Podsumowanie V edycja konferencji EVENT MIX

9 września, w ramach targów FestiwalMarketingu.pl, odbyła się konferencja EVENT MIX. Ponad 100 uczestników wysłuchało prelekcji wpisujących się w temat spotkania: „Odbudujmy popyt na eventy!”. Swoje wystąpienia podsumowali prelegenci V edycji wydarzenia.

Bartosz Bieszyński – Koordynator Rady Przemysłu Spotkań i Wydarzeń – TUgether

2b or not 2b? Czyli jak wytrwać żeby przetrwać? Perspektywa branży spotkań na najbliższe lata

Najważniejszym elementem EVENT MIX był fakt, że spotkaliśmy FACE TO FACE, a nie FACE TO ZOOM. W końcu można było porozmawiać bezpośrednio, przekazać sobie najważniejsze informacje, wymienić się poglądami i inspiracjami na nadchodzące miesiące (i to wszystko w końcu przy stoliku koktajlowym – yes!).

Oczywiście „punkt startowy” i moment konferencji jest niezmiernie trudny dla całego przemysłu spotkań i wydarzeń. Popyt odbudowuje się mozolnie i przede wszystkim perspektywa jego dynamiki staje pod wielkim znakiem zapytania (wróżymy praktycznie z fusów). Do tego dochodzą kończące się programy wsparcia ze strony administracji państwowej. Tutaj należy jednak pamiętać, że najtrudniejszy okres tj. marzec – czerwiec jest „za nami” i nie ma co spoglądać w przeszłość. Pamiętajmy też, że spowolnienie w naszym sektorze jest zjawiskiem globalnym, nie lokalnym, więc to od trendów światowych i przede wszystkim ogólnej sytuacji epidemicznej będzie zależeć dalszy rozwój naszej gałęzi gospodarki.

Bardzo ważny w tym zakresie jest powrót pracowników korporacji do biur, bo jak możemy mówić o możliwości organizacji spotkań dla grupy dajmy na to 200 – 300 osób, kiedy nikt nie rusza się z własnej sofy czy kuchni? To jest przede wszystkim kluczowy czynnik psycho-społeczny, który stanowi pierwszą barierę w organizacji spotkań. Bez jego pokonania nie będzie można mówić o powrocie „do normalności”. Niestety musimy też mierzyć się ze spowolnieniem gospodarczym, które dotyka zarówno wielkie firmy, jak i gospodarstwa domowe. Każdy zatem oszczędza w myśl zasady „na wszelki wypadek”. Owa oszczędność oznacza, że budżety na organizację spotkań i wydarzeń będą w najbliższym czasie limitowane.

Dobrą wiadomością jest natomiast coraz bardziej widoczny trend „wysycenia” się projektami stricte digitalowymi. Okazuje się, że odbiór nagrody „pracownika roku” w szlafroku gdzieś między domową toaletą, a sofą przy szczekającym jamniku generuje zupełnie inne emocje niż w tzw. „realu”. W związku z tym mamy aktualnie wysyp projektów hybrydowych zarówno w formie jesiennych realizacji, jak i procesów ofertowych na wiosnę 2021. To bardzo dobry znak, gdyż tego typu realizacje generują wyższe przychody niż eventy online więc jest szansa na większą płynność finansową przedsiębiorstw w naszym segmencie. Osobiście również uważam, że w tym roku (2020) będziemy mieli do czynienia ze spadkiem przychodów na poziomie 80-95%, w 2021 szacowałbym, że będzie to ok 45-60%, a w 2022 (oby!) ok 25%. Oznacza to, że popyt będzie obudowywał się w tempie 2-3 letnim (takie też są prognozy światowych ekspertów).

