Małe eventy – czy opłaca się je organizować?

Spoglądając na kanały social media większości topowych agencji eventowych, można wysunąć wnioski, że firmy głównie realizują tylko wydarzenia z rozmachem i na dużą skalę. Każdy przedstawiciel branży lubi po prostu się pochwalić swoimi najlepszymi eventami, które mogą przykuć uwagę potencjalnych klientów, wzbudzić zazdrość u konkurencji i wywołać zachwyt obserwatorów.

Jak jest jednak naprawdę? Kto obsługuje te mniejsze wydarzenia? Czy największe agencje też się tym zajmują i czy to się im opłaca?
W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie – kiedy event jest duży a kiedy mały? Czy integracja wyjazdowa dla 100 osób to już duże wydarzenie, a wieczorna kolacja tematyczna, też dla tak licznej grupy, to jednak mała impreza? Przede wszystkim o skali wydarzenia, świadczy ilość elementów, z których składa się spotkanie i za jakie odpowiada event manager. Można przyjąć, że liczba składników powyżej dziesięciu już jest większym eventem, a powyżej dwudziestu to już duże przedsięwzięcie. Liczba uczestników nie ma tu większego znaczenia. W końcu niemal każda firma eventowa, miała okazję organizować np. ceremonię wkopania kamienia węgielnego i wie, ile pracy należy włożyć w wydarzenie, tworząc je niemal od zera (w tym pełną infrastrukturę), a na samym evencie jest tylko 20 osób.

Jak wygląda to z naszej strony? Nie ukrywamy, że nie obsługujemy wszystkich wydarzeń, ale bardzo często doradzamy klientom, co mogą, gdzie i jak zrobić. Od początku 2019 roku wspomogliśmy już tak kilka firm. Mniejsze przedsiębiorstwa planowały głównie wyjazdy integracyjne i budżety były dość skromne, mimo to odezwali się do nas. Wysokość możliwości finansowych firmy nie miała dla nas kluczowego znaczenia. Po prostu, chodziło głównie o hotel, kolację i dojazd. Czy w takim przypadku warto angażować agencję? Niekoniecznie. Zrobiliśmy rozpoznanie, zebraliśmy kilka kluczowych informacji i przekazaliśmy je zainteresowanym. Nie pobraliśmy za to żadnej opłaty. Chodziło tu głównie o rachunek ekonomiczny i komfort klienta. Angażowanie event managera w takie wydarzenie, nie przełoży się na faktyczny zysk agencji. Kwotę, którą zaoszczędził klient, będzie mógł przeznaczyć na dowolny cel podczas wyjazdu. Zawsze istnieje duże prawdopodobieństwo, że za jakiś czas ta sama osoba wróci do nas z trochę większym temat i będzie mogła się zrewanżować za udzielone wsparcie.

Inaczej sprawa się ma w przypadku stałych klientów. Tu już jesteśmy wręcz zobowiązani do przygotowania i obsługi wydarzenia. Nasze najmniejsze wydarzenie to wyjazd dla 9 osób na jeden dzień na narty. Podobnych eventów jest bardzo dużo na przestrzeni roku. Byłoby wręcz nie fair, gdybyśmy tylko skupiali się na większych, a te mniejsze ignorowali. To jest właśnie kompleksowa obsługa firm.

Czy tego typu małe wydarzenia w ogóle są opłacalne? Oczywiście, że nie. Większość z nich przygotowuje się za przysłowiową złotówkę. Przeliczając czas pracy event managera, jaki poświęca na tego typu imprezę, w stosunku do kosztów jego roboczogodziny, z uwzględnieniem obowiązujących podatków, można pokusić się nawet o stwierdzenie, że dokładamy do interesu. Ale to nie tak. W przypadku takich małych eventów pojawia się największa wartość, czyli wdzięczność za wsparcie. Bardzo często jest tak, że osoba ze strony klienta ma tyle swoich codziennych obowiązków i zdjęcie eventowego „problemu” z barków, stanowczo ułatwia im funkcjonowanie. Poza tym, takie mikro-eventy pozwalają nieco zejść na ziemię i przypomnieć sobie korzenie oraz początki, od jakich zaczynało się przygodę z organizacją wydarzeń.
Paweł Haberka, PowerEvents

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze OOH magazine, pobierz bezpłatnie TUTAJ.