Trendy w przemyśle spotkać na 2021 rok | Krzysztof Celuch

Jakie trendy i zjawiska będą dominujące w przemyśle spotkań w ciągu najbliższych dwunastu miesięcy? Na to pytanie po raz kolejny odpowiada Krzysztof Celuch, prezentując opracowanie „Trendy 2021 – Wiedza, Produkt, Motywacja, Wpływ”.

Jak wynika z analizy światowych tendencji w przemyśle spotkań oraz danych pochodzących z raportów branżowych, stowarzyszeń i instytucji badawczych kluczowe w 2021 roku będzie dziesięć zjawisk.

1. Destynacje „na nowo”
2. Dystans, dezynfekcja, maseczka
3. Wirtualne hybrydy
4. Personalizacja motywacji
5. Myślenie do wewnątrz
6. Doświadczanie doświadczeń
7. Powrót do „my”
8. Festiwalizacja
9. Lokalnie a nie globalnie
10. Zrównoważony rozwój

DESTYNACJE „NA NOWO” Funkcjonowanie destynacji „na nowo” to raczej potrzeba chwili niż globalny trend. Liderzy organizacji turystycznych nie tylko zaczęli się zastanawiać nad nowymi rozwiązaniami, ale również rozpoczęły się poszukiwania partnerstw i finansowania także poza branżą spotkań.

Warto pamiętać, iż organizacje zarządzające promocją destynacji zostały szczególnie narażone na skutki pandemii. Funkcjonujące do tej pory modele cenowe i praktyki kontraktowe oznaczają, że wiele z tych biur zainwestowało dużo czasu i zasobów w planowanie wydarzenia, tylko po to, aby dane wydarzenie zostało przełożone lub anulowane. Powoduje to niestety brak wsparcia dla firm DMC i poszczególnych usługodawców, pozostawiając DMC bez przychodów lub zwrotu środków poniesionych wcześniej. Według Association of Destination Management Executives International okazuje się bowiem, że tego rodzaju organizacje muszą dokonać korekt w swoich planach i rozwoju.

DYSTANS, DEZYNFEKCJA, MASECZKA. Kluczowe znaczenie będzie miało wdrożenie oraz przestrzeganie zasad, które zaczną obowiązywać w poszczególnych regionach świata i będą związane z organizacją spotkań. Takie elementy jak zachowanie dystansu społecznego, zwiększone procedury sanitarne czy obowiązkowe noszenie maseczek staną się codziennością. Docelowo oznacza to, że dla mniejszej liczby uczestników będą wymagane duże miejsca, a w celu optymalizacji przestrzeni konieczne będą nowe plany i konfiguracje miejsc. Chociaż ryzyko zarażenia się koronawirusem pozostaje realne, duże wydarzenia, do których jesteśmy przyzwyczajeni, po prostu nie będą w niektórych przypadkach możliwe. Stworzy to docelowo trend dla mniejszych wydarzeń, podczas których rozmiary grup odbiorców są łatwiejsze w zarządzaniu.

PERSONALIZACJA MOTYWACJI. W 2021 r. trendy w branży spotkań wskazują, że podróże grupowe mogą zostać wyparte przez inne narzędzia motywowania pracowników. Według Incentive Research Foundation to indywidualne zachęty oraz spersonalizowane wynagradzanie pracowników będzie jeszcze bardziej popularne. Biorąc pod uwagę samo podróżowanie, ludzie będą czuli się bardziej komfortowo, podróżując samotnie lub z osobą towarzyszącą. Dlatego analizując proces motywowania z uwzględnieniem podróży motywacyjnych, warto zauważyć, że nastąpi wzrost popytu na prywatne oraz ekskluzywne miejsca docelowe.

MYŚLENIE DO WEWNĄTRZ. Myślenie do wewnątrz to przede wszystkim patrzenie z innej perspektywy, choć nie chodzi o kierunek „out of the box”. 2021 rok to czas, w którym musimy zdefiniować na nowo nasze biznesy, plany, strategię czy narzędzia komunikacji. Od funkcjonowania firm, przez zespoły pracownicze po działania w ramach wolontariatu.

Pandemia Covid-19 nie jest dla nikogo łatwa, ale warto pamiętać, o ile trudniej byłoby chociażby 30 lat temu. Bez Internetu o dużej prędkości i pojemności, ile więcej osób nie byłoby w stanie zarobić na życie z domu? Dzięki pandemii jesteśmy w stanie przetestować sprawność Internetu w środowisku ekstremalnym. Poprzez takie działanie doszliśmy do poziomu zdigitalizowania, który był planowany na kilkanaście lub kilkadziesiąt lat w przyszłość. Często niedoceniane narzędzie ukazało nam możliwości rozwoju, samorozwoju i tworzenia codzienność w sposób nakierowany „na nas”, „do wewnątrz”, a nie z dotychczasową otwartością na obcowanie głównie „poza”, a nie „w środku”.

