Event MIX Jak spełnić marzenie o udanym evencie? Siedem składników idealnego wydarzenia biznesowego

Jak spełnić marzenie o udanym evencie? Siedem składników idealnego wydarzenia biznesowego

74
0

Organizacja eventów stała się jednym z popularniejszych działań marketingowych stosowanych przez duże firmy i spółki. Wydarzenie, służy przede wszystkim promowaniu działalności firmy oraz gratyfikowaniu pracowników za realizację wcześniej wytyczonego planu czy budżetu.

Przygotowując się do takiego przyjęcia, firmy coraz częściej zwracają się o pomoc do profesjonalnych agencji, oddając im do realizacji cały scenariusz według ustalonych wytycznych. Jednak w większości przypadków organizatorzy bazują na wsparciu swoich pracowników, działu HR oraz na pracownikach administracji, którzy odpowiadają za przygotowanie imprezy firmowej. Z kolei oni, jako przedstawiciele zleceniodawcy, przekazują całość organizacji reprezentantom firm eventowych, bazując na ich wieloletnim doświadczeniu. Jak wygląda przygotowanie eventu na poszczególnych etapach? Jak zrealizować marzenie o udanym wydarzeniu biznesowym? Pozwolę sobie zgłębić ten temat w poniższym artykule, omawiając przy tym siedem składników dobrze przygotowanego eventu na przykładzie obiektu, którym mam przyjemność zarządzać, czyli Rezydencji Luxury Hotel**** w Piekarach Śląskich. Zatem jakie będą tytułowe składniki udanego wydarzenia?

I. MIEJSCE – NAJWAŻNIEJSZY JEST POTENCJAŁ
Zarówno forma, jak i charakter organizowanego przez nas wydarzenia są bardzo ważne, jednak na samym początku, powinniśmy zastanowić się nad jego odpowiednią lokalizacją. Na co w tym momencie powinniśmy zwrócić uwagę? Oprócz zaplecza konferencyjnego, uczestnicy z pewnością docenią także możliwość zrelaksowania się w malowniczym ogrodzie lub złapania oddechu w Strefie Relaksu oraz SPA. Potencjał biznesowy i luksus idealnie łączy w sobie Rezydencja Luxury Hotel****, która jest kompleksem hotelowo – konferencyjnym, ulokowanym w bliskiej odległości od autostrady A1, na północ od centrum Katowic. Miejsce to stanowi kameralną odskocznię od wielkomiejskiego szumu, harmonijnie łącząc wystrój inspirowany wnętrzami francuskich władców z nowoczesnym designem.

Nasze przyjęcie może mieć różny charakter – wydarzenie bardziej formalne, z odpowiednim menu i wydzieloną strefą do tańca, może to być również event dwudniowy połączony z noclegiem. Wtedy też, warto zwrócić uwagę na to, co oferuje dany hotel poza samym przyjęciem. To, na jaką opcję się zdecydujemy, determinuje także wybór odpowiedniego miejsca, które sprosta naszym oczekiwaniom.

II. ATRAKCJE – NIKT NIE POWINIEN SIĘ NUDZIĆ
Decydującym czynnikiem, przy wyborze miejsca na organizację naszego eventu, są niewątpliwie atrakcje. Ważne jest, aby oprócz wyjątkowych pokoi czy gastronomii, miejsce mogło zaproponować coś więcej. Jeśli goście zaproszeni na event mają również zapewniony nocleg, po przyjęciu znajdą ukojenie w Strefie Relaksu, gdzie mogą skorzystać z sauny, jacuzzi, groty solnej czy siłowni. Rezydencja zlokalizowana jest w sercu Śląska, co daje możliwość wyboru z ciekawych wycieczek, które obiekt pomaga zorganizować. Goście z pewnością będą zainteresowani atrakcjami znajdującymi się w bliskiej odległości od hotelu, takimi jak: Kopalnia Guido w Zabrzu, Zabytkowa Kopalnia Srebra czy Sztolnia Czarnego Pstrąga w Tarnowskich Górach.

