Etyka w branży MICE

Pamiętam jak kilka lat temu na portalu Golden Line i grupie Event Manager Club, a następnie w Stowarzyszeniu Branży Eventowej rozpoczęliśmy rozmowy dotyczące wyznaczenia jasnych zasad regulujących wzajemne relacje biznesowe wszystkich podmiotów branży MICE. Na rynku było różnie, pojawiło się wiele problemów, nieetycznych zachowań. Jak widać profesjonalna działalność nie zawsze idzie w parze z kręgosłupem moralnym oraz etyką zawodową, a takich przykładów zarówno na grupie internetowej jak również w rozmowach kuluarowych było bardzo dużo.

Po wielu miesiącach wymiany poglądów i doświadczeń powstała Rada Etyki. Do zadań Rady Etyki należy wydawanie opinii dotyczących praktyk rynkowych, które mogłyby wpłynąć na funkcjonowanie i postrzeganie branży MICE oraz orzeczeń dotyczących konkretnych sytuacji, rodzących podejrzenia o stosowanie praktyk niezgodnych ze standardami etyki profesjonalnej, o ile strony takiego sporu dobrowolnie poddadzą się jurysdykcji Rady. Rada Etyki dąży do jak najszerszej reprezentacji środowiska branży spotkań i deklaruje wolę współpracy z różnymi podmiotami mającymi zbieżne cele. Podejmując powyższe działania Rada Etyki chce edukować, wspierać i umacniać całą branżę i wszystkie podmioty w niej działające, w zakresie ich etycznej działalności związanej z organizacją wydarzeń. Realizując misję, Rada Etyki stoi na straży jasnych zasad i wdraża działania mające na celu zmianę, ujednolicenie i respektowanie przepisów dotyczących wszystkich kluczowych obszarów działalności firm sektora MICE.

Wiedziałyśmy, że to bardzo ważny krok w rozwoju rynku spotkań w Polsce. Obie weszłyśmy w jej skład. Temat etyki zachowań w branży, od wielu lat, wraca jak bumerang. Za każdym razem, gdy dzieje się coś, co nas porusza i wzbudza nasz sprzeciw, przypominamy sobie o tym, że można i trzeba działać inaczej. Wiele ze spraw, o których rozmawiamy w kuluarach, nigdy nie ujrzy światła dziennego, wiele z nich zamiatanych jest pod przysłowiowy dywan. Udajemy, że nic się nie stało, a w głębi duszy wstydzimy się, że zostaliśmy oszukani. A przecież to nie my powinniśmy się wstydzić!

  „Parszywa 13”, lista najczęstszych nieetycznych zachowań
Przez te wszystkie lata, od kiedy działamy w świecie eventów, zetknęłyśmy się z ogromną ilością sytuacji, które w naszym odczuciu nie powinny mieć miejsca. To kwestie dotyczące relacji klient – dostawca, pracodawca – pracownik czy również pomiędzy konkurencyjnymi firmami. Za każdym razem zadajemy sobie pytanie: czemu to sobie robimy, czemu nie potrafimy rozmawiać i współdziałać w zgodzie z powszechnie obowiązującymi zasadami. Czemu tak trudno o kręgosłup moralny i właściwe działania. Poniżej zebrałyśmy 13 zdarzeń, z którymi spotykałyśmy się wielokrotnie na naszej zawodowej drodze:

Wysyłanie zapytań ofertowych do niezliczonej liczby agencji/ dostawców
Zdarza się, że klient nie wie, czego potrzebuje, nie ma pomysłu na realizację. Szuka. Najłatwiejszym sposobem wydaje się wówczas napisanie maila i rozesłanie go do jak największej liczby podmiotów aby A) zebrać jak największą ilość pomysłów, B) wyselekcjonować najtańsze rozwiązanie. Jeśli mamy trochę szczęścia pojawi się ktoś, kto olśni nas ceną czy pomysłem. Tracimy jednak bardzo wiele cennego czasu, my jako agencja/ dostawcy i klient, który musi to wszystko przejrzeć, obsłużyć. Planowanie eventu powinno być rozpoczynane od określenia jego celu i budżetu, a następnie zapytanie kierowane do najwyżej 5 podmiotów.