Najważniejsze jest zatem żebyśmy ten okres po prostu przetrwali. Jako firmy. Jako ludzie. Jako przemysł. Istotne w mojej opinii w tym zakresie będzie działanie w oparciu o wartości, o których powinniśmy wszyscy pamiętać. Przede wszystkim ludzie, ludzie i jeszcze raz ludzie. Co nam po popycie, kiedy w branży nikt nie zostanie? Dlatego tak ważne jest utrzymywanie relacji i planowanie wspólnej trudnej przyszłości z pracownikami, których bardzo często od przysłowiowego „dzieciaka” wychowywaliśmy. Musimy tutaj opierać się na prawdzie i przede wszystkim partnerstwie w całym ciągu dostaw od konferansjera po klienta końcowego. Nade wszystko jednak pamiętajmy, że jeżeli ktoś z Was myśli, że to już „koniec” – trzeba zwijać żagle i otwierać sklep z polską żywnością na Islandii, to jeszcze absolutnie nie ten moment! Come on! Potrzeba spotkań i doświadczania emocji/ budowania relacji jest kluczową potrzebą międzyludzką i biznesową. Ona nigdy nie zniknie podobnie jak James Bond, który w listopadzie powraca pod hasłem #NoTimeToDie. Do zobaczenia zatem na scenie!

Nina Żukowska – Założycielka platformy edukacji eventowej Świat Eventów, członek MPI Poland Chapter

Storyteling jako narzędzie wykorzystywane w kreacji i strategii

Storytelling w eventach – i wtedy na tym evencie byłem jak Tommy Lee Jones w Ściganym. Czy storytelling to moda, trend czy skuteczne narzędzie? Czy poza budowaniem marki lub działań komunikacyjnych nadaje się również do eventów? Postanowiłam rozłożyć ten temat na czynniki pierwsze łącząc swoje pasje do eventów, narracji filmowej i sztuki reżyserskiej.

Analizując różne teorie związane ze storytellingiem oraz narracją mój główny wniosek jest taki, że storytelling w eventach możemy interpretować na dwa sposoby:

• storytelling jako opowiadanie historii firmy/marki/produktu poprzez event, który wzmacnia przekaz na poziomie fizycznych, namacalnych doświadczeń odbiorcy
• storytelling jako historia, do której zapraszamy uczestników wydarzenia, którzy stają się jej bohaterami. W tym przypadku produkt/firma/marka są tylko elementami tła całej opowieści.

Zobaczmy, jak to wygląda na konkretnych przykładach:

Wyobraź sobie event, którego celem jest zaprezentowanie nowej siedziby pracownikom. Głównym motywatorem przedsiębiorstwa jest budowanie więzi między pracownikami oraz poczucia przynależności z zakładem pracy. Komunikatem przewodnim ma być wspólne celebrowanie ważnych decyzji w rozwoju firmy. Okazuje się, że właściciele to dwójka przyjaciół od czasów studiów, którzy zawsze trzymali się razem i dlatego wspólnie postanowili budować swój biznes. Są totalnym zaprzeczeniem teorii „ćwierkały jaskółki, że nie dobre są spółki, a szczególnie z przyjaciółmi”.

Bardzo ważną wartością firmy są relacje, otwartość i wzajemne wsparcie. Właściciele wierzą, że razem znaczy więcej niżeli „ja” i taką postawę promują wewnątrz kultury organizacyjnej. A teraz przypomnij sobie serial „Przyjaciele”.

Czy pamiętasz, jaka atmosfera panuje w tym serialu? Jakie wartości za sobą niesie i jaki jest jego emocjonalny wydźwięk? A gdyby tak prezentacja nowej siedziby firmy była jak domówka w klimacie tego kultowego serialu…
Tym sposobem stworzyliśmy właśnie pierwszy element historii, czyli motyw przewodni, którego przekaz pokrywa się z wartościami firmy. Potrzebujemy jeszcze bohatera oraz jego perypetii. W naszym przykładzie głównymi bohaterami będą właściciele, których nowe lokum jest kolejnym etapem ich podróży zawodowej. Bardzo ważne jest, aby przeznaczyć podczas eventu przestrzeń, do opowiedzenia ich niezwykłej historii wykorzystując różne środki wyrazu. Nowa siedziba, tak jak w „Przyjaciołach”, znajduje się w kręgu domowego ogniska dla wszystkich. W ten sposób spajamy firmę i wrzucamy ją w kanony kręgu przyjaciół.