III. KONFERENCJA – INFRASTRUKTURA BIZNESOWA NA NAJWYŻSZYM POZIOMIE
Kiedy wybraliśmy już hotel spełniający nasze wymagania, warto sprawdzić jego infrastrukturę biznesową. W zależności od możliwości miejsca, podejmujemy decyzję o wyborze odpowiedniej sali. Dużym ułatwieniem będą obiekty, które stworzone są z myślą o imprezach różnej wielkości, takie jak nasza Rezydencja. Tam, imprezy na większą skalę odbywają się na Sali Balowej, która w ustawieniu bankietowym jest w stanie pomieścić nawet 150 osób. W przypadku, gdy osób jest więcej, niż przewiduje pojemność tej sali, dzięki ścianom mobilnym można powiększyć dostępną powierzchnię o kolejną sąsiadującą: Salę Bankietową, a nawet o następną Salę Kryształową. W tym przypadku należy również pamiętać o dodatkowym nagłośnieniu sal oraz ustawieniu telewizorów, aby osoby z dalszej części mogły lepiej widzieć scenę główną. Tym samym, to obiekt dostosowywany jest do liczby gości, a nie odwrotnie. Łącznie, Rezydencja oddaje do dyspozycji sześć sal konferencyjnych z pełnym wyposażeniem – w tym trzy z możliwością dowolnej aranżacji przestrzeni. Dodatkowo, mamy możliwość skorzystania z kameralnych sal, które idealnie nadają się do spotkań w mniejszym gronie lub do przeprowadzenia warsztatów czy szkoleń.

IV. FORMA – TEMATYKA NADAJE EVENTOWI CHARAKTERU
Organizując wydarzenie firmowe, bardzo istotne jest przygotowanie spójnej koncepcji. Należy wziąć pod uwagę różne czynniki, które wpłyną na to, że uczestnicy z przyjemnością wezmą udział w naszym evencie. Wybór hotelu powinien odpowiadać koncepcji i tematyce wydarzenia. Przykładowo, Rezydencja jest idealnym miejscem na organizację imprez wieczorowych w tematyce glamour i balów nawiązujących do estetyki lat 20. i 30., żywcem wyjętych z „Wielkiego Gatsby’ego”. Warto tutaj wspomnieć o miejscu, w którym odbywają się tego typu przyjęcia, konferencje i jubileusze, czyli o Sali Balowej Rezydencji. Jej symbolem jest unikalna kopuła z kryształowym żyrandolem oraz z imponującymi zdobieniami kolumn i sztukaterii. Dodatkowym elementem dekoracyjnym może być podświetlenie kopuły, które można dostosować do motywu przyjęcia. Sala Balowa posiada odrębne wejścia, które umożliwiają gościom swobodne przemieszczanie się między salą, tarasem a ogrodem.

V. GASTRONOMIA – PRZEDE WSZYSTKIM MA BYĆ SMACZNIE
Nieodłącznym elementem każdego eventu jest oferta gastronomiczna. Dla organizatora niezwykle ważne jest, aby jego goście byli syci i zadowoleni z posiłków, bez względu na to, czy mowa jest o małej konferencji, czy o imprezie na kilkaset osób. Autorskie propozycje Szefa Kuchni Rezydencji są połączeniem tradycyjnej kuchni europejskiej i regionalnej, w nowoczesnej odsłonie. Oferta gastronomiczna Rezydencji jest bardzo rozbudowana i co najważniejsze – elastyczna, dzięki czemu możemy stworzyć nieszablonowe menu, idealnie wpasowujące się w charakter naszego eventu. Największą atrakcją w ofercie gastronomicznej jest Kolacja pod Kawersami, podczas której serwowane są specjalności Szefa Kuchni podawane pod lśniącymi, srebrnymi kopułami. Ten kulinarny spektakl gwarantuje gościom niezapomniane wrażenia. Po doskonałym posiłku, nie powinno zabraknąć słodkiego akcentu. Rezydencja posiada własną cukiernię, która przygotowuje niezwykle wyszukane bufety pełne łakoci. Wyróżnia je nie tylko design i forma podania, ale przede wszystkim jakość i smak. Pieczołowicie przygotowane Bufety Słodkie, takie jak Bufet Primabaleriny, czy Bufet Cartier’a – Króla Jubilerów kuszą nas ręcznie stylizowanymi truflami i pralinami, słodkimi perłami, owocami zatopionymi w czekoladzie czy bezą Pavlovej. Oryginalną atrakcją podaną w formie bufetu jest Bufet Wielkiego Gatsby’ego. Zawiera on ekskluzywne alkohole: Chivas Regal Whiskey, Koniak Hennessy, Pravda Espresso Vodka, Ron Zacapa Centenario Rum oraz praliny wypełnione wyselekcjonowanymi alkoholami. Znajdziecie w nim także domowej roboty ajerkoniak, w dwóch odsłonach: klasycznej i czekoladowej.