Brak kontaktu z klientem/ agencją
Czasem mamy wrażenie, że jak tylko nasza oferta opuści skrzynkę mailową, klient/ agencja natychmiast urywa z nami kontakt. Ile byśmy nie próbowali, nigdy nie dowiemy się, czy oferta dotarła, czy spełniła oczekiwania. A wystarczy przecież napisać: „Dziękuję, za przesłanie oferty, ale wybraliśmy inną, gdyż…”,prosty komunikat, a jak bardzo ułatwia współpracę, pozwala określić sytuację oraz zaoszczędzić czas na niezliczone follow-upy i nerwy spowodowane brakiem kontaktu.

Brak płatności za usługę, bądź też opóźnione płatności
Temat szczególnie uciążliwy, gdy pracujemy na ogromnych budżetach, a brak płatności zaburza naszą płynność finansową. Niestety, tego typu sytuacje powtarzają się każdego roku. Klienci przedłużają terminy zapłaty, następnie agencje zwlekają z płatnościami swoim dostawcom. Sytuacja jest o tyle nieciekawa, że wkrótce doprowadzi to 100% przedpłat i jak w biurze podróży przed wycieczką czy w piekarni przed skonsumowaniem chleba – będziemy musieli opłacić zlecenie z odpowiednim wyprzedzeniem.

„Przyczepimy się i będzie taniej”.
Niektóre agencje czy klienci z góry zakładają, że na koniec współpracy „przyczepią” się do jakości świadczonych usług, chcąc w ten sposób obniżyć koszty organizacji eventu. Niektóre z firm, stosują tę praktykę od lat, każdego roku zmieniając firmy obsługujące. To również sytuacja prowadząca do zmiany współpracy i 100% przedpłat. Oczywiście reklamacje i odszkodowania będą mogły być zawsze, niemniej jednak klienci czy agencja przestaną „straszyć” po evencie brakiem zapłaty jeżeli nie otrzymają rabatu na koniec.

Dumping cen
Dotyczy często firm, które chcą wejść na rynek i proponują niższe – nierynkowe stawki, za swoje usługi, W głównej mierze tym sposobem próbują lekko wejść na rynek i rozpocząć promocję. To jednak pozorna korzyść dla klienta, która powoduje, że często w krok za niższą ceną – spada jakość usług. Jeśli cena nie jest rynkowa, inne firmy, nie są w stanie konkurować z taką ofertą, ponieważ oznaczałoby to dla nich straty finansowe. Próg wejścia na rynek branży eventowej jest bardzo niski i często jedynym co wyróżnia nową firmę na rynku jest niższa od rynkowych oferta cenowa.

„Zróbcie nam to taniej”
Zdarza się, że firma, która zbierze kilka ofert, przesyła wybrany scenariusz do znajomej bądź też tańszej agencji z propozycją, żeby zrealizowała dla nich ten konkretny pomysł, ale taniej. Działanie ma na celu obniżenie cen. Tu chyba nie jest potrzebny komentarz. Działanie mocno nieetyczne i firmy, które finalnie decydują się na takie działania można śmiało nazwać złodziejami branżowymi. Wykonywanie czyjegoś projektu otrzymanego od klienta z informacją o wykonaniu w niższej cenie powinno być karane, a projekty powinny być traktowane jako dzieła autorskie, które oczywiście można za odpowiednią cenę odsprzedać jeżeli jest taka wola zleceniodawcy i zgoda zleceniobiorcy.

Kopiowanie scenariuszy, pomysłów, kreacji, logotypów, haseł reklamowych
Temat rzeka w kwestii praw autorskich, poświęconego czasu na przygotowanie oferty kreatywnej itp. Od pewnego czasu w branży pojawia się głos o stawce podstawowej za przygotowanie projektu kreatywnego, który może być odsprzedany lub w przypadku wybrania innego podmiotu do realizacji, firma przygotowująca dzieło w postaci pomysłu kreatywnego czy scenariusza otrzymuje wynagrodzenie za jego stworzenie. Prawnicy mają na te sytuacje swoje rozwiązania i warto pochylić sie im głębiej by oszczędzać swój czas a przede wszystkim pieniądze.

