Współ- wespół praca | Magdalena Heinrich

Gdybyśmy mieli stworzyć „czarną listę” najbardziej irytujących sytuacji we współpracy, każdy z nas,  bez względu na to, czy jest przedstawicielem agencji, marketingowcem czy zakupowcem, mógłby wymieniać i wymieniać – czując jak ciśnienie niebezpiecznie  mu rośnie. A przecież wszyscy chcemy tego samego  – zrobić świetny event. Tyle, że dla każdego z nas oznacza to co innego.

Dla marketingowca będzie to widok słupków mierzących to, co miało wzrosnąć, „wystrzelonych w kosmos”. Dla zakupowca, fakt, że nie przepłacił, a dostawca dowiózł. To, że marketerowi wzrosły słupki będzie ważne, o ile przełoży się to na jego premię. Dla agencji, że jej słupek przychodów poszybował wysoko w górę i nie zadziało się to pół roku po evencie. Sukces klienta jest ważny (oficjalnie – zawsze!) jeśli przełożył się na wypłatę success fee, a jeśli nie, to opisany w credentialsach będzie robił za wabik na kolejnego zleceniodawcę.

Kluczem do partnerskiej współpracy przy eventach jest zrozumienie faktu, że mierzymy się z rozbieżnymi interesami i że spełnienie ich wszystkich w 100% nie jest możliwe. Partnerstwo zaczyna się, gdy uwzględnimy potrzeby drugiej strony i wypracujemy model współpracy, w którym każda ze stron będzie się czuła zaopiekowana.

Model, w którym agencja nie ma klienta za sponsora i nie twierdzi, że utrzymuje się z 5% marży. A klient rozumie, że agencja to nie NGO, tym samym nie oczekuje w ofercie marży tej wysokości.

Model, w którym każda ze stron wie, że musi być zaangażowana w całość procesu i że jest na równi odpowiedzialna za powodzenie eventu. W którym agencja dba o interesy klienta, jak o swoje własne, a klient godziwie (co nie oznacza: przesadnie) agencję za to wynagradza.

Świetny event ma wyglądać na łatwy, lekki i przyjemny – ale to jest zawsze efekt ciężkiej pracy sztabu ludzi. Efekt wielu godzin wytężonego „ten-tegowania w głowie”, niezliczonych rozmów i ustaleń, sporów, przeciwności, tryliarda tabelek i harmonogramów i entego finalnego scenariusza przy wiecznej presji czasu i pieniędzy – a to wszystko oblane hektolitrami kawy – naturalnie w papierowych kubkach.

Świetny event to efekt pracy marketingowca, który przemyślał dogłębnie strategię na swój produkt/usługę, określił swoje cele i upewnił się, że event będzie właściwą aktywnością, by móc je zrealizować. Poświęcił czas, by określić swoje oczekiwania i stworzył wyczerpujący brief.

Zakupowca, który wraz z marketingowcem określił profil dostawcy jakiego potrzebują oraz ustalił kryteria oceny ofert. Który dobrał odpowiedni model przetargu i podpisał z agencjami dwustronne Umowy o Poufności. Zadbał, by proces wyboru dostawcy był transparentny, liczba oferentów nie przekraczała pięciu, a wszyscy mieli jednakowe szanse. By w bezpieczny sposób mogli zadać pytania i otrzymali odpowiedzi. Który przystąpił do negocjacji warunków i zapisów kontraktu sensownie podchodząc do kwestii sposobu finansowania projektu, znając jego specyfikę i rozumiejąc właściwie ideę WIN-WIN (która oficjalnie nie oznacza, że procurement wygrywa dwukrotnie).

Agencji, która nie boi się zadawać pytań i która odstępuje od udziału w przetargu jeśli wie, że to nie jej „temat” bądź wszystkie umysły i ręce na pokładzie są akurat w innym projekcie. Która poświęciła czas na przeanalizowanie i przemyślenie briefu, a potem przygotowanie rzetelnej oferty – utrzymanej w zgoła innym duchu niż: „Ja ci tyle naobiecuję, że ci nikt tyle nie da! A w praktyce się zobaczy”. Agencji, która przygotowała transparentny kosztorys i zadała sobie trud uzyskania najlepszych możliwych warunków handlowych od swoich poddostawców, nie pompując sztucznie ani cen, ani zakresu świadczeń.

Meeting Planner to nie zawód dla artystów z głową w chmurach ani tych, którym się wydaje, że będą popijać napoje wyskokowe i „gibać się” na backstage-u. Meeting Planner, bez względu na to czy jest po stronie klienta czy agencji, jest realistą – oczekuje cudów, ale wie, że 99% sukcesu to twarde rzemiosło. Mocno stąpa po ziemi, a jego „super-moce” to doświadczenie i podejmowanie prób przewidzenia nieprzewidywalnego. Myśli zawsze co najmniej dwa kroki do przodu i zarządza całym spektrum najróżniejszych ryzyk. To praca z ludźmi i z rzeczami – i jedni i drudzy bywają zawodni. Improwizację zostawia sobie jednak jedynie na sytuacje, w których i tak już gorzej być nie może.

Partnerstwo to nie jest wyświechtane hasło. Jego brak we współpracy, w połączeniu z pozorowanym zaangażowaniem i przerzucaniem odpowiedzialności na drugą stronę, to najlepszy przepis na katastrofę.

Ważne, byśmy współdzieląc odpowiedzialność, dzielili się również sukcesami, ale i porażkami (jeśli nie wynikają z czyjegoś rażącego zaniedbania). Pamiętajmy, aby po każdej realizacji znaleźć czas na spotkanie, by dwustronnie omówić jak nam ta współpraca wyszła. Nie po to, by szukać winnych, jeśli coś nie zagrało, ale wyciągnąć wnioski tak, by kolejne eventy były już tylko niekończącym się pasmem, naszych wspólnych, realizacyjnych sukcesów. Czego Państwu i sobie serdecznie życzę.

Artykuł ukazał się w styczniowym wydaniu OOH event! Numer można pobrać bezpłatnie TUTAJ.