VI. OBSŁUGA – SERWIS, KTÓREGO NIE POWINNO BYĆ WIDAĆ
Powierzenie organizacji uroczystości to bardzo odpowiedzialna kwestia, która wymaga zaangażowania całego zespołu, odpowiedniego pomysłu i oprawy. Sposób podania dań, z pozoru wydawać się może sprawą dość oczywistą, jednak obecnie jest on jednym z kluczowych detali, które czynią wydarzenie wyjątkowym i godnym zapamiętania. W Rezydencji, podczas każdej uroczystości firmowej serwowana jest 4-daniowa kolacja, która pozwala na prezentację klasycznego serwisu kelnerskiego. Podanie dań w taki sposób robi niezwykłe wrażenie na gościach, a przecież każdemu z nas zależy na osiągnięciu efektu „WOW”.

VII. MARKETING – DZIAŁ, KTÓRY POMAGA Z UŚMIECHEM NA TWARZY
Wszystkie kwestie dotyczące powodzenia naszego eventu byłyby niczym, gdyby nie dział marketingu i sprzedaży. Managerowie uczestniczą we wszystkich etapach organizacji naszego wydarzenia, przedstawiają nam ofertę oraz ustalają każdy szczegół widniejący w agendzie wydarzenia. Ich pomoc podczas organizacji eventu jest wprost nieoceniona, dlatego tak ważne jest, aby mieć wśród nich partnera, który rozumie nasze potrzeby, służy nam radą i swoim doświadczeniem.

I GOTOWE!
Podczas organizacji każdego wydarzenia, niezwykle ważne jest przestrzeganie siedmiu aspektów udanego eventu, opisanych powyżej. Gdy zrealizujemy każdy z nich; właściwie wybierzemy lokalizacje, zapewnimy naszym gościom odpowiednie atrakcje, dobierzemy i zaaranżujemy salę, motyw i menu, pozostanie nam jedynie oddać się w ręce specjalistów z branży organizacji przyjęć i po prostu – dobrze się bawić. Niech każdy event firmowy będzie spełnieniem tego właśnie marzenia.

Tomasz Ostoia, Zastępca Dyrektora Hotelu, Rezydencja Luxury Hotel ****

 

Tomasz Ostoia
Pasjonat gastronomii i hotelarstwa, związany z branżą od ponad siedemnastu lat. Swoje pierwsze kroki stawiał w branży gastronomicznej jako szef restauracji i F&B manager. Z czasem przechodził kolejne szczeble pracy w branży hotelarskiej (od recepcji po dział marketingu). Przez sześć lat był Dyrektorem Hotelu Ognisty Ptak***, w którym poprzez swoje pomysły sprawił, że kompleks wpisał się w czołówkę hotelarską Krainy Wielkich Jezior Mazurskich. Obecnie jako zastępca Dyrektora Rezydencja Luxury Hotel**** w Piekarach Śląskich wspiera cały zespół hotelu we wdrażaniu nowych działań marketingowych.

 

Artykuł ukazał się w ostatnim numerze magazynu OOH event!

Wersja online: CZYTAJ TUTAJ.