Ale to nie wszystko

Dobra historia powinna kończy się efektem „WOW”, kiedy to odbiorca jest zaskoczony lub czuje, że odkrył coś ważnego dla siebie. Historia naszych bohaterów może być poprowadzona na dwa sposoby.

Możemy tasować motyw i story naszych bohaterów. Wówczas efektem „WOW” bardzo duża część historii będzie opowiedziana zanim się wydarzy event, czyli na etapie komunikacji eventu. Drugim sposobem jest oczywiście zaprezentowanie story bohaterów dopiero na evencie, przy pomocy wszystkich punktów styku uczestnika z odbiorcą.

Uczestnik jako bohater Twojej opowieści

W drugim przypadku, kiedy to uczestnicy stają się bohaterami historii danej firmy/marki/produktu, bardziej skupiamy się na stworzeniu narracji, która emocjonalnie zaangażuje odbiorcę, dając mu możliwość realnego odczuwania emocji. Świetnym przykładem jest tutaj czeska premiera butów Addidas Nmd (nomad).

To kolekcja dla osób, które uważają koczowniczy tryb życia za ich własny. Odważni, ciekawi i ciągle w ruchu. Podczas premiery do tajemniczego miejsca zaproszono pięćdziesięciu uczestników, którzy otrzymali zegarki z 60-minutowym odliczaniem i wskazówką, która doprowadziła ich do kolejnego miejsca, czyli starego spa w podziemiach firmy elektrycznej, które zostało przerobione na showroom prezentujący główne założenia kolekcji. Po upływie 60 minut zegarki zaczęły wydawać sygnały dźwiękowe, a goście-koczownicy byli przez animatorów ewakuowani dalej. Hasło, które im przyświecało to „always on the move”.

Kolejne wskazówki doprowadziły koczowników do słynnej wieży Zizkov, gdzie wszystkie przedmioty były odwrócone do góry nogami. Galeria na zewnątrz, samochody na suficie, a impreza nie na dachu, ale w garażu. Do wzmocnienia efektów medialnych dwunastu influencerów-koczowników opartych na archetypie bohatera, relacjonowało swoja podróż z miejsca do miejsca zgodnie z charakterystyką danego archetypu, generując zasięgi w mediach społecznościowych.

I chociaż storytelling w eventach wykorzystywany jest przez wielu, nie wszyscy zdają sobie sprawę z kluczowych elementów dobrej historii, która ma szansę wywołać w uczestnikach prawdziwe emocje, które w efekcie będą mogły zostać przetransferowane na markę/firmę/produkt.

Barbara Świderska – Prezes Zarządu Grupy DE Sp. z o.o., członek MPI Poland Chapter

Doradztwo strategiczne – warte więcej niż ci się wydaje

Pod koniec czerwca członkowie MPI Poland Chapter ustalali nową strategię na najbliższe dwanaście miesięcy. Naszym pomysłem było podjęcie współpracy z OOH magazine podczas konferencji EVENT MIX, aby podzielić się swoją wiedzą, doświadczeniem i wnioskami na przyszłość. Case pierwszych branżowych targów i konferencji to doskonały argument dla naszych klientów – że możemy w końcu działać. Małymi krokami, jak dziecko uczące się chodzić, ale idźmy do przodu. Czas dany nam przez Covid, jest dla mnie, osobiście, czasem na ułożenie biznesu na nowo. Podświadomie czujemy, że branża eventowa nie może funkcjonować tak jak do tej pory. Dlatego moja prelekcja dotyczyła narzędzia, którym możemy wesprzeć się w budowaniu oferty, tak by wynagrodzenie pojawiało się niezależnie, na każdym etapie pracy z klientem.