WIRTUALNE HYBRYDY. Niezależnie od obfitości wydarzeń, miejsca będą musiały zwiększyć się na wiele sposobów, od tworzenia polityki i infrastruktury społecznego dystansowania, do zapewnienia wystarczającej przepustowości i możliwości AV dla efektywnej transmisji na żywo, ponieważ wydarzenia hybrydowe będą głównym trendem.

Tworzenie zdarzeń o wysokiej wartości produkcyjnej za pomocą prostego rozwiązania typu „wszystko w jednym” to cząstka trendu, który będzie nas obowiązywał. Wydarzenia hybrydowe, wirtualne i fizyczne stają się jedną produkcją. Okazuje się jednak, że są one o wiele bardziej skomplikowane i złożone, ponieważ faktycznie muszą zaspokoić potrzebę różnych grup uczestników w tym samym czasie. Dodając element wirtualny do tradycyjnej struktury wydarzeń na żywo, zdarzenia hybrydowe umożliwiają małym grupom udział w sesjach twarzą w twarz, które są następnie udostępniane większej liczbie odbiorców za pomocą platform cyfrowych. Uczestnicy będą znacznie bardziej selektywni, co do tego, dokąd idą i co robią, i będą bardziej skłonni do korzystania z treści online, jeśli jest to możliwe. Wydarzenia hybrydowe pozwolą organizatorom wzbudzić zainteresowanie zarówno wśród tych, którzy chcą uczestniczyć w zajęciach bezpośrednich, jak i tych, którzy chcą wziąć udział w wydarzeniach o większym zasięgu, bez uszczerbku dla zdrowia i bezpieczeństwa. To co można przeżyć teraz wirtualnie, to podwaliny pod hybrydową przyszłość. Zintegrowane funkcje przesyłania strumieniowego na żywo i natywnego zaangażowania, takie jak czat sesji, sondowanie i moderowana funkcja pytań i odpowiedzi, łączą wirtualne i stacjonarne grupy odbiorców, aby uzyskać prawdziwie ujednolicone wrażenia.

DOŚWIADCZANIE DOŚWIADCZEŃ. Modyfikacje usług w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy były integralną częścią podtrzymywania zdarzeń podczas pandemii, co zwiększyło potrzebę jeszcze większego niż dotychczas tworzenia małych momentów i interakcji z człowiekiem. Kiedy rozpoczęła się pandemia Covid-19, planiści spotkań mieli za zadanie przekształcić wydarzenia osobiste w wirtualne w wyjątkowo napiętym czasie. Przez pierwsze kilka miesięcy, okrojone spotkania odbywały się na wielu platformach elektronicznych, tak aby uczestnicy byli na bieżąco szczególnie z nowościami i zmianami, jakie zachodziły w ramach ich organizacji.

Jednakże biorąc pod uwagę upływający czas, organizatorzy spotkań zostali zmuszeni do budowania wirtualnych doświadczeń, wraz z występami muzycznymi, degustacjami czy wirtualnymi podróżami.

To właśnie doświadczenia okazały się kluczowym, dodatkowym aspektem każdego wydarzenia, ale nie tylko to. Ponadto zaczęto poszukiwać rozwiązania mające na celu zaangażowanie uczestników i to właśnie nazywamy „doświadczaniem doświadczeń”.

POWRÓT DO „MY”. Zdenerwowani brakiem prywatności i bezpieczeństwa danych, brakiem odpowiedzialności rządu czy chociażby zaufaniem do marek, konsumenci są coraz częściej znudzeni niefunkcjonującymi rozwiązaniami, które nie spełniają ich potrzeb.

Żadna firma, marka ani osoba nie jest bezpieczna w dzisiejszym świecie opartym na mediach społecznościowych, a to właśnie konsumenci chcą, aby firmy i marki pamiętały o większej równości oraz etyce.

Ludzie odkrywają, że nie tylko aktywizm jest głęboko satysfakcjonujący i uprawiany na poziomie indywidualnym, ale większą satysfakcję daje bycie częścią czegoś większego np. łącząc się z innymi wokół wspólnej sprawy. Ponadto w kolejny latach, począwszy od 2021 roku nastąpią znaczące prace nad połączeniem sterowania głosowego z nowymi technologiami. Konsumenci zaczną zdobywać większą kontrolę nad własnym głosem i zaczną dostrzegać siłę społeczną jednostki poprzez technologię. Ponadto zacznie się dyskusja dotycząca bardziej świadomego podejścia do udostępniania danych. Ludzie zaczną domagać się prywatności cyfrowej i wolności tożsamości i zaczną prosić o więcej w zamian za dostęp do swoich tożsamości cyfrowych.

Aktywizm jako całość staje się coraz bardziej walką o wspólne doświadczenie, które jest nie tylko porównywalne do wspólnych działań w mediach społecznościowych. Odchodząc od tradycyjnego protestu i pragnienia transformacyjnych zmian społecznych, pojawia się bardziej zorientowane na człowieka podejście do danych, które umożliwia ludziom kontrolowanie sposobu gromadzenia i udostępniania ich danych osobowych. Ponieważ konsumenci zaczynają uzyskiwać większy dostęp do swoich danych osobowych i zaczynają zdawać sobie sprawę, że jest to prawdziwa wartość, domagają się więcej.