Pracownik przejmuje klientów
Pracownik odchodzi z firmy, przejmując wszystkich klientów, którymi opiekował się w ramach swoich obowiązków w danej organizacji. Temat trudny i złożony. W dobie rozwiniętych social mediów, aktywnej sprzedaży i personal brandingu, mówi się że klienci nie należą już do pracodawcy ale do sprzedawcy. To nie prawda. Oczywiście z jednymi pracuje nam się lepiej z innymi gorzej, ale finalnie zazwyczaj mówimy o produkcie końcowym, doświadczeniu, zapleczu i bezpieczeństwie. Klienci pozyskani przez pracownika dla firmy X, przynależni są finalnie do niej. Jakiekolwiek działanie prowadzące do przekonywania klientów po odejściu z firmy X pracownika, że teraz to już tylko z nim powinni pracować na nowym jest nieetyczne. Oczywiście klient ma prawo sam decydować z kim będzie pracował i jeżeli wróci do pracownika będącego już w nowym miejscu bo chce skorzystać z produktów oferowanych przez niego – ok. Wykradanie, wynoszenie kontaktów i rozsyłanie z nowego miejsca pracy maili do bazy kontaktów z poprzedniej jest nieetyczne. Niestety winni też tu są sami przedsiębiorcy, którzy często na spotkaniach rekrutacyjnych zadają pytanie: jaką bazą kontaktów Pan/Pani dysponuje. Proponuje wówczas wyciągać przedłużacz z torebki i powiedzieć, że są to jedyne jakimi mogę się podzielić. Reszta to własność mojego poprzedniego pracodawcy. Obecnie pomaga nam w tym również RODO.

„Podkupywanie” pracowników
Firmy starają się pozyskać do swoich zespołów najlepszych, bywa, że sięgają po każdą dostępną formę przyciągnięcia ich do siebie. Najczęściej jest to oczywiście motywator finansowy lub rozwojowy – zmiana stanowiska. Niemniej jednak szczera rozmowa z pracodawcą o danej sytuacji powinna być tu na porządku dziennym. Również takie rozmowy w cywilizowanym świecie są prowadzone na szczeblach managerskich, między bezpośrednimi rynkowymi konkurentami. Nikt z nikim przecież nie musi być związany do grobowej deski, niemniej jednak etyka względem pracowników i wzajemnych relacji biznesowych jest w obecnych czasach bardzo pożądana.

„Na upadłość”
Tą sytuację pozwolimy sobie nazwać wyjątkowo bandycką. Firma ogłasza swoją upadłość, aby uniknąć płatności za swoje wcześniejsze zobowiązania, a następnie zmienia nazwę często nawet do nazwy poprzedniej firmy dodając tylko nowy człon i działa dalej w tej samej branży i w niezmienionym składzie. Zobowiązania poprzednie oczywiście ulegają anulowaniu. Dlaczego się na to godzimy? Czemu chronimy firmy, które jawnie działają nieetycznie?

Zmowy cenowe i działania korupcyjne
Temat spotykany przy dużych firmach i ogromnych przetargach. Głośno o nich w mediach publicznych. Często sytuacje te prowadzą w konsekwencji do złego postrzegania całej branży eventowej i budowania jej złej opinii. Ze strony branży powinien być jasny i wyraźny sprzeciw na tego typu działania gdyż oprócz tego, że są bezprawne i nieetyczne w konsekwencji psują one cały rynek.

Szpiegostwo gospodarcze
Brzmi to wyjątkowo zabawnie, ale zdarzyło się, że firma na zlecenie innego podmiotu obserwowała np. w hotelu działania innych organizacji, a następnie wysłała do wszystkich organizatorów swoją ofertę, opierającą się oczywiście o niższą cenę. Jak widać sposoby walki o klientów są różne.

Taniej, taniej, taniej, ale klient VIP
Na etapie zapytania ofertowego często słyszymy o obniżaniu cen bo klient nie ma budżetu ale ma być ładnie bo to klient VIP, czyli zapłacić za wersję podstawową, ale otrzymać ekskluzywną. Zastanawiamy się kto tu kogo chce zrobić w tzw. „bambuko” i czy są jeszcze ludzie, którzy się na to nabierają. W Internecie krąży już długo mem: „Tanio i szybko – nie będzie dobrze, dobrze i szybko – nie będzie tanio, tanio i dobrze – nie będzie szybko.” Zdecydowanie te trzy zdania idealnie odzwierciedlają sytuację branży eventowej, zwłaszcza, gdy mówimy o usłudze szytej na miarę, wyjątkowej i często stricte dopasowanej do określonych przez klienta celów.
Przykładów nieetycznych zachowań można by pewnie mnożyć i ile osób na rynku tyle pewnie doświadczeń i sytuacji. Tego typu zachowania opisane powyżej będą się powtarzały. Ale tylko i wyłącznie tak długo, jak będziemy dawać na nie przyzwolenie lub przymykać oko i puszczać płazem.