Monika Dymacz – Dyrektor zarządzający Exprofesso, prezes MPI Poland Chapter

Samozarządzające się zespoły są bardziej skuteczne – prawda czy fałsz?

W trakcie swojej prezentacji pokazałam, jak na przestrzeni dziejów rozwijała się świadomość człowieka, a wraz z nią jak przeobrażały się organizacje. Podczas gdy modelowa jednostka funkcjonuje obecnie na najwyższym poziomie rozwoju, ze swoimi oczekiwaniami i potrzebami co do samorozwoju oraz holistycznego spełnienia w każdej sferze życia, to modele organizacyjne współczesnego świata wciąż tkwią mocno w przeszłości.

Każdy menedżer, właściciel firmy czy członek zespołu powinien mieć świadomość jak bardzo firmy są nieprzystosowane do potrzeb człowieka XXI wieku i nie bać się podejmować zdecydowanych i radykalnych działań w kierunku zmiany modelu organizacyjnego funkcjonowania – w kierunku tzw. modelu Turkusowej Organizacji, wg koncepcji Frederica Laloux. Uczestnicy konferencji dowiedzieli się, że samozarządzające się zespoły to jeden z trzech głównych filarów tego modelu, poznali założenia filozoficzne takiego podejścia oraz przykłady firm, które wdrażały i wdrażają oraz budują i ciągle rozwijają swoje strategie w oparciu o takie lub bardzo podobne założenia. Wszystkie te firmy charakteryzuje znacząca przewaga konkurencyjna, która wyróżnia je na tle innych firm z branży.

Organizacje, które pokazano jako modelowe, reprezentują różne branże, są różnej wielkości, różnej osobowości prawnej, kształtowały się w różnych kulturowo i geograficznie lokalizacjach, mają różne tradycje i czas funkcjonowania. Wszystko to pozwala na wysunięcie wniosku, że to właśnie ten charakterystyczny, Turkusowy model organizacyjny stanowi o ich sile, wyjątkowości, innowacyjności i przewadze rynkowej, która wyraża się w wymiernych wynikach finansowych i imponujących wskaźnikach świadczących o ogromnej lojalności i satysfakcji pracującego tam personelu. Wszystkie te firmy odznaczają się silnymi, popieranymi przez wszystkich wartościami, wyrazistą tożsamością, nietuzinkowymi pomysłami biznesowymi i doskonałą jakością produktów i usług.

Anna Nowakowska – CEO MICE & Venue Consulting, Dyrektor sprzedaży i marketingu w RAJT Hale namiotowe, członek MPI Poland Chapter

Czy event w czasach COVID 19 może być bezpieczny? Jak właściwie przygotować event premium w plenerze. Checklista bezpiecznych eventów plenerowych

Miniony EVENT MIX pozostanie w moim sercu na długo. To pierwsze branżowe wydarzenie w czasach COVID-19. Jestem pełna uznania dla organizatorów gdyż wydarzenie przygotowano na najwyższym poziomie. Wśród uczestników widać było ogromną radość z możliwości spotkania, ale również odczuwalne były obawy o przyszłość branży.

Te obawy są zrozumiałe i naturalne. Wiele firm walczy o przetrwanie, część zaczęła szukać nowych przestrzeni do działania. Bezpieczne eventy w czasach COVID-19 to wyzwanie, ale są one możliwe.

Eventowcy od zawsze, do kwestii bezpieczeństwa, przykładali dużą uwagę. Teraz bezpieczeństwo nabiera jeszcze szerszego wymiaru. Dla mnie jeden z nich to wymiar plenerowego eventu premium, zlokalizowanego w pięknych sceneriach i ekskluzywnych, bezpiecznych i otwartych halach namiotowych. Mają ogrom pozytywnych zastosowań w dobie panującego wirusa o czym świadczy m.in ilość realizacji plenerowych, które mieliśmy okazję jako firma współtworzyć w tym trudnym czasie. Wiele osób zdecydowało się przenieść swoje wydarzenia właśnie w plener tworząc #bezpiecznyevent i #bezpiecznewesele.

