Pandemiczny złoty środek – wydarzenie hybrydowe

W dobie kryzysu spowodowanego pandemią, a co za tym idzie restrykcjami sanitarnymi, masowe spotkania w tradycyjnej formule „twarzą w twarz” są ograniczone. Wydarzenia hybrydowe to covidowy kompromis i zapowiada się, że zostaną z nami na dłużej. Dlaczego?

Lockdown uwypuklił brak spotkań, a to one stanowią kluczowy element działań informacyjnych i rozwojowych w firmach, zespołach, i co najważniejsze w codziennych kontaktach międzyludzkich. Bez wydarzeń, zebrań, mityngów nie da się prowadzić biznesu na najwyższym poziomie. To dzięki potrzebom organizacji wydarzeń i prowadzenia biznesu online nastąpił gwałtowny wzrost popytu na technologie wspierające organizatora oraz uczestnika e-spotkania. Wielu organizatorów corocznych eventów, unikając ich odwoływania, przebudowało dotychczasową formę swoich imprez, znajdując przy okazji złoty środek – wydarzenia hybrydowe, łączące elementy eventu online i stacjonarnego. Jakie zalety niesie coraz popularniejszy eventowy „złoty środek”?

Skuteczność wydarzeń online&offline

Innowacyjne rozwiązania umożliwiają organizowanie spotkań zdalnie na takim samym poziomie, jak przed wybuchem Covid-19. Zorganizowanie skutecznego eventu offline dotychczas wiązało się z wieloetapowym procesem, wymagającym m.in. ustalenia celów, wysyłki zaproszeń, rejestracji, zaangażowania uczestników i zebrania danych. Dzięki przeniesieniu spotkań do sieci niektóre procesy znacznie się uprościły, a ze skuteczną technologią te etapy są nawet automatyczne.

Dzięki warstwie technologicznej wydarzeń hybrydowych, np. integracji z platformami do streamingu, organizator i uczestnik zyskują przede wszystkim łatwiejszy dostęp do miejsca wydarzenia, jakim jest wirtualny pokój. Uczestnicy mogą zająć miejsce przed komputerem i wziąć udział w dużej konferencji w zaciszu własnego biura czy domu. Przy czym wirtualna obecność nie ogranicza możliwości uczestnika takiego eventu. Dzięki skrojonej na miarę technologii ma on dostęp do tych samych narzędzi, z których korzystają osoby zgromadzone stacjonarnie. Może zadawać pytania, wziąć udział w głosowaniu, odbywającym się podczas konferencji oraz zwyczajnie porozmawiać z pozostałymi uczestnikami w trakcie czy po wydarzeniu. Wszystko odbywa się bowiem w czasie rzeczywistym.

Cel? Bez zmian

Jednak najważniejsze jest to, że cele eventów się nie zmieniły. Organizatorom zależy na przekazaniu pewnych informacji i na komunikacji dwukierunkowej: możliwości networkingu pomiędzy uczestnikami, wymianie doświadczeń oraz dostarczeniu ciekawych wrażeń uczestnikom. Ważne jest również bezpieczeństwo – wydarzenia hybrydowe są odpowiedzią na tę potrzebę.
Obecnie eventem jest każde wydarzenie – spotkanie zespołu, konferencja oraz walne zgromadzenie, a podczas każdego wydarzenia najważniejsi są uczestnicy. Wszelkie działania spółek technologicznych, wspierających wydarzenia hybrydowe, powinny skupić się na kliencie (jest nim nie tylko organizator, ale także uczestnik takiego wydarzenia). W Eventory np. dopasowujemy platformę do jego potrzeb bez wyjątku, bo inne wymagania ma organizator konferencji hybrydowej, a inne korporacja organizująca z naszą pomocą cotygodniowe e-zebrania zespołów. Dbając o uczestnika, zwiększamy jego zaangażowanie w spotkanie: pozyskujemy od niego wiarygodne opinie o wydarzeniu.
Po każdym evencie ważne jest zbieranie danych, aby móc ocenić skuteczność wydarzenia i stwierdzić, czy inwestycja w jego organizację się opłaciła. To ostatecznie jest podstawą do dalszych decyzji o przyszłości i formie eventów. A ta przyszłość zgodnie z ankietami jest taka: według nowego sondażu przeprowadzonego przez PCMA aż siedmiu na 10 respondentów przeniosło swoje spotkania twarzą w twarz częściowo lub całkowicie na platformę wirtualną i wielu uważa to za długoterminowe rozwiązanie.

Andrzej Targosz – Założyciel i CEO Eventory, spółki wspierającej technologicznie przedsiębiorstwa w budowaniu zaangażowania pracowników i klientów poprzez efektywne spotkania i wydarzenia. Odważnie inwestuje w odnoszące sukcesy start-upy takie jak: Estimote, Jivr, Vbionic, Statsocial. Założyciel kilku firm technologicznych oraz agencji eventowej PROIDEA. Jest również zaangażowany w fundusz inwestycyjny Bitspiration Booster, który opiera się na ludziach z praktyczną wiedzą o technologiach.