Zauważyłeś? Zareaguj!
Na początku koniecznie poinformuj osobę, firmę, z którą współpracujesz o jej zachowaniu, o tym, że w twojej ocenie jest ono niewłaściwe. Oczywiście, często druga strona zdaje sobie z tego sprawę, a dana sytuacja jest efektem celowego działania. Jednak zawsze warto zauważyć, zweryfikować i poznać reakcję oraz odbiór danej sytuacji.

Daj czas na zmianę zachowania/poprawę. Poinformuj jednak, czego oczekujesz w danej sytuacji i co konkretnego wydarzy się/ jakie podejmiesz kroki jeśli dana sytuacja nie zmieni się. Pamiętaj, że na rynku są Komisje Etyki, które badają takie sytuacje i są wsparciem.
Jeśli to kwestia związana z finansami często nie pozostaje nam nic innego jak wejście na drogę sądową, poinformowanie komornika czy wpis do Krajowego Rejestru Długów. Istnieje możliwość również zgłoszenia zalegającego płatnika do Urzędu Skarbowego zgodnie z art. 89 B Ustawy o VAT w sprawie skorzystania z ulgi za złe długi.

Nie obawiaj się tego typu działań, jeśli wiesz, że zostałeś potraktowany nieuczciwie, masz prawo dochodzić swoich racji. Twoim obowiązkiem jest dbać o twój biznes i chronić go przed tego typu praktykami. Naszym wspólnym obowiązkiem jest dbanie o prawidłowy rozwój branży eventowej i przestrzeganie standardów. Jeśli sprawa, z którą masz do czynienia, to kwestia nieetycznych zachowań warto zgłosić ją do Rady Etyki, działającej przy konkretnym stowarzyszeniu branżowym. Czasem warto poinformować o tego typu zachowaniach media branżowe, lub wypowiedzieć się na jednym z forum branżowym w Internecie, w tym na tematycznych i dedykowanych branży grupach popularnych serwisów społecznościowych. Rada Etyki otrzymując daną sprawę zbiera opinie dwóch stron, przesłuchuje wszystkie osoby zainteresowane, a następnie wydaje opinię. W jej skład wchodzi również prawnik. Istnieje możliwość mediacji i wspólnego rozwiązania sytuacji. Nie jesteś sam w branży.

Pamiętaj, że to nie zdarza się tylko tobie. Nieetyczne zachowania i sytuacje zdarzają się każdemu z nas, nie warto udawać, że nic się nie stało i zamiatać dany temat pod dywan. Jeśli ktoś nieuczciwie zachował się wobec ciebie, z całą pewnością postąpi tak po raz kolejny. Chyba, że zwrócimy mu uwagę i pokażemy, że nie zgadzamy się na to. Razem możemy więcej, a kształt branży eventowej i jej rozwój zależy od nas wszystkich.

Olga Krzemińska-Zasadzka – Założycielka i dyrektor Agencji POWER, członek – założyciel SBE, wieloletni członek Zarządu SBE, członek SOIT, SKKP, site. Tworzyła Kodeks Dobrych Praktyk i Radę Etyki przy SBE, jest członkiem Rady Etyki SOIT. Absolwentka Szkoły Głównej Handlowej i Wyższej Szkoły Biznesu i Administracji im. Koźluka w Warszawie. Prywatnie lubi podróże i sport w każdym wydaniu – dzięki pracy w Agencji ma więcej możliwości, by realizować swoje pasje i zarażać nimi innych.

Anna Nowakowska – CEO MICE & Venue Consulting, StrefaMICE.pl, Dyrektor Sprzedaży i Marketingu w RAJT Hale namiotowe. Wykładowca, prelegent, autorka publikacji eksperckich. Inicjatorka założenia Stowarzyszenia Branży Eventowej. Twórca Studium Event Management na WZ UW. Laureatka konkursu Tourism Trends Awards oraz Most Influencial People in Event Industry – Eventex Awards. Wyróżniona dwukrotnie tytułem Ekspert Hotel Meeting 2018. Nominowana do konkursu MP Power Awards w kategorii OPEN. Członek Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce oraz MPI Poland Chapter. Autorka projektów Hotel MICE Manager oraz MICE Venue Management.

Wersja ONLINE.