha pożądana u eventowca. To na pewno nie jest praca dla każdego. Cechy i umiejętności takie jak: komunikatywność, otwartość, kreatywność, zapobiegliwość, orientacja w trendach, poczucie estetyki, wiedza z zakresu techniki, ale też poczucie humoru są niezwykle ważne u event managera. – Jednak musi to być też osoba potrafiąca dobrze funkcjonować pod wpływem czynników stresogennych, pod presją czasu i oczekiwań klientów – cierpliwa i wielozadaniowa. Zmiennych wpływających na przebieg realizacji jest tyle, że nie można mieć tylko planu A i dodatkowego B. Awaryjny trzeba mieć jeszcze C, D, a nawet E. Te plany należy opracować, być do nich przygotowanym i – w razie potrzeby – wdrożyć. I do tego właśnie trzeba mieć predyspozycje – dopowiada Jakub Fajfrowski.

Grzegorz Kieniksman śmiało porównuje eventowca do dowódcy z pierwszej linii frontu. – Musi mieć wszystko ułożone, a jednocześnie natychmiast reagować, gdy zdarzają się sytuacje nieprzewidziane. Eventowiec jest po to, by klient czuł się bezpieczny i spokojny. To oznacza, że eventowiec działa jak bufor, zbierając całe napięcie wynikające z organizacji wydarzenia. Stalowe nerwy, odporność na stres i presję czasu, wielozadaniowość, szybkość działania. Nie wiem, czy z tym się rodzimy, czy to przychodzi w życiu zawodowym – zastanawia się przedstawiciel Rebelia Media.

– Zdecydowanie jestem zdania, że eventowcem trzeba się urodzić, ale później… również doszlifować warsztat – podkreśla Adriana Piekarska. – Jest to zawód, który wymaga odpowiednich kwalifikacji i kompetencji, jednak przede wszystkim wymaga wyjątkowego podejścia i niegasnącego zapału. Należy zdobyć wiedzę o wykorzystywaniu narzędzi eventowych/ marketingowych, doskonalić się w pisaniu idealnych scenariuszy i nawiązywaniu współpracy z najlepszymi podwykonawcami. Dobry eventowiec, poza zdolnościami planowania, myśleniem analitycznym i znajomością rynku i narzędzi, powinien być również doskonałym przywódcą, który pociągnie za sobą zespół, będzie z pasją podchodził do każdego eventu, nawet tego skromniejszego. I to z tą pasją właśnie trzeba się urodzić, z ogromnym sercem do pracy. Resztę można wypracować – dodaje przedstawicielka Exclusive Event.

Joanna Litwin zauważa, że eventowcem można się stać. Pod warunkiem, że pokocha się tę branżę i jej specyfikę. – To ludzie znający się na wszystkim, którzy pracują dla różnych klientów i każdego muszą potrafić zrozumieć oraz odpowiedzieć na jego potrzeby. Organizowanie i planowanie eventów wymaga dużej kreatywności, a przy tym doskonałej samodyscypliny. Tu nie ma jasno określonych zasad, trzeba zaskakiwać. Ważna jest intuicja i zmysł, pozwalający już na etapie planowania wyobrazić sobie mapę wszystkich, najdrobniejszych składowych wydarzenia oraz przewidywanie konsekwencji zdarzeń, to najważniejsze z cech, które musi posiadać event manager.

Coaching to rodzaj misji, pozwalającej na wyjście poza utarte ścieżki myślenia. – Coach często inspiruje ludzi w branży. Kreatywność przejawia się często w samej naturze prowadzonych projektów, ale ilość pracy i zadań ogranicza pomysłowość w podchodzeniu do działań. Powielane są codzienne nawyki, utrwalany podobny schemat myślenia na temat koncepcji eventowych. Tu z pomocą może przyjść coach lub trener, który pokaże jak techniki kreatywne mogą wesprzeć w codziennym działaniu. Pokaże jak empatyzacja z odbiorcą może wesprzeć innowacyjny styl myślenia. Dzięki temu wartość własnych działań i wypracowywanych koncepcji znacznie wzrasta – mówi Trenerka Innowacji, Dorota Krasnodębska-Wnorowska.

Coaching to fenomen, popularność szkoleń motywacyjnych w naszym kraju ciągle rośnie. Jak wynika z badań, profesjonalny trening motywacyjny działa i przekłada się na pozytywne wyniki firmy. Warto, by przez ten proces przeszli pracownicy, a zwłaszcza kadra zarządzająca, również w branży EVENT & MICE.

Jaga Kolawa

Artykuł ukazał się w ostatnim wydaniu OOH event! Wersja online dostępna TUTAJ.