Bezpieczne eventy plenerowe premium to zdecydowanie jeden z trendów jaki pojawi się w pocovidowym świecie.

Dominik Górka – Dyrektor Kreatywny Live Age, członek zarządu KAE SAR, członek MPI Poland Chapter

Online i co dalej?

Jeszcze niedawno eventy w digitalu były wizją przyszłości. W tym roku, za sprawą pandemii, stały się oczywistą alternatywą. Ale przecież to o wiele więcej niż sposób na bieżące ograniczenia. Połączenie siły doświadczania na żywo z zasięgami, technologiami i interakcją dostępnymi w onlinie to przyszłość komunikacji live.

Podczas wystąpienia starałem się pokazać, jak nie przegapić tej szansy. Gdzie szukać prawdziwej wartości w digitalu i jak łączyć go z eventem klasycznym. Jako argumenty posłużyły mi dane z badania i raportu „Eventy online 2020”.

Krzysztof Bratek – Współzałożyciel agencji Magenta Group Events, członek MPI Poland Chapter

Sprzedaż dziś i jutro. Intencje, relacje, zaufanie

Precyzyjna sprzedaż nie marnuje zasobów agencji, zwłaszcza w niespokojnych czasach rynkowych. Tworząc system sprzedaży w czasach COVID-19, oparty na relacjach, należy budować go w oparciu o nowy styl zarządzania, w którym każdy pracownik jest odpowiedzialny za rozwój firmy.
Skupienie się na rozwiązywaniu problemów klienta – w przypadku naszej firmy – miało pozytywne odzwierciedlenie w formie supportu eventów i zwiększeniu zaufania do agencji. Podpisywane z klientami kontrakty na określony okres skutkują cyklicznym wynagrodzeniem agencyjnym. Klient oszczędza środki i przeznacza je na dodatkowe zabezpieczenia. W przypadku braku możliwości realizacji klient rozlicza tylko podstawową stawkę abonamentu za gotowość do pracy. Monetyzacja poprzez powołanie nowych specjalizacji (koordynator ds. zdrowotnych lub covid specialist) to kolejna propozycja dla klientów, którzy chcą organizować eventy w mniejszym zakresie i bez udziału pośrednictwa agencyjnego, zabezpieczając jednocześnie swoje interesy.

Krzysztof Celuch – Właściciel/ dyrektor zarządzający Celuch Consulting, przewodniczący regionu EMEA MPI Foundation, założyciel MPI Poland Chapter

Foundrising – dlaczego warto – MPI Foundation

Fundacja Meeting Professionals International wspiera edukację i badania w całej branży spotkań. Jest to organizacja non-profit, która finansuje granty, stypendia i badania ogólnobranżowe wspierające globalny przemysł spotkań. Fundusze MPI przynoszą korzyści setkom członków i oddziałów na świecie. W sumie od 2017 roku przyznano 615 stypendiów, 32 dotacje, a w samym 2019 roku zebrano ponad 900 tysięcy dolarów na stypendia i wsparcie dla członków MPI.

Od 1 września br. MPI wsparło ponad 1200 członków znajdujących się w trudnej sytuacji dotkniętych COVID-19 za pośrednictwem funduszu utworzonego przez MPIF o wartości 250 000 USD. Fundusz umożliwia członkom pozostanie w zawodzie i zapewnia dostęp do zasobów branżowych oraz możliwości rozwoju.

Konferencja EVENT MIX była przede wszystkim spotkaniem na żywo, którego brakowało nam w tym roku, z praktykami i autorytetami, którzy chętnie dzielą się wiedzą zdobytą podczas wieloletniej pracy w branży eventowej. Moja prezentacja dotycząca fundraisingu miała na celu ukazanie możliwości rozwoju oraz kanałów wsparcia jakie dają globalne organizacje, m.in. MPI.

Artykuł ukazał się w najnowszym wydaniu OOH magazine. Do pobrania TUTAJ.