Prawne aspekty organizacji targów

Przedsiębiorcy uczestniczący w targach jako wystawcy, powinni wnikliwie analizować zawierane z organizatorami targów umowy najmu powierzchni wystawienniczych. Ci ostatni z kolei, umowy zawierane z właścicielami obiektów (jeśli sami nimi nie są).

Relacja właściciel obiektu – organizator targów
Organizator nie musi być właścicielem obiektu, w którym targi są organizowane. Jeśli faktycznie nim nie jest, powinien dokładnie przeanalizować postanowienia umowy zawieranej z właścicielem. Jego sytuacja jest bowiem o tyle specyficzna, że może być zarówno najemcą, jak i wynajmującym (w stosunku do końcowych wystawców). W idealnym stanie, powinien on dążyć do tego, aby te dwie kategorie zawieranych przez siebie umów, np. w zakresie odpowiedzialności za odwołanie targów lub odpowiedzialności za szkody wyrządzone w trakcie ich trwania, wzajemnie się zazębiały (tj. jeśli organizator targów będzie odpowiedzialny za zapłatę w stosunku do wystawcy za okoliczności, za które winę ponosi właściciel obiektu, powinien mieć możliwość dochodzenia od niego roszczeń regresowych).

Oczywiście, pozycja negocjacyjna ww. podmiotów może być z różnych względów nierówna. Dobrze jest jednak wyznaczyć sobie pewne założenia kluczowe (postanowienia, które w umowie z właścicielem obiektu muszą się znaleźć). Należy również pamiętać, że w niektórych przypadkach, na granice swobody umów wpływ mogą mieć przepisy prawa powszechnie obowiązującego. Dla przykładu, zgodnie z art. 473 kc, dłużnik może przez umowę przyjąć odpowiedzialność za niewykonanie lub za nienależyte wykonanie zobowiązania z powodu oznaczonych okoliczności, za które na mocy ustawy odpowiedzialności nie ponosi (§ 1). Jednak, nieważne jest zastrzeżenie, iż dłużnik nie będzie odpowiedzialny za szkodę, którą może wyrządzić wierzycielowi umyślnie (§ 2). Właściciel obiektu nie może więc wyłączyć odpowiedzialności za szkody umyślne (a jeśli taki zapis znalazłby się w umowie, mógłby zostać uznany za nieważny). Wydaje się również, że nie ma możliwości, aby odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną umyślnie ograniczyć tylko do określonej kwoty (np. krotności ustalonego w umowie czynszu).
Należy również pamiętać, że w niektórych przypadkach przepisy przyjmują odpowiedzialność na zasadzie ryzyka (niezależną od ewentualnej winy). Dla przykładu, w myśl art. 433 kc, za szkodę wyrządzoną wyrzuceniem, wylaniem lub spadnięciem jakiegokolwiek przedmiotu z pomieszczenia jest odpowiedzialny ten, kto pomieszczenie zajmuje, chyba że szkoda nastąpiła wskutek siły wyższej albo wyłącznie z winy poszkodowanego lub osoby trzeciej, za którą zajmujący pomieszczenie nie ponosi odpowiedzialności i której działaniu nie mógł zapobiec. Dobrze jest również zwracać uwagę kto i z jakich przyczyn może odwołać targi (oraz, jakie konsekwencje to ze sobą niesie np. dla możliwości żądania zwrotu uiszczonych należności).

Relacja organizator targów – uczestnik (wystawca)
Uczestnicy targów (wystawcy) także powinni zwracać uwagę na kwestie opisane wyżej (oczywiście z uwzględnieniem swojego interesu prawnego).

Dodatkowo, warto zwracać uwagę na to, co przewidziane jest w ustalonym wynagrodzeniu (jakie stoiska możemy wystawić, gdzie zlokalizowane jest nasze miejsce wystawowe, czy mamy zapewniony dostęp do niezbędnych mediów), jakie są warunki rezygnacji z uczestnictwa w targach (w jakich terminach jest to możliwe oraz jaką ewentualną odpowiedzialność z tego tytułu możemy ponieść – np. w zakresie konieczności zapłaty określonej części wynagrodzenia pomimo rezygnacji), jakie mamy prawa (co i w jaki sposób możemy reklamować, czy możemy używać oznaczeń targowych), czy otrzymujemy jakieś dodatkowe świadczenia (np. określoną liczbę bezpłatnych zaproszeń), a także, jakie mamy obowiązki (np. w zakresie montażu lub demontażu stoisk, uprzątnięcia stanowisk itp.).

Należy również pamiętać, że duży wpływ na naszą sytuację prawną mogą mieć postanowienia sporządzanych przez organizatorów targów regulaminów (które z założenia powinny mieć charakter organizacyjny, jednak często zawierają zapisy dość istotnie wpływające na prawa i obowiązki wystawców). W szczególności należy zwracać uwagę na postanowienia dotyczące takich kwestii, jak godziny otwarcia targów (oraz obowiązek zapewnienia w tych godzinach obsady stoisk), możliwość zgłaszania przez organizatora uwag co do projektów stoisk, konieczność posiadania ubezpieczenia OC, kwestia odpowiedzialności za kradzieże lub zniszczenia. Jeśli chcielibyśmy, aby postanowienia te wiązały nas w innym brzmieniu, powinniśmy to dokładnie przewidzieć w umowie.

Zawieranie umów związanych z organizacją targów nie wiąże się zazwyczaj z jakimiś obiektywnie dużym ryzykiem, jednak w celu minimalizacji potencjalnych niebezpieczeństw, warto i te kwestie poddać należytej analizie.

Angelika Marcinkowska, prawnik, TURCZA Kancelaria Radców Prawnych

Artykuł ukazał się w styczniowym wydaniu OOH event! Numer można pobrać bezpłatnie TUTAJ.