Jak wygrać z czasem i opanować eventowy chaos?

Choćbyśmy myśleli, że o branży eventowej wiemy już wszystko i czytanie kolejnych artykułów nie wniesie nic nowego, zapewniam, że warto. Każdy event jest inny, to wiemy, każdy daje lekcje na przyszłość. Kolejna realizacja wyciska z nas wszystkie pokłady kreatywności. Dwoimy się i troimy, co zaproponować, jak wyeksponować i czym zaskoczyć, aby nasza oferta wyprzedziła konkurencję, a klienta przywiązała do nas na dłużej.

Event manager przygotowując projekt ma ogromne wyzwanie. Od koncepcji, wyboru lokalizacji, cateringu i atrakcji po technikę. Ponadto wyselekcjonowanie odpowiednich prowadzących i spełnienie riderów gwiazd. Wszystko to, generuje niezliczoną ilość spotkań, rozmów i ustaleń. Wprowadza zamieszanie i stres. Im więcej podwykonawców, tym trudniej skoordynować działania i zadbać o najdrobniejsze szczegóły. Ten poziom adrenaliny wielu z nas przysłowiowo „kręci” i dodaje energii do działania. W końcu nie przez przypadek jesteś tu, gdzie jesteś i robisz to, co robisz.

Kochasz to, ale codzienna ilość maili i telefonów w jednej sprawie wprowadza niepokój, że coś może jednak Ci umknęło. Kolejny brief z każdą drobną zmianą od klienta musi dotrzeć do wszystkich podwykonawców. Nieprzespane noce przed realizacją i obawa o spięcie całości towarzyszy nam cały czas.

Dlatego dobrze, że tu zaglądasz. Magazyn ten pomaga odnaleźć się w świecie najciekawszych rozwiązań, nowych technologii i psychologicznych aspektów, we wszystkich wymiarach tego biznesu. Swoiste kompendium wiedzy, ma nam pomóc w wyborze najciekawszych i skutecznych rozwiązań. Ukazać nowe trendy i szeroki wachlarz usług w branży.

Wpisując się w intencję pisma „wszystko w jednym miejscu” spróbujmy, to przełożyć na realne działanie. Co powiesz na to, żeby kilku podwykonawców z różnych obszarów połączyć razem. Tak na serio, jedna firma – jeden brief techniczny – jeden kontakt. A w nim stała ekipa doświadczonych i sprawdzonych realizatorów, ze wszystkich obszarów eventu. Nagłośnienie i oświetlenie i multimedia w jednym miejscu z własnym transportem z bogatą ofertą sprzętową. A do tego dział projektów technicznych i wizualizacji. Co jeszcze Ci potrzeba? Może usługa video live z montażem lub bez? Wszystko omawiasz z tą samą osobą. Do szczęścia brakuje tylko scenografii, która dopełni całość. Pomyślmy, produkcja scenograficzna, gdzie można na przykład w jednym miejscu przymierzyć i sprawdzić wszystko, co chcesz stworzyć lub obudować. Na każdym etapie produkcji, możesz wejść na pracownię i podglądać do woli, jak się tworzy Twój projekt. Brzmi jak sen prawda?

Faktycznie, istnieje niewiele firm, które łączą swoje siły w jedno lub przy pomocy podwykonawców próbują wyjść naprzeciw potrzebom klienta. Aby kompleksowa oferta mogła się udać, potrzebne jest przede wszystkim doświadczenie w każdym z obszarów proponowanej usługi. Nie można być dobrym w nagłośnieniu, ale już trochę gorszym w multimediach, klient decydując się na takie rozwiązanie musi mieć pewność, że ma do czynienia ze specjalistami w każdym z obszarów eventu.

W związku z tym, zanim podejmiemy decyzję, która powinna ułatwić nam życie, musimy sprawdzić kilka kluczowych faktów, przede wszystkim czy firma, z której zamierzamy skorzystać posiada odpowiednie zasoby: sprzętu, ludzi, własne transporty i czy, poprzez swoje kompleksowe rozwiązania, jest w stanie zoptymalizować nasz czas na przygotowanie projektu? Czy w związku z kompleksowością zamawianej usługi będziemy mieli jakieś dodatkowe korzyści, choćby w postaci rabatów? Czy taki podwykonawca faktycznie zna rynek i kompleksowo świadczy usługi w oparciu o wieloletnie doświadczenie? Po co wyważać otwarte drzwi, dowiedzmy się z kim współpracuje i czy wykonane przez niego realizacje zakończyły się sukcesem. Nie ma nic cenniejszego, niż wiarygodne rekomendacje.

Niewiele jest takich firm na polskim rynku, ale są i tacy, którzy poszli o krok dalej. Tacy, którzy dziedzicząc rodzinną tradycję, kontynuują dorobek zamieniając wieloletnie doświadczenie w doświadczenie wielopokoleniowe. Przykładem takiej firmy jest Grupa e4e, która powstała w wyniku połączenia kilku firm działających w różnych obszarach rynku eventowego. Dzięki historii właścicieli firmy w odrębnych działach organizacji eventu, udało się stworzyć rozwiązanie unikatowe na polskim rynku, oferując klientowi kompleksową obsługę projektu. Grupa e4e w ramach realizowanych wydarzeń prowadzi obsługę klienta od etapu projektowania i wizualizacji, po realizacje w obszarach: multimedia, dźwięk, oświetlenie i scenografia.

Zespół każdego z działów, to wyselekcjonowani specjaliści, którzy dbają o to, aby zapewnić klientom pełną satysfakcję i spokój w obszarze organizacji eventów, czyli sprawić, aby formalna misja firmy stała się faktem na polskim rynku.

Od małej konferencji czy stoiska targowego, po bardzo duże realizacje sceniczne i plenerowe. W grupie wszystko omawiasz z jedną osobą, w jednym miejscu i bazując na jednym briefie. Oszczędzasz swój czas i pieniądze, a całą technikę i scenografię masz „z głowy”. Możesz być pewny, że Twój projekt zaprojektowany starannie z dokładnością co do centymetra, a następnie w ten sam sposób zrealizowany. Poszczególne ekipy to zespół ludzi, którzy ściśle ze sobą współpracują, a nie wchodzą sobie w drogę, jak to bywa w przypadku obcych wykonawców, tutaj wszyscy razem pracują na sukces projektu.

Co to dla Ciebie oznacza? Już nie musisz wysyłać maili do kilku osób jednocześnie i obawiać się, czy wszyscy ze wszystkim dotrą na czas i czy nikt, niczego nie pominie. Myśleć o tym, czy wszystko wszystkim przekazałeś. Powstanie jeden spójny projekt techniczny, uwzględniający wymagania dotyczące każdego z działów i komponentów eventu, następnie jeden z PM-ów zadba o to, żeby Twój sen przed eventem był spokojny, biorąc na siebie odpowiedzialność za Twój sukces.

Wiele atutów takiego rozwiązania przemawia za tym, żeby faktycznie spróbować. Ważąc to co dla nas istotne, szczególnie w życiu prywatnym, może się okazać, że kompleksowa usługa uwalnia znaczną część naszego czasu, a co za tym idzie sprawia, że jesteśmy spokojni i cieszymy się życiem. W końcu, nie ma nic lepszego, jak czas po pracy bez myślenia o niej, dlatego właśnie polecamy takie rozwiązanie.
Agnieszka Kaczmarek, Project Manager Grupa e4e

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze magazynu OOH event!

Wersja online: CZYTAJ TUTAJ.