Recepcja 2.0 by Cardilla

Jak zorganizować recepcję wydarzenia, która nie tylko spełni swoje podstawowe zadanie zarejestrowania czy powitania uczestników, ale też zachwyci i zrobi niesamowite pierwsze (czyli najważniejsze) wrażenie? Cardilla twierdzi, że ma na to receptę i chętnie się nią dzieli.

– Przepraszam, gdzie jest szatnia?
Zacznijmy od podstaw. Jeżeli recepcja ma w ogóle spełniać swoje zadanie, nie pozwól, aby hostessy, które będą obsługiwać Twoich uczestników przyszły na „szkolenie” 20 minut przed wydarzeniem. Każdy uczestnik, który dostanie już na początku informację lub odpowiedź z puli „nie wiem”, „yyyy…” lub „musi Pan zapytać tamtej Pani w czerwonym” na pewno nie będzie zachwycony „profesjonalizmem” osób obsługujących.

Oprócz tytułowej „szatni” warto poinformować personel recepcyjny o wszystkich możliwych pytaniach uczestników – w tym między innymi o podpisaniu delegacji służbowych, o konkretne sale szkoleniowe, o procedurę rejestracji dla prelegentów czy punkty agendy.

Na koniec tej sekcji znowu podstawy. Przygotowując recepcję pamiętaj, aby odpowiednio skalkulować liczbę osób obsługi zarówno w stosunku do liczby uczestników, ale również do procesu obsługi, jaki masz zamiar zastosować – na wielu wydarzeniach niestety nadal tworzą się „korki” przy recepcjach. Weź pod uwagę w jakich godzinach będą przybywać uczestnicy. Przetestuj też, ile średnio potrwa obsługa jednej osoby.

Obiecujemy, to ostatnie podstawy: przypominamy – płynny język angielski to naprawdę must-have. Zadbaj również o strój obsługi, dopasowany do wydarzenia – to naprawdę można zrobić bardzo niewielkim kosztem – akcenty takie jak apaszka, przypinany identyfikator czy koszula w jednolitym, nietypowym kolorze zapewnią prosty, ale schludny i ciekawy efekt. Nie pozwól też, aby Twój personel siedział (np. przy stole), kiedy uczestnicy stoją – to niezgodne z zasadami etykiety, a przy tym również niewygodne dla obydwu stron.

RODO – hasło roku
Wszyscy słyszeli o RODO i wdrożyli procedury, ale na mniejszych eventach nadal spotykamy kartki z nazwiskami do podpisywania, wyłożone na ladzie identyfikatory czy inne mało profesjonalne rozwiązania.

Zamiast powyższych, pomyśl o automatycznym procesie rejestracji, np. z użyciem QR kodów – dzięki temu, Twoi uczestnicy nawet nie będą musieli przedstawiać się przy rejestracji. Taka forma nie tylko będzie zgodna z RODO, ale i niesamowicie szybka. Gwarantujemy też, że wydruk czy personalizacja identyfikatora, z odpowiednim systemem i drukarką, zajmie dwa razy mniej czasu niż jego odszukanie w stosie innych „badży”.

Pamiętaj, że ewentualne zgody uczestnika na przetwarzanie danych czy akceptację regulaminu uczestnictwa najlepiej zebrać na etapie rejestracji online. Na miejscu nie będzie na to czasu.

Jeżeli chcesz jednak wydrukować identyfikatory wcześniej, np. na małe, zamknięte wydarzenie – skorzystaj z eleganckich prezenterów, gdzie alfabetycznie ułożysz identyfikatory wygodnie dla obsługi, a przy tym dane na nich zawarte nie będą dostępne dla innych.

Działaj nowocześnie i ekologicznie!
Zaskocz swoich uczestników nowoczesnymi rozwiązaniami w ramach recepcji czy rejestracji. Zamiast zmuszać uczestników do noszenia torby z materiałami konferencyjnymi, zachęć ich do pobrania tych materiałów w postaci elektronicznej! Gość Twojego wydarzenia będzie mógł to łatwo zrobić, w oznaczonym miejscu skanując swój kod QR z zaproszenia lub przykładając swój identyfikator do wbudowanego w ladę recepcyjną czytnika.

Na swoim evencie możesz też wykorzystać potęgę nowoczesnych rozwiązań na wiele innych sposobów, np. generując indywidualne agendy czy pozwalając uczestnikom na networking, dzięki wymianie kontaktów poprzez ich interaktywne identyfikatory RFID. Jeżeli chcesz zapewnić porządek i otrzymać dokładne statystyki czy informacje, pomyśl o kontroli dostępu, czyli skanowaniu identyfikatorów przy wejściu do każdej sali. Feedback od swoich gości dostaniesz również tworząc przemyślaną ankietę – taką można przygotować na kilka sposobów: umieszczając link do ankiety online, np. w zaproszeniu, ale również tworząc ankietę na miejscu wydarzenia, na ogólnodostępnych ekranach czy tabletach.

Recepcja maksymalnie nowoczesna i ekologiczna? Nie ma lepszego i szybszego rozwiązania, niż zastosowanie smartfonów z aplikacją – jest to nie tylko eko, ale również nie wymaga miejsca na sprzęt i zarejestruje Twoich uczestników w ciągu dosłownie kilku sekund!

Identyfikacja to podstawa
W dziedzinie event marketingu osób kreatywnych nie brakuje, zatem pamiętajcie, żeby identyfikatory spełniały przede wszystkim swoją podstawową funkcję – czyli identyfikowały. Dobry designer powinien pamiętać o kilku podstawowych zasadach – font i rozmiar danych należy dobrać tak, aby można było swobodnie przeczytać imię osoby noszącej ID z odległości około 1-2 m.

Odwracające się identyfikatory to zmora wielu organizatorów – warto pomyśleć o identyfikatorach z podwójnym mocowaniem do smyczy – dzięki temu awers będzie zawsze awersem, a dane będą widoczne.

Artykuł zainspirowany Blogiem Ekspertów Cardilla – specjalistów w dziedzinie druku identyfikatorów eventowych, rejestracji uczestników i sprawnych recepcji.

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze magazynu OOH event!

Wersja online: CZYTAJ TUTAJ.