FESTIWALIZACJA. Ryzyko rozprzestrzeniania się Covid-19 jest uważane za mniej znaczące na zewnątrz. Może to również prowadzić do wydarzeń odbywających się na zewnątrz, aby umożliwić udział większej liczbie gości oraz zapewnić bezpieczną i wygodną odległość między uczestnikami. Pytanie, czy ten kierunek rozwoju branży spotkań będzie obecny w 2021 roku? Z drugiej jednak strony możliwość organizacji wydarzeń masowych sprawia, iż następują nowe obawy dotyczące ich organizacji, pamiętając o wytycznych czy potrzebach sanitarnych.

Przestrzenie plenerowe można również rozpatrywać ze względu na organizację wydarzeń korporacyjnych, ponieważ na nowo odkrytą opcją na spotkanie zespołu lub firmy jest rozważenie zaplanowania wydarzenia na świeżym powietrzu, jak taras, ogród lub teatr. Będzie to wzbogacone o dodatkowe wytyczne związane z użyciem znaków, taśm czy innych wskaźników, aby wyraźnie nakreślić standardowe protokoły społeczne. Poza tym imprezy plenerowe mogą również trwać nieco dłużej niż spotkania w pomieszczeniach.

LOKALNIE A NIE GLOBALNIE. Przy mniejszej liczbie osób chętnych do podróży, wydarzenia w dającej się przewidzieć przyszłości będą mniejsze, dlatego należy wziąć pod uwagę mniejsze obiekty lub budynki z większą liczbą opcji dostosowywania.

Jednocześnie ludzie domagają się większej personalizacji wydarzeń, w których uczestniczą. Zaplanowanie wielu opcji oraz skonfigurowanie ścieżek, które umożliwiają uczestnikom dostosowanie ich do danego środowiska będzie kluczową odpowiedzialnością planistów. Bardziej spersonalizowane wydarzenia będą wymagały większej kreatywności jednak docelowo ich wartość dodana będzie tym, co przyciągnie uczestników. Ponieważ zmiana klimatu jest jedną z najważniejszych kwestii współczesnego społeczeństwa, konsumenci przyglądają się bliżej własnym nawykom konsumpcyjnym i chcą dziś wprowadzić zmiany, które prowadzą do lepszej przyszłości, czyli m.in. dbania o to, co lokalne, „moje”.

ZRÓWNOWAŻONY ROZWÓJ. Dążenie do zrównoważonego rozwoju w branży spotkań nabiera tempa w ostatnich latach. Ale rok 2021 może być przełomowy – planiści wykraczają poza proste środki w celu przyjęcia gospodarki o obiegu zamkniętym, gdzie prawie wszystkie materiały eventowe są ponownie użyte lub poddane recyklingowi.

Sektor eventowy generuje ogromną ilość odpadów, która wykracza daleko poza butelki, kubki i słomki. Według raportu Global Destination Sustainability Movement, są to m.in. dywany, pop-upy, banery, tkaniny, podłogi, grafiki, meble, wystawy, prezenty, stoiska, budki, jedzenie, odzież itp., i co ważniejsze powinno to ulec zmianie. Dzięki ograniczeniu podróży, posiłków oraz wprowadzeniu wirtualnych wydarzeń już od początku pandemii środowisko zostało wielkim zwycięzcą tych działań.

Jesteśmy bardziej świadomi naszego wpływu na świat wokół nas niż kiedykolwiek wcześniej, co oznacza, że zrównoważony rozwój z pewnością będzie jednym z istotniejszych trendów 2021 roku dla branży spotkań. Koncentrując się na zrównoważonym rozwoju i ograniczaniu ilości odpadów, uczestnicy będą oczekiwać zrównoważonych zachęt i inicjatyw przyjaznych dla środowiska, gdy uczestniczą w wydarzeniach.

– Celem opracowania jest przede wszystkim inspirowanie, ale też porządkowanie rynku. Wskazując kluczowe zagadnienia, liczę na to, że mogą stać się wskazówką w codziennej pracy. Zależy mi także na zaprezentowaniu całościowego obrazu przemysłu spotkań i tego, jak ta dziedzina rozwija się na świecie. Współczesne postrzeganie spotkań pozwala na wniosek, że pracujemy w biznesie „zmieniającym życie”. Z mojej strony takie odczuwalne zmiany można odnaleźć m.in. na Mazowszu, które zostało partnerem tegorocznego raportu. 2021 to rok nowych wyzwań, rok nowych trendów, nasz nowy czas. Jedni mówią, że jest to rok „nowego jutra”, inni, że rok weryfikacji. Osobiście postrzegam kolejne miesiące jako rok podsumowań. Do tej podróży zaprosiłem dziesięciu ekspertów z pięciu krajów, aby podzielili się swoją opinią i doświadczeniem – mówi dr Krzysztof Celuch, autor raportu, prezes firmy Celuch Consulting, pełnomocnik rektora w Szkole Głównej Turystyki i Hotelarstwa Vistula, wykładowca Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.

Pełen raport można pobrać TUTAJ